Maverick Buying im B2B: Versteckte Kosten und wie Sie sie aufdecken

Stellen Sie sich vor, in Ihrem Unternehmen bestellt jeder Mitarbeiter Büromaterial, Software oder sogar teure Dienstleistungen einfach selbst – ohne Rücksprache, ohne Preisvergleich und ohne die Einkaufsabteilung einzubeziehen.

Klingt chaotisch? Ist es auch. Dieses Phänomen hat einen Namen: Maverick Buying.

Dieser "wilde Einkauf" ist in vielen Unternehmen ein alltägliches Problem, das auf den ersten Blick harmlos erscheinen mag.

Doch bei genauerem Hinsehen entpuppt er sich als eine Quelle für erhebliche Mehrkosten, Sicherheitsrisiken und ineffiziente Prozesse. In diesem Artikel erklären wir einfach und verständlich, was Maverick Buying ist, warum es passiert und wie Sie die damit verbundenen versteckten Kosten aufdecken und in den Griff bekommen können.

Maverick Buying bezeichnet den Einkauf von Produkten oder Dienstleistungen, der außerhalb der etablierten und standardisierten Beschaffungsprozesse eines Unternehmens stattfindet.

Anders ausgedrückt: Mitarbeiter oder ganze Abteilungen umgehen die zentrale Einkaufsabteilung und bestellen auf eigene Faust.

Der Begriff leitet sich vom texanischen Viehzüchter Samuel A. Maverick ab, der sich im 19. Jahrhundert weigerte, seine Rinder mit einem Brandzeichen zu versehen. Ähnlich "ungebrandmarkt" und unkontrolliert laufen diese Einkäufe im Unternehmen ab.

Typische Beispiele für Maverick Buying sind:

• Ein Mitarbeiter aus dem Marketing bestellt schnell eine Softwarelizenz online mit der Firmenkreditkarte, weil der offizielle Weg zu lange dauert.
• Eine Fachabteilung beauftragt eine externe Agentur für ein kleines Projekt, ohne den bestehenden Rahmenvertrag mit einer anderen Agentur zu nutzen.
• Büromaterial wird "mal eben" im nächstgelegenen Geschäft gekauft, anstatt es über den zentralen Katalog des Unternehmens zu bestellen.

Mitarbeiter, die Maverick Buying betreiben, handeln selten in böser Absicht.

Meist sind es Schwachstellen im System oder einfach menschliche Bedürfnisse, die zu diesem Verhalten führen:

• Komplizierte und langsame Prozesse:
  Wenn der offizielle Bestellprozess zu bürokratisch, langsam und umständlich ist, suchen Mitarbeiter nach schnelleren Alternativen.
  
• Dringender Bedarf:
  Manchmal wird etwas sofort benötigt, und die Mitarbeiter glauben, keine Zeit für den offiziellen Weg zu haben.
  
• Unkenntnis der Prozesse:
  Nicht alle Mitarbeiter wissen, wie der Einkaufsprozess funktioniert, welche Rahmenverträge es gibt oder wer die richtigen Ansprechpartner sind.
  
• Mangelndes Vertrauen:
  Einige Mitarbeiter sind der Meinung, sie könnten bessere Preise oder Produkte finden als die zentrale Einkaufsabteilung.
  
• Fehlende Produktauswahl:
  Die in den offiziellen Katalogen gelisteten Produkte oder Dienstleister entsprechen nicht den spezifischen Anforderungen einer Abteilung.

Die Folgen des "wilden Einkaufs" sind weitreichender, als es zunächst den Anschein hat.
Es geht nicht nur um höhere Preise, sondern um eine Kette von Problemen, die das gesamte Unternehmen belasten.

Der offensichtlichste Nachteil sind die Finanzen. Durch das Umgehen der Einkaufsabteilung gehen wertvolle Einsparungen verloren. Unternehmen handeln mit ihren Lieferanten Rahmenverträge aus, um durch die Bündelung von Bestellmengen bessere Konditionen und Rabatte zu erhalten. Jeder Einkauf außerhalb dieser Verträge führt in der Regel zu höheren Preisen.

Eine Studie der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig zeigt, dass die Maverick-Buying-Quote in Deutschland bei durchschnittlich 25,6 % liegt. Das bedeutet, dass mehr als ein Viertel aller Bestellungen am Einkauf vorbei getätigt wird. Laut Experten kann dies zu Mehrkosten von durchschnittlich 15 bis 25 Prozent führen. (Quelle: Spring Procurement, HTWK Leipzig).

Wenn Einkäufe unkontrolliert stattfinden, verliert das Unternehmen den Überblick über seine Ausgaben. Das erschwert nicht nur die Budgetplanung und das Finanzcontrolling, sondern macht es auch unmöglich, strategische Entscheidungen auf Basis verlässlicher Daten zu treffen.

Jeder Lieferant, der nicht durch den Einkauf geprüft wurde, stellt ein potenzielles Risiko dar. Die eingekauften Produkte oder Dienstleistungen entsprechen möglicherweise nicht den internen Qualitäts- oder Sicherheitsstandards. Besonders bei Softwarekäufen können so unbemerkt Datenschutz- und IT-Sicherheitslücken entstehen.

Ein "wilder" Einkauf verursacht erheblichen Mehraufwand in anderen Abteilungen. Die Buchhaltung muss Rechnungen bearbeiten, die keinem offiziellen Bestellvorgang zugeordnet werden können. Der Wareneingang weiß nicht, was mit einer unangekündigten Lieferung geschehen soll. Diese Prozessbrüche kosten Zeit und Geld.

Um das Problem in den Griff zu bekommen, müssen Sie es erst einmal erkennen. E

ine dauerhaft hohe Maverick-Buying-Quote (der prozentuale Anteil der ungeplanten Ausgaben am gesamten Einkaufsvolumen) ist ein klares Warnsignal.

Hier sind einige praktische Ansätze:

1. Datenanalyse durchführen (Spend Analysis):
   Analysieren Sie die Daten Ihrer Kreditoren. Suchen Sie nach Mustern: Gibt es viele verschiedene Lieferanten für die gleiche Produktkategorie? Tauchen bestimmte, nicht gelistete Lieferanten immer wieder auf? Dies sind typische Anzeichen für Maverick Buying.
   
   
2. Prozesse überprüfen:
   Schauen Sie sich Ihre Beschaffungsprozesse genau an. Sind sie einfach und nutzerfreundlich?
   Oder sind sie so kompliziert, dass sie Mitarbeiter geradezu dazu einladen, sie zu umgehen?
   
   
3. Mitarbeiter befragen:
   Sprechen Sie mit den Mitarbeitern in den verschiedenen Abteilungen. Fragen Sie sie, wie sie einkaufen und welche Hürden sie dabei sehen. Oft liefern diese Gespräche die wertvollsten Hinweise auf die eigentlichen Ursachen.

Mein persnlicher Favorit - die Rechnung liegen lassen - mindestens bis zu einer Mahnung - und klären wer verantwortlich ist.

Maverick Buying ist oft ein Symptom für verbesserungswürdige Prozesse.
Wenn Sie es richtig angehen, können Sie das Problem nicht nur lösen, sondern Ihre Beschaffung insgesamt effizienter, transparenter und kostengünstiger machen.

• Prozesse vereinfachen und digitalisieren:
  Der beste Weg, Maverick Buying zu verhindern, ist, den offiziellen Einkaufsweg zum einfachsten Weg zu machen.
  Moderne E-Procurement-Systeme und digitale Beschaffungsplattformen bieten benutzerfreundliche Oberflächen, die an bekannte Online-Shops erinnern. Sie machen das Bestellen einfach, schnell und transparent.
  
  
• Kommunikation und Transparenz schaffen:
  Kommunizieren Sie klar und verständlich, warum es wichtig ist, die definierten Prozesse einzuhalten. Machen Sie die Vorteile (bessere Preise, geprüfte Qualität, Sicherheit) für alle sichtbar. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig und stellen Sie sicher, dass jeder weiß, an wen er sich bei Fragen wenden kann.
  
  
• Einkauf als Servicepartner etablieren:
  Die Einkaufsabteilung sollte sich nicht als Kontrollinstanz, sondern als interner Dienstleister verstehen.
  Wenn die Fachabteilungen den Einkauf als Partner sehen, der ihnen hilft, schnell und unkompliziert das zu bekommen, was sie brauchen, werden sie die Prozesse gerne einhalten.

Maverick Buying ist weit mehr als nur ein Schönheitsfehler in den Unternehmensprozessen. Es ist ein teures und riskantes Unterfangen, das die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens schwächen kann. Die gute Nachricht ist jedoch: Sie können es kontrollieren. Indem Sie die Ursachen verstehen, Ihre Prozesse analysieren und moderne, nutzerfreundliche Lösungen einführen, verwandeln Sie den "wilden Einkauf" in einen strukturierten, transparenten und wertschöpfenden Prozess. Der Schlüssel liegt darin, den richtigen Weg zum einfachsten Weg zu machen.

Weiterführende Links

• Maverick Buying: So verhindern Sie den wilden Einkauf - Mindlogistik
• Maverick Buying – Bedeutung, Risiken und Strategien zur Reduzierung - Onventis
• Was ist Maverick Buying und was sind die Risiken? - Unite

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Der Ankereffekt beeinflusst, wie wir Preise und Werte wahrnehmen, und gibt der Partei, die den ersten Anker setzt, einen unfairen Vorteil. Durch sorgfältige Vorbereitung, das Setzen eigener Anker und das bewusste Hinterfragen von Angeboten können Sie die Kontrolle über den Verhandlungsrahmen zurückgewinnen.

Mein Name ist Claus Angerhofer - seit 30 Jahren im Dienste der Industrie als Experte für Technologie und Einkauf