Tail Spend im Mittelstand: So zähmen Sie die kleinen Kostenfresser im Einkauf

Stellen Sie sich vor, unzählige kleine, fast unsichtbare Ausgaben sickern Tag für Tag aus Ihrem Unternehmensbudget.

Jede für sich kaum der Rede wert, aber in Summe ergeben sie einen beachtlichen Betrag.

Genau das ist "Tail Spend". Gerade im Mittelstand, wo Effizienz und Kostenkontrolle entscheidend für den Erfolg sind, schlummert in diesem Bereich ein oft unterschätztes Sparpotenzial. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff und wie können Sie diese Kostenfresser zähmen? 🐘

Der Begriff "Tail Spend" (deutsch etwa: "Ausgabenschwanz") beschreibt die vielen kleinen und unregelmäßigen Einkäufe eines Unternehmens. Man kann es sich gut mit dem Pareto-Prinzip, auch als 80/20-Regel bekannt, vorstellen:

• 80 % der Ausgaben werden für strategisch wichtige Güter und Dienstleistungen bei einer kleinen Anzahl von nur 20 % der Lieferanten getätigt. Diese Ausgaben sind dem Einkauf in der Regel bekannt und werden aktiv verwaltet.
• Die restlichen 20 % der Ausgaben – der sogenannte Tail Spend – verteilen sich jedoch auf eine riesige Anzahl von 80 % der Lieferanten.

Typische Beispiele für Tail Spend sind C-Teile wie Büromaterial, Ersatzteile für Maschinen, Marketingmaterialien oder auch kurzfristig gebuchte Dienstleistungen. Da diese Käufe oft unregelmäßig, dezentral von verschiedenen Abteilungen und ohne feste Verträge getätigt werden, entziehen sie sich häufig der Kontrolle des zentralen Einkaufs.

Auf den ersten Blick mögen diese kleinen Ausgaben harmlos erscheinen.

In der Summe verursachen sie jedoch erhebliche Probleme, die weit über den reinen Kaufpreis hinausgehen:

• Hohe Prozesskosten:
  Jede einzelne Bestellung – egal ob über 10 Euro oder 10.000 Euro – löst einen administrativen Prozess aus.
  Von der Bedarfsanforderung über die Genehmigung bis hin zur Rechnungsprüfung und Bezahlung. Bei Tausenden kleinen Transaktionen summieren sich diese internen Kosten schnell zu einem enormen Betrag, der den eigentlichen Warenwert oft übersteigt.
  
• Fehlende Transparenz und Kontrolle:
  Da die Einkäufe über viele verschiedene Mitarbeiter und Lieferanten verstreut sind, fehlt dem Unternehmen ein Gesamtüberblick. Wohin fließt das Geld genau? Wer kauft was zu welchen Konditionen? Ohne diese Transparenz ist eine strategische Steuerung unmöglich.
  
• Verpasste Einsparpotenziale:
  Durch die Bündelung von Bedarfen bei wenigen Lieferanten könnten deutlich bessere Preise und Konditionen ausgehandelt werden. Finden die Käufe jedoch unkoordiniert statt, wird dieses Potenzial verschenkt.
  
• "Maverick Buying" (Wilder Einkauf):
  Mitarbeiter kaufen auf eigene Faust außerhalb der etablierten und genehmigten Prozesse ein. Das führt nicht nur zu höheren Preisen, sondern birgt auch Compliance-Risiken, wenn beispielsweise nicht geprüfte Lieferanten genutzt werden.
  
• Bindung von Ressourcen:
  Der strategische Einkauf wird durch die Verwaltung unzähliger kleiner Anfragen und Lieferanten von seinen eigentlichen, wertschöpfenden Aufgaben abgehalten.

Eine Studie der Hackett Group unterstreicht die Bedeutung des Themas: Unternehmen, die ihren Tail Spend aktiv managen, können ihre jährlichen Ausgaben um rund 7,1 % senken (Quelle: The Hackett Group).
Das zeigt, welch erhebliches finanzielles Potenzial hier verborgen liegt.

Die gute Nachricht ist: Sie sind diesen kleinen Kostenfressern nicht hilflos ausgeliefert. Mit den richtigen Strategien kann auch ein mittelständisches Unternehmen seinen Tail Spend erfolgreich managen. Der Schlüssel liegt in der Kombination aus Transparenz, Standardisierung und dem Einsatz moderner Technologien.

Am Anfang steht immer die Analyse. Sie können nur steuern, was Sie auch sehen.

• Daten sammeln:
  Führen Sie Daten aus allen verfügbaren Quellen zusammen – aus dem ERP-System, der Buchhaltung, von Kreditkartenabrechnungen und aus den Bestellanforderungen.
  
  
• Daten bereinigen und kategorisieren:
  Bringen Sie die Daten in eine einheitliche Form. Entfernen Sie Duplikate und fassen Sie ähnliche Ausgaben in klare Kategorien zusammen (z.B. "Büromaterial", "IT-Zubehör", "Marketingartikel").
  
  
• Ausgaben identifizieren:
  Filtern Sie heraus, welche Ausgaben zum Tail Spend gehören. Typische Kriterien sind geringe Bestellwerte, einmalige Lieferanten oder Käufe ohne zugeordnete Rahmenverträge.

Sobald Sie wissen, wohin das Geld fließt, können Sie die Prozesse vereinheitlichen.

• Einkaufsrichtlinien festlegen:
  Definieren Sie klare Regeln, wer was bis zu welchem Wert bei welchen Lieferanten einkaufen darf.
  Kommunizieren Sie diese Richtlinien verständlich im gesamten Unternehmen.
  
  
• Bedarfe bündeln:
  Fassen Sie gleichartige Bedarfe aus verschiedenen Abteilungen zusammen. Anstatt dass drei Abteilungen unabhängig voneinander Büromaterial bestellen, wird eine Sammelbestellung bei einem bevorzugten Lieferanten ausgelöst.
  
  
• Lieferanten konsolidieren:
  Reduzieren Sie die riesige Anzahl an Lieferanten auf eine überschaubare Menge an strategischen Partnern und bevorzugten Anbietern. Das verringert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern stärkt auch Ihre Verhandlungsposition.

Gerade für den Mittelstand sind digitale Lösungen der entscheidende Hebel, um den Tail Spend ohne großen personellen Mehraufwand zu kontrollieren.

• E-Procurement-Systeme:
  Diese digitalen Beschaffungsplattformen sind das Herzstück eines modernen Tail Spend Managements. Mitarbeiter können hier aus vorab genehmigten Katalogen bei bevorzugten Lieferanten bestellen – ähnlich wie in einem Online-Shop. Genehmigungsworkflows sind automatisiert und alle Daten werden zentral erfasst.
  
• Automatisierte Rechnungsverarbeitung:
  Digitale Tools können Rechnungen automatisch erfassen, mit Bestellungen abgleichen und für die Zahlung freigeben. Das reduziert den manuellen Aufwand in der Buchhaltung erheblich.
  
• B2B-Marktplätze:
  Plattformen, die die Angebote vieler verschiedener Lieferanten bündeln, bieten eine gute Möglichkeit, Preise zu vergleichen und dennoch über einen zentralen Kreditor abzurechnen. Das vereinfacht die Verwaltung enorm.

Praxis-Tipp:
Fangen Sie klein an! Beginnen Sie mit einer Produktkategorie, bei der Sie besonders viele unkontrollierte Ausgaben vermuten, zum Beispiel Büromaterial. Führen Sie hierfür einen zentralen Lieferanten und einen einfachen digitalen Bestellprozess ein.

Die schnellen Erfolge werden die Akzeptanz für weitere Schritte im Unternehmen deutlich erhöhen.

Tail Spend Management ist kein Hexenwerk, sondern eine strategische Notwendigkeit – auch und gerade für den Mittelstand. Anfangs mag der Aufwand für die Analyse und Prozessumstellung hoch erscheinen, doch die potenziellen Gewinne sind enorm.

Durch die systematische Kontrolle der kleinen und verstreuten Ausgaben senken Sie nicht nur direkt Ihre Kosten, sondern steigern auch die Effizienz Ihrer internen Abläufe. Sie schaffen Transparenz, reduzieren Risiken und entlasten Ihren strategischen Einkauf, damit dieser sich auf die wirklich wichtigen Themen konzentrieren kann. Indem Sie die kleinen Kostenfresser zähmen, verwandeln Sie einen unkontrollierten Ausgabenblock in einen strategischen Vorteil für Ihr Unternehmen.

Weiterführende Links

• Haufe: C-Teile-Management zur Optimierung von Tail Spend
• Beschaffung aktuell: Wie Sie den Tail Spend in den Griff bekommen
• Unite: Optimierung der indirekten Tail-Spend-Beschaffung

Heute noch einen blinden Fleck verbessern - mit dem folgenden Blogbeitrag:
Der Labeling Bias verleitet uns dazu, uns auf einfache Etiketten und emotionale Eindrücke zu verlassen, anstatt objektive Daten in den Mittelpunkt zu stellen.

Der Schlüssel zur Überwindung liegt darin, das eigene Denken zu hinterfragen und Prozesse zu etablieren, die Rationalität und Fakten in den Vordergrund rücken. Ein strukturierter, datengestützter und teambasierter Ansatz hilft, die Fallstricke der mentalen Abkürzungen zu umgehen. 

Mein Name ist Claus Angerhofer - seit 30 Jahren im Dienste der Industrie als Experte für Technologie und Einkauf