Einkaufscontrolling: Wie Sie Kosten senken und Prozesse optimieren

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen ist ein Schiff auf dem Weg zum Erfolg. Der Einkauf ist dabei der Maschinenraum:

Er versorgt das Schiff mit allem, was es braucht – von den kleinsten Schrauben bis zu den größten Motorteilen.

Doch woher wissen Sie, ob der Maschinenraum effizient arbeitet?

Kaufen Sie zum besten Preis ein?

Sind Ihre Lieferanten zuverlässig?

Genau hier kommt das Einkaufscontrolling ins Spiel. Es ist quasi das Cockpit für Ihren Maschinenraum. 🚢

Einfach ausgedrückt ist das Einkaufscontrolling ein Steuerungsinstrument.

Es hilft Unternehmen dabei, alle Aktivitäten im Einkauf zu planen, zu überwachen und zu steuern.

Das Ziel ist klar: die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Qualität der eingekauften Waren und Dienstleistungen sicherzustellen. Früher nannte man das Ganze schlicht "Einkaufsberichtswesen", doch heute ist es viel mehr als nur das Sammeln von Daten. Es ist ein strategisches Werkzeug, das den Unternehmenserfolg maßgeblich beeinflusst.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Einkaufscontrolling genau ist, welche Ziele es verfolgt und mit welchen Kennzahlen und Methoden Sie Ihren Einkauf auf das nächste Level heben können.

Die Hauptaufgabe des Einkaufscontrollings ist es, Transparenz zu schaffen.

Es leuchtet in jeden Winkel des Einkaufs und macht Leistungen und Kosten messbar.

Daraus ergeben sich mehrere Kernziele:

• 🎯 Kosten senken und kontrollieren:
  Das offensichtlichste Ziel ist die Optimierung der Kosten. Durch die Analyse von Preisen und die Bündelung von Bestellvolumen können erhebliche Einsparungen erzielt werden.
  Es geht aber nicht nur darum, den billigsten Preis zu finden, sondern das beste Preis-Leistungs-Verhältnis.
  
• ⚙️ Prozesse optimieren:
  Wie lange dauert eine Bestellung von der Anforderung bis zur Lieferung?
  Gibt es unnötige Schleifen oder Engpässe?
  Das Einkaufscontrolling identifiziert ineffiziente Abläufe und hilft dabei, diese zu verschlanken und zu automatisieren.
  
• 🤝 Lieferantenmanagement verbessern:
  Welcher Lieferant liefert pünktlich und in der geforderten Qualität?
  Mit wem gibt es oft Probleme?
  Durch eine systematische Bewertung können Sie starke Partner fördern und sich von unzuverlässigen Lieferanten trennen.
  
• pick Risiken minimieren:
  Was passiert, wenn ein wichtiger Lieferant plötzlich ausfällt?
  Eine hohe Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten ist ein großes Risiko.
  Das Controlling hilft dabei, solche Risiken zu erkennen und durch die Suche nach alternativen Anbietern zu streuen.
  
• 📈 Qualität sichern:
  Günstige Preise nützen nichts, wenn die Qualität nicht stimmt. Das Einkaufscontrolling überwacht auch Kennzahlen wie die Reklamationsquote, um die Qualität der eingekauften Produkte und Dienstleistungen sicherzustellen.

Im Einkaufscontrolling unterscheidet man zwei Ebenen, die eng miteinander verknüpft sind: die strategische und die operative Ebene.

Das strategische Controlling blickt in die Zukunft.

Hier geht es um die langfristige Ausrichtung des Einkaufs, um das Unternehmen wettbewerbsfähig zu halten.

Fragen, die hier beantwortet werden, sind zum Beispiel:

• Welche Märkte sind für unsere Beschaffung in den nächsten Jahren relevant?
• Welche Lieferanten sind strategisch wichtig für uns?
• Wie können wir langfristige Partnerschaften aufbauen, um von Innovationen zu profitieren?
• Wie können wir Nachhaltigkeitsaspekte in unsere Einkaufsstrategie integrieren?

Das strategische Controlling legt also den Kurs fest und sorgt dafür, dass der Einkauf die übergeordneten Unternehmensziele unterstützt.

Das operative Controlling kümmert sich um das "Hier und Jetzt". Es steuert und überwacht die täglichen Einkaufsprozesse und sorgt dafür, dass die strategischen Vorgaben effizient umgesetzt werden. Typische Aufgaben sind:

• Die Überwachung von Bestellungen und Lieferterminen.
• Die Kontrolle von Preisen und Kosten.
• Die Messung der Lieferantentreue und -qualität.
• Die Erstellung von Berichten und die Analyse von Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Werten.

Beispiel: Die strategische Ebene entscheidet, die Abhängigkeit von einem Lieferanten zu reduzieren.

Die operative Ebene setzt dies um, indem sie Angebote von drei neuen Lieferanten einholt, deren Qualität prüft und die Bestellungen entsprechend aufteilt.

Um den Erfolg im Einkauf messbar zu machen, braucht man Kennzahlen, auch Key Performance Indicators (KPIs) genannt.

Diese Zahlen sind wie die Instrumente im Cockpit – sie zeigen auf einen Blick, ob alles nach Plan läuft.

Hier sind einige der wichtigsten KPIs verständlich erklärt:

• Einsparungen (Savings):
  Zeigt, wie erfolgreich der Einkauf bei Preisverhandlungen war. 
  
• Maverick Buying Rate:
  Misst den Anteil der Einkäufe, die "am System vorbei" getätigt werden, also ohne offizielle Bestellung. 
  
• Liefertermintreue (OTIF):
  Gibt an, wie viel Prozent der Lieferungen pünktlich und vollständig ("On-Time, In-Full") ankommen. 
  
• Reklamationsquote:
  Zeigt den prozentualen Anteil der Lieferungen, bei denen es Mängel gab. 
  
• Einkaufsvolumen pro Lieferant (oder je Einkäufer):
  Macht sichtbar, wie stark sich die Einkäufe auf einzelne Lieferanten konzentrieren. 

Es ist entscheidend, nicht einfach nur viele Zahlen zu sammeln, sondern die richtigen Kennzahlen auszuwählen, die zu den Zielen des Unternehmens passen.

Um die eben genannten Kennzahlen zu erheben und zu analysieren, nutzt das Einkaufscontrolling verschiedene Werkzeuge.

Zwei der bekanntesten sind:

Die ABC-Analyse hilft dabei, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen.

Sie teilt Produkte oder Lieferanten nach ihrer Bedeutung für das Unternehmen ein:

• A-Teile/Lieferanten:
  Machen einen hohen Wertanteil am Einkaufsvolumen aus, aber nur eine geringe Mengenanzahl.
  Hierauf sollte sich der Einkauf konzentrieren.
  
  
• B-Teile/Lieferanten:
  Liegen im Mittelfeld.
  
  
• C-Teile/Lieferanten:
  Haben einen geringen Wertanteil, aber eine hohe Mengenanzahl (z. B. Schrauben, Büromaterial).
  Hier sollten die Bestellprozesse so einfach und automatisiert wie möglich sein.

Ähnlich wie bei der ABC-Analyse werden hier die Lieferanten in eine Matrix einsortiert.

Die Achsen sind dabei typischerweise das "Einkaufsvolumen" und das "Versorgungsrisiko".

So erkennt man auf einen Blick, welche Lieferanten strategisch wichtig sind und wo Risiken lauern.

Moderne Softwarelösungen spielen eine immer größere Rolle. Sie helfen dabei, Daten automatisch zu sammeln, in sogenannten Dashboards übersichtlich darzustellen und so schneller fundierte Entscheidungen zu treffen.

Einkaufscontrolling ist weit mehr als nur die Kontrolle von Kosten. Es ist ein unverzichtbares Führungsinstrument, das Transparenz schafft, Prozesse verbessert und Risiken minimiert. Indem es die Leistung des Einkaufs messbar macht, hilft es, fundierte und datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Unternehmen, die ein effektives Einkaufscontrolling etablieren, können nicht nur ihre Kosten nachhaltig senken, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern. Es sorgt dafür, dass der "Maschinenraum" des Unternehmens reibungslos und effizient läuft – und das Schiff sicher auf Erfolgskurs bleibt.

Und nun sind Sie an der Reihe:

Welche Kennzahlen sind in Ihrem Unternehmen im Einkauf am wichtigsten und warum?

Teilen Sie Ihre Erfahrungen in den Kommentaren!

Weiterführende Links

• Haufe: Einkaufscontrolling: 15 zentrale Kennzahlen
• Business-Wissen: Mit Einkaufscontrolling die Ziele im Einkauf erreichen

Hier geht es zu einem weiteren spannenden Blogaufsatz:

Hinter jeder hochmodernen Maschine und jeder komplexen Anlage steht nicht nur geniale Ingenieurskunst, sondern auch ein cleverer Einkauf. Und genau hier öffnet sich eine spannende Tür für Menschen, die eine neue berufliche Herausforderung suchen: der Quereinstieg in den Einkauf des Maschinenbaus.

Mein Name ist Claus Angerhofer - seit 30 Jahren im Dienste der Industrie als Experte für Technologie und Einkauf.