Kosten senken: Der strategische Vorteil von Einkauf-Outsourcing

In der heutigen Wirtschaftswelt suchen Unternehmen ständig nach Wegen, um effizienter zu werden und Kosten zu sparen.

Eine oft übersehene, aber sehr wirksame Methode ist die Auslagerung des Einkaufs, auch bekannt als Einkauf-Outsourcing.

Stell dir vor, du könntest einen Teil deiner unternehmerischen Aufgaben an Experten abgeben, die nichts anderes tun, als die besten Angebote zu finden und die cleversten Verträge auszuhandeln. Klingt gut, oder?

Genau das ist die Idee hinter dem Outsourcing des Einkaufs.

Es geht darum, bestimmte Einkaufsprozesse an einen externen Dienstleister zu übergeben.

Das kann von einzelnen Aufgaben bis hin zur kompletten Einkaufsabteilung reichen.

Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) kann dies ein entscheidender Schritt sein, um wettbewerbsfähig zu bleiben und sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können: ihr Kerngeschäft.

Dieser Artikel erklärt dir einfach und verständlich, wie Einkauf-Outsourcing funktioniert, welche handfesten Vorteile es bringt und worauf du achten solltest, wenn du diesen strategischen Schritt für dein Unternehmen in Betracht ziehst.

Einkauf-Outsourcing bedeutet, dass ein Unternehmen seine Einkaufsaktivitäten an einen spezialisierten externen Partner überträgt. Dieser Partner kümmert sich dann – je nach Vereinbarung – um alles, was mit der Beschaffung zu tun hat.

Das reicht von der Suche nach den richtigen Lieferanten über das Führen von Preisverhandlungen bis hin zur Abwicklung von Bestellungen und der Kontrolle von Rechnungen.

Man unterscheidet grob zwischen zwei Bereichen:

• Der strategische Einkauf:
  Hier geht es um die langfristige Planung.
  Welche Materialien brauchen wir in Zukunft?
  Wo auf der Welt finden wir die besten Lieferanten?
  Wie können wir sicherstellen, dass wir immer gute Qualität zu fairen Preisen bekommen?
  
  
• Der operative Einkauf:
  Das ist das Tagesgeschäft.
  Bestellungen aufgeben, Liefertermine überwachen und sicherstellen, dass alles pünktlich und in der richtigen Menge ankommt.

Unternehmen können entweder nur einen Teilbereich, wie die Beschaffung von Büromaterial (indirekter Einkauf), oder sogar den gesamten Einkaufsprozess auslagern. Die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister ist dabei keine Bedrohung für die eigene Einkaufsabteilung, sondern eine strategische Ergänzung, um das Team zu entlasten und zu stärken.

Wenn Unternehmen über Outsourcing nachdenken, ist der erste Gedanke oft: Kosten sparen.
Und das stimmt auch, aber es steckt noch viel mehr dahinter.

Der offensichtlichste Vorteil sind die geringeren Kosten.
Externe Einkaufsdienstleister kaufen für viele verschiedene Firmen ein. Dadurch haben sie eventuell eine enorme Marktmacht und können bei Lieferanten viel bessere Preise aushandeln, als es ein einzelnes Unternehmen je könnte. Man profitiert also von Mengenrabatten, ohne selbst riesige Mengen abnehmen zu müssen.
Zudem spart man Personalkosten, da man keine große eigene Einkaufsabteilung aufbauen und unterhalten muss.

Beispiel: Eine mittelständische Schreinerei benötigt regelmäßig große Mengen an Holz. Alleine bekommt sie vom Großhändler einen Standardpreis. Ein Einkaufsdienstleister, der aber für 50 Schreinereien Holz einkauft, kann einen deutlich günstigeren Preis aushandeln, von dem dann auch die kleine Schreinerei profitiert.

Einkaufsprofis kennen den Markt wie ihre Westentasche. Sie wissen, wo es die besten Qualitäten gibt, welche Lieferanten zuverlässig sind und wie man Verträge so gestaltet, dass man als Unternehmen auf der sicheren Seite ist.
Dieses Fachwissen ist Gold wert und schützt vor teuren Fehlentscheidungen.
Ein externer Partner bringt eventuell jahrelange Erfahrung in die Zusammenarbeit ein, von der das Unternehmen sofort profitiert.

Jede Minute, die sich Mitarbeiter nicht mit der Suche nach Lieferanten oder dem Vergleichen von Angeboten beschäftigen müssen, können sie in die eigentlichen Aufgaben des Unternehmens investieren: die Entwicklung neuer Produkte, die Betreuung von Kunden oder die Verbesserung der Produktion.
Durch die Auslagerung administrativer Aufgaben gewinnt das Team wertvolle Zeit, um sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

Ein guter Einkaufsdienstleister hat nicht nur einen, sondern viele Lieferanten für ein Produkt an der Hand. Fällt einer aus, springt einfach ein anderer ein. Das macht die Lieferkette viel stabiler und sicherer. Zudem können Unternehmen flexibler auf Marktschwankungen reagieren. Benötigt man kurzfristig mehr oder weniger Material, kann der Dienstleister das schnell und unkompliziert organisieren.

Obwohl die Vorteile überwiegen, ist Outsourcing kein Selbstläufer.

Es ist wichtig, einige Punkte zu beachten, damit die Zusammenarbeit ein Erfolg wird.

• Kernkompetenzen im Haus behalten:
  Man sollte niemals die Bereiche auslagern, die das eigene Unternehmen einzigartig machen.
  Wenn du der beste Bäcker der Stadt bist, weil du ein geheimes Rezept für deinen Teig hast, würdest du die Zutaten dafür wahrscheinlich nicht von irgendjemandem kaufen lassen.
  Schlüsseltechnologien und zentrales Know-how sollten im Unternehmen bleiben.
  Den Tailspend hingegen (C-Teile und Dienstleistungen) - kann man meist getrost in fremde Hände legen.
  
• Den richtigen Partner wählen:
  Der Dienstleister muss vertrauenswürdig sein und Erfahrung in der jeweiligen Branche haben.
  Man sollte sich Referenzen ansehen und genau prüfen, ob die Chemie stimmt.
  Schließlich gibt man einen wichtigen Teil des Unternehmens in fremde Hände.
  
• Klare Kommunikation und Verträge:
  Alle Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Ziele müssen von Anfang an klar in einem Vertrag festgehalten werden.
  Was genau soll der Dienstleister tun? Wie wird der Erfolg gemessen?
  Was passiert, wenn etwas nicht nach Plan läuft? Je klarer die Absprachen, desto reibungsloser die Zusammenarbeit.

Schritte zur erfolgreichen Auslagerung des Einkaufs

Wer sich für das Outsourcing entscheidet, sollte dies strategisch angehen. Ein typischer Prozess könnte so aussehen:

1. Analyse:
   Zuerst wird genau geschaut:
   Welche Einkaufsprozesse haben wir? Was kostet uns das? Wo gibt es Potenzial für Verbesserungen?
   
2. Partnerauswahl:
   Basierend auf der Analyse sucht man nach passenden Dienstleistern.
   Man holt Angebote ein und führt intensive Gespräche.
   
3. Planung:
   Gemeinsam mit dem ausgewählten Partner wird ein detaillierter Plan erstellt. Hier werden die genauen Prozesse, Schnittstellen und Kommunikationswege festgelegt.
   
4. Umsetzung:
   Der Dienstleister übernimmt die vereinbarten Aufgaben.
   In dieser Phase ist eine enge Abstimmung besonders wichtig, um Kinderkrankheiten schnell zu beheben.
   
5. Kontrolle und Optimierung:
   Regelmäßig wird überprüft, ob die gesteckten Ziele erreicht werden.
   Funktioniert alles wie geplant? Wo kann man noch besser werden?

Einkauf-Outsourcing ist weit mehr als nur eine Möglichkeit, Kosten zu senken.
Es ist eine strategische Entscheidung, die Unternehmen flexibler, effizienter und wettbewerbsfähiger machen kann.
Indem man auf das Wissen und die Netzwerke von Spezialisten zurückgreift, kann man nicht nur bessere Konditionen erzielen, sondern auch Risiken minimieren und wertvolle interne Ressourcen freisetzen.

Besonders für kleine und mittlere Unternehmen, die oft nicht die Mittel für eine große, spezialisierte Einkaufsabteilung haben, bietet das Outsourcing eine riesige Chance.
Es ermöglicht ihnen, auf einem Niveau mit den "Großen" mitzuspielen und sich voll und ganz auf ihre Stärken zu konzentrieren.

Andererseits gilt ehrlich zu beantworten:
Welche Entscheidungskompetenz hat der interne/externe Einkauf. Dementsprechend ist die Marktmacht relativ.
Welches KnowHow hat der externe Dienstleister (technisch und Abläufe beim Kunden betreffend).
Was ist meine Kernkompetenz und wo hat jemand externer DEUTLICH mehr Knowhow als wir.

Was denkst du über das Thema?
Hast du in deinem Unternehmen bereits Erfahrungen mit dem Outsourcing von Aufgaben gemacht?
Teile deine Gedanken in den Kommentaren!

Weiterführende Links

• Procurement as a Service – Auslagerung von Einkaufsprozessen - Beschaffung aktuell
• Was der Mittelstand 2025 outsourced - Markt und Mittelstand

Passend zu diesem Blogbeitrag ist auch die Frage nach dem "Source to Pay" Prozess, die man betrachten sollte bevor man ans Outsourcing denkt:

Mein Name ist Claus Angerhofer - ich bin Experte für Technologie, Einkauf und B2B Preisverhandlungen