Zeitfresser vermeiden, der Weg zum schlanken Einkauf

Stellen Sie sich vor, Ihre Einkaufsabteilung arbeitet so reibungslos wie ein Schweizer Uhrwerk.

Jede Bestellung, jede Verhandlung und jede Lieferung verläuft schnell, effizient und fehlerfrei.

Klingt wie ein Traum? Für viele Unternehmen ist das leider nicht die Realität. Im hektischen Alltag des B2B-Einkaufs lauern zahlreiche "Zeitfresser" – unsichtbare Hindernisse, die wertvolle Ressourcen verschlingen und den gesamten Prozess verlangsamen.

Doch das muss nicht sein. In diesem Artikel leuchten wir in die dunklen Ecken des Beschaffungsprozesses, entlarven die größten Zeitdiebe und zeigen Ihnen einfache, aber wirkungsvolle Strategien, wie Sie diese eliminieren können.

Machen Sie sich bereit für einen schlankeren, schnelleren und strategischeren Einkauf.

Zeit ist Geld – dieses Sprichwort gilt im Einkauf ganz besonders. Jede Minute, die mit unnötigen, repetitiven oder komplizierten Aufgaben verbracht wird, ist eine Minute, die nicht in strategisch wichtige Tätigkeiten fließen kann.

Dazu gehören zum Beispiel die Suche nach neuen, innovativen Lieferanten, das Aushandeln besserer Konditionen oder die Analyse von Markttrends.

Das Problem ist oft, dass viele dieser Zeitfresser tief in den täglichen Routinen verwurzelt und daher schwer zu erkennen sind.

Sie sind Teil des "Das haben wir schon immer so gemacht".

Einer der größten Zeitdiebe im Einkauf ist die manuelle Bearbeitung von Aufgaben, die leicht automatisiert werden könnten. Denken Sie an:

• Dateneingabe:
  Das manuelle Übertragen von Informationen aus E-Mails oder PDFs in Bestellsysteme oder Excel-Tabellen ist nicht nur langsam, sondern auch extrem fehleranfällig.
  
  
• Bestellanforderungen (BANFen):
  Oft laufen Freigabeprozesse über Papierformulare oder unübersichtliche E-Mail-Ketten.
  Das kostet Zeit und Nerven, vor allem wenn Rückfragen auftauchen oder ein Freigeber nicht erreichbar ist.
  
  
• Rechnungsabgleich:
  Der manuelle Vergleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung ist eine mühsame Aufgabe, die bei Abweichungen schnell eskalieren kann.

Beispiel: Ein Mitarbeiter in einer Produktionsfirma muss für ein neues Projekt dringend spezielle Schrauben bestellen. Er füllt ein Papierformular aus, lässt es von seinem Abteilungsleiter unterschreiben und bringt es persönlich in den Einkauf. Dort wird die Anforderung manuell ins System getippt. Dieser Prozess kann Stunden oder sogar Tage dauern – Zeit, in der das Projekt stillsteht.

Tipp zur Lösung: Digitalisierung und Automatisierung 🚀

Die Lösung liegt in der Digitalisierung. Moderne E-Procurement-Systeme können diese Aufgaben fast vollständig automatisieren.

• Automatisierte Workflows:
  Digitale Freigabeprozesse leiten Bestellanforderungen automatisch an die richtigen Personen weiter und erinnern bei Verzögerungen.
  
  
• Zentralisierte Daten:
  Alle Informationen zu Lieferanten, Bestellungen und Rechnungen sind an einem Ort gespeichert und für alle Beteiligten einsehbar.
  
  
• Robotic Process Automation (RPA):
  Software-Roboter können trainiert werden, um wiederkehrende Aufgaben wie die Dateneingabe oder den Rechnungsabgleich zu übernehmen.

Oft sind Einkäufer mit dem Tagesgeschäft so überlastet, dass für strategische Planung keine Zeit bleibt.

Der operative Einkauf kümmert sich um die kurzfristige Beschaffung im Tagesgeschäft, während der strategische Einkauf langfristig plant, Lieferantenbeziehungen aufbaut und Verträge aushandelt. Wenn beides vermischt wird, leidet die Effizienz.

Eine Studie des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) hat gezeigt, dass sich der Einkauf in vielen Unternehmen rund 90 Prozent seiner Arbeitszeit mit operativen Tätigkeiten beschäftigt. Dadurch bleiben wichtige strategische Aufgaben, die langfristig Geld sparen und das Unternehmen wettbewerbsfähiger machen, auf der Strecke.

Beispiel: Eine strategische Einkäuferin verbringt den halben Vormittag damit, telefonisch Liefertermine für Routinebestellungen zu klären, anstatt den Markt für eine neue, kritische Komponente zu analysieren und potenzielle neue Lieferanten zu bewerten.

Tipp zur Lösung: Klare Rollenverteilung und Fokus 🎯

Eine klare Trennung zwischen strategischem und operativem Einkauf ist entscheidend.

• Definieren Sie Rollen:
  Weisen Sie Mitarbeitern klare Verantwortlichkeiten zu. Wer ist für das Bestellen von Büromaterial zuständig und wer verhandelt den Jahresvertrag mit dem Stahllieferanten?
  
  
• Nutzen Sie Technologie:
  operative, immer wiederkehrende Bestellungen (z.B. Büromaterial, Schrauben) können über digitale Kataloge und Self-Service-Portale direkt von den anfordernden Abteilungen ausgelöst werden, ohne dass der Einkauf eingreifen muss.

Wie oft haben Sie schon eine E-Mail oder ein Dokument gesucht? Oder mussten einen Kollegen anrufen, um den Status einer Bestellung zu erfragen? Ineffiziente Kommunikation und dezentrale Informationsablage sind massive Zeitfresser.

• Informationssilos:
  Wichtige Daten sind auf verschiedene Systeme, Laufwerke und E-Mail-Postfächer verteilt.
  Die Suche danach kostet wertvolle Zeit.
  
  
• Unklare Prozesse:
  Mitarbeiter wissen nicht, an wen sie sich mit welcher Frage wenden sollen, was zu unnötigen Anrufen und E-Mails führt.
  
  
• Lange Lieferantensuche:
  Die Recherche und Bewertung neuer Lieferanten kann sehr aufwendig sein, besonders wenn es keine zentrale Datenbank oder Plattform gibt.

Beispiel: Eine Marketingabteilung möchte für eine Messe kurzfristig Werbemittel bestellen. Sie wissen nicht, welche Lieferanten dafür freigegeben sind und welche Konditionen gelten. Es beginnt eine langwierige Kette von E-Mails und Telefonaten zwischen Marketing, Einkauf und potenziellen Anbietern.

Tipp zur Lösung: Transparenz und zentrale Plattformen 💡

Schaffen Sie eine zentrale Anlaufstelle für alle einkaufsrelevanten Informationen und Prozesse.

• Lieferantenportale:
  Bieten Sie Lieferanten eine Plattform, auf der sie ihre Daten selbst pflegen und den Status von Bestellungen und Rechnungen einsehen können.
• E-Procurement-Plattformen:
  Diese Systeme bündeln alle Schritte des Einkaufsprozesses an einem Ort – von der Bedarfsanforderung über die Genehmigung bis zur Bezahlung.
• Klare Kommunikationswege:
  Legen Sie fest, wie und wo kommuniziert wird. Nutzen Sie Kollaborationstools, um Rückfragen direkt an der jeweiligen Bestellung zu klären.

Die Eliminierung von Zeitfressern im B2B-Einkauf ist kein Hexenwerk, sondern eine Frage der richtigen Organisation, klarer Prozesse und des intelligenten Einsatzes von Technologie. Indem Sie manuelle Aufgaben automatisieren, operative und strategische Tätigkeiten trennen und für transparente, zentrale Kommunikationswege sorgen, schaffen Sie wertvolle Freiräume.

Ihre Einkaufsabteilung kann sich dann auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Werte für das Unternehmen zu schaffen, Kosten zu senken und die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft zu stellen. Beginnen Sie noch heute damit, die Zeitdiebe in Ihrem Einkauf zu entlarven – es wird sich auszahlen.

Weiterführende Links

• Effizienz im Einkauf steigern: KI Use Cases und Best Practices | Mindlogistik
• Einkaufsoptimierung: So steigern Sie die Effizienz im Einkauf - BEST Akademie
• Manuelle Beschaffung automatisieren: So machen Sie Ihren Einkauf effizienter - Mercanis

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