Clever Kosten senken, Qualität und Versorgung sichern

In der Welt der Unternehmen ist der Einkauf eine der wichtigsten Abteilungen. Stell dir vor, dein Unternehmen ist wie ein Spitzenkoch. Der Einkauf ist dann dafür verantwortlich, die besten Zutaten zum besten Preis zu besorgen. Wenn das Beschaffungsteam hier Fehler macht – also zu teuer oder in schlechter Qualität einkauft –, kann selbst der beste Koch kein Sternemenü zaubern. Besonders im B2B-Bereich (Business-to-Business), wo Unternehmen bei anderen Unternehmen einkaufen, geht es oft um riesige Summen und komplexe Produkte.

Der Druck, Kosten zu senken, ist allgegenwärtig. Doch wer nur auf den billigsten Preis schaut, riskiert schnell Probleme:

Die Qualität der eigenen Produkte leidet, Lieferungen kommen zu spät oder fallen ganz aus. Das kann ein Unternehmen im schlimmsten Fall lahmlegen. Die Kunst besteht also darin, clever zu sparen, ohne die Qualität der eingekauften Waren und die Zuverlässigkeit der Versorgung zu gefährden. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie das gelingt.

Ein häufiger Fehler im Einkauf ist, sich nur auf den reinen Einkaufspreis zu konzentrieren. Profis wissen aber: Die wahren Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung sind viel umfassender. Man nennt dieses Konzept "Total Cost of Ownership" (TCO), also die Gesamtkosten über die gesamte Lebensdauer.

• Anschaffungskosten:
  Das ist der Preis, den du auf der Rechnung siehst.
• Finanzierung / Zahlungsziele:
  Cash is king - Ob Anzahlung, Raten, Miete, Zahlungsfristen
• Transport- und Logistikkosten:
  Wie kommt die Ware zu dir und was kostet das?
• Betriebskosten:
  Benötigt eine Maschine zum Beispiel viel Strom oder teure Wartung?
• Qualitätskosten:
  Was kostet es, wenn gelieferte Teile fehlerhaft sind und aussortiert oder nachgearbeitet werden müssen?
• Lagerkosten:
  Wie viel Geld bindet der Lagerbestand und was kostet die Lagerfläche?
• Entsorgungskosten:
  Was passiert am Ende der Lebensdauer mit dem Produkt?

Beispiel: Ein Unternehmen kauft eine neue Maschine. Maschine A kostet 80.000 Euro, Maschine B 100.000 Euro. Auf den ersten Blick ist Maschine A der bessere Deal. Doch eine genauere Analyse zeigt: Maschine A verbraucht deutlich mehr Energie und muss häufiger gewartet werden. Über fünf Jahre gerechnet, ist Maschine B am Ende die günstigere Lösung.

Ein cleverer Einkäufer schaut also nicht nur auf das Preisschild, sondern rechnet alle anfallenden Kosten zusammen.
ACHTUNG - werden alle diese Kosten der gleichen Kostenstelle zugerechnet? Wenn nicht, dann gilt schnell mal "geht mich nix an".

Früher sah man Lieferanten oft als Gegner, die man im Preis drücken musste. Heute weiß man, dass eine enge und partnerschaftliche Beziehung zu den wichtigsten Lieferanten Gold wert ist. Ein gutes Lieferantenmanagement hilft, Kosten zu senken und gleichzeitig Qualität und Versorgung zu sichern.

Alles beginnt mit der sorgfältigen Auswahl der Lieferanten. Dabei sollte man nicht nur auf den Preis achten, sondern auch auf Kriterien wie Zuverlässigkeit, Qualität und Innovationspotenzial.
Eine regelmäßige Bewertung der bestehenden Lieferanten hilft dabei, die Leistung im Blick zu behalten und frühzeitig Risiken zu erkennen.

Tipp: Anstatt bei zehn verschiedenen Anbietern Kleinteile zu bestellen, kann es sinnvoller sein, das Einkaufsvolumen bei einem oder zwei Hauptlieferanten zu bündeln. Das stärkt nicht nur die Verhandlungsposition und führt zu besseren Preisen, sondern vereinfacht auch die Prozesse.
Kommuniziere so einen Plan im Unternehmen - denn es wird sich immer jemand finden der Zeit hat irgendwo im Internet ein besseres Angebot aufzutreiben.

Langfristige Verträge geben beiden Seiten Planungssicherheit. Der Lieferant kann seine Produktion besser auslasten und der Einkäufer profitiert oft von stabileren Preisen. Wenn man Lieferanten frühzeitig in die eigene Planung einbezieht, können sie oft wertvolle Vorschläge machen, wie man ein Produkt günstiger oder besser herstellen kann.

Oft liegt das größte Sparpotenzial nicht im Preis, sondern in den eigenen Prozessen.

Komplizierte und langsame Abläufe kosten Zeit und Geld.

Die Digitalisierung hat den Einkauf revolutioniert. Moderne Software, sogenannte E-Procurement-Systeme, kann den gesamten Beschaffungsprozess von der Bestellung bis zur Bezahlung automatisieren.

Vorteile der Digitalisierung:

• Zeitersparnis:
  Manuelle Aufgaben wie das Ausfüllen von Bestellformularen fallen weg.
• Transparenz:
  Alle Ausgaben sind auf einen Blick sichtbar, was die Kontrolle erleichtert.
• Fehlerreduktion:
  Automatisierte Prozesse verringern das Risiko von menschlichen Fehlern, z. B. bei der Rechnungsprüfung.
• Bessere Entscheidungen:
  Datenanalysen helfen dabei, Einsparpotenziale zu erkennen und Lieferanten besser zu bewerten.

Beispiel: Früher musste ein Mitarbeiter für eine Bestellung verschiedene Kataloge wälzen, Preise vergleichen und die Bestellung manuell auslösen. Heute kann er über eine digitale Plattform auf vorverhandelte Sortimente zugreifen und mit wenigen Klicks bestellen. Das System prüft automatisch, ob das Budget eingehalten wird und leitet die Bestellung weiter.

Nicht alles, was bestellt wird, wird auch wirklich gebraucht. Ein intelligentes Bedarfsmanagement hinterfragt kritisch, ob eine Anschaffung notwendig ist oder ob es günstigere Alternativen gibt. Manchmal kann eine Reparatur sinnvoller sein als ein Neukauf, oder ein standardisiertes Bauteil erfüllt den gleichen Zweck wie eine teure Sonderanfertigung.

Gute Verhandlungen sind im Einkauf unerlässlich. Es geht darum, einen Preis zu erzielen, der für unsere Seite akzeptabel ist.

Profi-Einkäufer sind bestens vorbereitet und kennen nicht nur ihre eigenen Ziele, sondern auch den Markt und die Situation des Lieferanten.

• Gute Vorbereitung
  Kenne deine maximalen und minimalen Preisvorstellungen und sammle Informationen über den Markt.
  
  
• Alternativen haben
  Wer nur von einem Lieferanten abhängig ist, hat eine schlechte Verhandlungsposition.
  Zeige auf, dass du auch andere Optionen hast.
  
  
• Auf Augenhöhe verhandeln
  Behandle deinen Verhandlungspartner mit Respekt. Ziel ist eine langfristige Partnerschaft, kein einmaliger Sieg.
  
  
• Mehr als nur den Preis verhandeln
  Oft lassen sich auch bei Zahlungszielen, Lieferkonditionen oder Serviceleistungen vorteilhafte Vereinbarungen treffen.
  
  
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Die letzten Jahre haben gezeigt, wie fragil globale Lieferketten sein können. Ein Schiff, das im Suezkanal feststeckt, oder eine Pandemie können die Versorgung mit wichtigen Teilen lahmlegen.

Ein gutes Risikomanagement ist daher entscheidend, um die Versorgungssicherheit zu gewährleisten.

• Dual oder Multiple Sourcing:
  Setze nicht alles auf eine Karte. Beziehe wichtige Materialien von mindestens zwei unabhängigen Lieferanten.
• Regionale Lieferanten:
  Kürzere Lieferwege verringern das Risiko von Transportproblemen und können die Flexibilität erhöhen.
• Sicherheitsbestände:
  Für kritische Komponenten kann es sinnvoll sein, einen gewissen Lagerbestand als Puffer vorzuhalten.
• Transparente Lieferketten:
  Verstehe, woher deine Lieferanten ihre Rohstoffe beziehen, um Risiken frühzeitig zu erkennen.

Kosten im B2B-Einkauf zu senken, ist eine komplexe Aufgabe, die weit über das reine Feilschen um Preise hinausgeht.

Der moderne Einkauf agiert als strategischer Partner, der die Gesamtkosten im Blick hat, enge Beziehungen zu Lieferanten pflegt, Prozesse digitalisiert und Risiken managt. Wer diese Hebel klug einsetzt, kann erhebliche Einsparungen erzielen, ohne dabei Kompromisse bei der Qualität oder der Versorgungssicherheit eingehen zu müssen. Es geht darum, den Einkauf "schlank" und effizient zu gestalten und so einen wichtigen Beitrag zum langfristigen Erfolg des gesamten Unternehmens zu leisten.

Weiterführende Links

• Procure.ch: Kosten senken in der Beschaffung
• Tacto: Versorgungssicherheit im Einkauf

Indem Sie strukturierte Prozesse schaffen, verschiedene Perspektiven einbeziehen und sich bewusst Zeit für die Analyse nehmen, können Sie die Macht des Offensichtlichen brechen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Entscheidungen nicht von glänzenden Oberflächen, sondern von soliden Fakten und langfristigem strategischem Denken geleitet werden.
Mehr dazu im folgenden Blogartikel:

Mein Name ist Claus Angerhofer - seit 30 Jahren im Dienste der Industrie als Experte für Technologie und Einkauf