Mit Three-Way Matching zur fehlerfreien Beschaffung: Effizienz trifft Sicherheit

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen bezahlt eine Rechnung für 50 Laptops, obwohl nur 45 geliefert wurden.

Oder schlimmer noch: Sie überweisen Geld für eine Lieferung, die nie bestellt wurde. Solche Fehler sind nicht nur ärgerlich und teuer, sie können auch auf Betrugsversuche hindeuten. Im Geschäftsalltag (B2B) ist eine präzise und sichere Abwicklung von Einkäufen entscheidend. Genau hier kommt ein bewährtes Kontrollinstrument ins Spiel: das Three-Way Matching.

Dieser Prozess klingt vielleicht zunächst technisch, ist aber im Grunde ein einfacher und extrem wirksamer Abgleich, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen nur für das bezahlt, was es bestellt und auch tatsächlich erhalten hat.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen verständlich, was Three-Way Matching ist, wie es funktioniert und welche Vorteile es Ihrem Unternehmen bringt.

Three-Way Matching ist ein Prozess in der Buchhaltung, bei dem drei wichtige Dokumente miteinander verglichen werden, bevor eine Rechnung zur Zahlung freigegeben wird. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Angaben auf diesen Dokumenten übereinstimmen. Denken Sie daran wie an ein Schloss mit drei Schlüsseln – nur wenn alle drei passen, öffnet sich die Tür zur Bezahlung.

Diese drei "Schlüssel" sind:

1. Die Bestellung (Purchase Order - PO):
   Das ist das "Was haben wir bestellt?"-Dokument. Die Einkaufsabteilung erstellt eine Bestellung und sendet sie an den Lieferanten. Darin steht genau, welche Produkte oder Dienstleistungen in welcher Menge und zu welchem Preis bestellt werden. Jede Bestellung hat eine einzigartige Nummer (PO-Nummer) zur Nachverfolgung.
   
   
2. Der Wareneingangsbeleg (Goods Receipt Note - GRN):
   Dies ist das "Was haben wir bekommen?"-Dokument. Wenn die bestellte Ware im Unternehmen ankommt, prüft das Lager oder die zuständige Abteilung die Lieferung. Es wird kontrolliert, ob die richtigen Artikel in der richtigen Menge und in einwandfreiem Zustand geliefert wurden. Diese Prüfung wird in einem Wareneingangsbeleg festgehalten.
   
   
3. Die Rechnung (Invoice):
   Das ist das "Was sollen wir bezahlen?"-Dokument. Der Lieferant schickt diese Rechnung, um die Bezahlung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen anzufordern.

Der Kern des Three-Way Matching ist der Abgleich dieser drei Dokumente. Die Buchhaltung (oder der Einkauf) prüft, ob die Angaben auf der Rechnung (z. B. Artikel, Menge, Preis) mit den Angaben auf der Bestellung und dem Wareneingangsbeleg übereinstimmen. Praktisches Einkaufscontrolling.

Der Three-Way-Matching-Prozess folgt einer klaren Logik, die sich in den Arbeitsalltag integrieren lässt.

Schauen wir uns die einzelnen Schritte an einem konkreten Beispiel an.

Beispiel: Ihr Unternehmen, die "Muster GmbH", bestellt 100 neue Bürostühle zu je 150 € bei der "Büro-Ausstatter AG".

Die Einkaufsabteilung der Muster GmbH erstellt eine offizielle Bestellung (PO) mit einer eindeutigen Nummer. Darin werden 100 Bürostühle zum Preis von 150 € pro Stück, also ein Gesamtbetrag von 15.000 €, festgehalten. Diese Bestellung wird an die Büro-Ausstatter AG gesendet.

Zwei Wochen später liefert die Büro-Ausstatter AG die Stühle. Das Lager der Muster GmbH nimmt die Ware entgegen. Ein Lagermitarbeiter zählt die Stühle, prüft sie auf eventuelle Schäden und erstellt einen Wareneingangsbeleg (GRN). In diesem Fall bestätigt der GRN den Eingang von 100 Bürostühlen in einwandfreiem Zustand.

Kurz darauf sendet die Büro-Ausstatter AG eine Rechnung über 15.000 € an die Buchhaltung der Muster GmbH.

Jetzt kommt der entscheidende Moment. Die Buchhaltung nimmt sich die drei Dokumente vor:

• Bestellung (PO): 100 Stühle à 150 € bestellt.
• Wareneingangsbeleg (GRN): 100 Stühle geliefert.
• Rechnung (Invoice): 100 Stühle à 150 € in Rechnung gestellt.

Da alle drei Dokumente übereinstimmen, ist alles in Ordnung. Die Rechnung wird zur Zahlung freigegeben und die Büro-Ausstatter AG erhält pünktlich ihr Geld. Der Prozess ist sauber abgeschlossen.

Was wäre passiert, wenn auf der Rechnung plötzlich 105 Stühle aufgeführt wären oder der Preis pro Stuhl bei 155 € läge?

Durch den Abgleich wäre diese Abweichung sofort aufgefallen. Die Buchhaltung würde die Zahlung stoppen und Rücksprache mit der Einkaufsabteilung und dem Lieferanten halten, um den Fehler zu klären. Ohne Three-Way Matching wäre die fehlerhafte Rechnung möglicherweise unbemerkt bezahlt worden.

Die Einführung eines solchen Kontrollprozesses mag zunächst wie zusätzlicher Aufwand klingen, aber die langfristigen Vorteile sind enorm und tragen maßgeblich zur finanziellen Gesundheit und Stabilität eines Unternehmens bei.

• Schutz vor Fehlern und Betrug:
  Dies ist der offensichtlichste Vorteil. Three-Way Matching verhindert Überzahlungen, Doppelzahlungen und die Bezahlung von nicht bestellten oder nicht gelieferten Waren. Es ist ein starker Schutzschild gegen fehlerhafte oder sogar gefälschte Rechnungen.
  
• Verbesserte Finanzkontrolle und Transparenz:
  Der Prozess schafft einen lückenlosen Nachweis (Audit Trail) für jeden Einkauf. Jeder Schritt von der Bestellung bis zur Bezahlung ist dokumentiert und nachvollziehbar. Das erleichtert nicht nur die interne Kontrolle, sondern auch externe Prüfungen.
  
• Optimierter Cashflow:
  Sie stellen sicher, dass Geld nur für korrekt abgewickelte Leistungen fließt.
  Das Unternehmen behält die Kontrolle über seine Ausgaben und vermeidet unnötigen Liquiditätsabfluss.
  
• Stärkere Lieferantenbeziehungen:
  Auch wenn es ein interner Prozess ist, profitieren die Lieferanten. Ein klarer und fehlerfreier Prozess führt zu weniger Rückfragen und pünktlichen Zahlungen. Das schafft Vertrauen und stärkt die Geschäftsbeziehung.

Um das Three-Way Matching erfolgreich in Ihrem Unternehmen zu etablieren, sollten Sie einige Punkte beachten:

• Definieren Sie klare Zuständigkeiten:
  Legen Sie genau fest, wer für die Erstellung der Bestellung, die Prüfung des Wareneingangs und den Rechnungsabgleich verantwortlich ist.
  
• Nutzen Sie die Kraft der Automatisierung:
  In der heutigen Zeit muss dieser Prozess nicht manuell erfolgen.
  Moderne Buchhaltungs- oder ERP-Systeme können den Abgleich automatisch durchführen. Die Software vergleicht die digitalisierten Dokumente und meldet nur die Fälle, in denen es Abweichungen gibt. Das spart enorm Zeit und reduziert menschliche Fehler.
  
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:
  Alle beteiligten Personen müssen den Prozess und seine Wichtigkeit verstehen – vom Einkauf über das Lager bis zur Buchhaltung.
  
• Kommunizieren Sie mit Ihren Lieferanten:
  Informieren Sie Ihre Lieferanten, dass Sie einen solchen Prozess anwenden. Das motiviert sie zusätzlich, von Anfang an korrekte und vollständige Dokumente zu liefern.

Three-Way Matching ist mehr als nur bürokratische Kontrolle. Es ist ein fundamentaler Baustein für einen sicheren, transparenten und effizienten Beschaffungsprozess. Durch den systematischen Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung schützen Sie Ihr Unternehmen vor finanziellen Verlusten, beugen Betrug vor und optimieren Ihre internen Abläufe.

In einer digitalisierten Geschäftswelt kann dieser Prozess durch intelligente Softwarelösungen weitgehend automatisiert werden, sodass der manuelle Aufwand minimal ist, die Sicherheit aber maximal.
Es ist ein kleiner Schritt in den Prozessen, aber ein riesiger Sprung für die finanzielle Integrität Ihres Unternehmens.

Weiterführende Links

• Was ist Robotic Process Automation (RPA) im Rechnungswesen?

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