Einkaufsvakanz: Was 6 Monate ohne Fachkraft Ihr Unternehmen kosten

Ein leerer Schreibtisch im Einkauf. Sechs Monate lang.
Was auf den ersten Blick wie eine vorübergehende Lücke aussieht, ist in Wahrheit ein teures Problem für jedes Unternehmen.
Viele unterschätzen die wahren Kosten, die entstehen, wenn eine wichtige Position im Einkauf unbesetzt bleibt.
Es geht um weit mehr als nur das eingesparte Gehalt.
Man spricht hier von der "Cost of Vacancy" – den Kosten der unbesetzten Stelle.

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen verliert jeden Tag bares Geld, nicht durch schlechte Verkäufe, sondern weil niemand da ist, der sich professionell um die Beschaffung kümmert.

In diesem Artikel schauen wir uns genau an, was eine sechsmonatige Vakanz im Einkauf für Ihr Unternehmen bedeutet, welche versteckten Kosten anfallen und wie Sie diese Risiken minimieren können. 📉

Die "Cost of Vacancy" (CoV) bezeichnet die Gesamtkosten, die einem Unternehmen durch eine unbesetzte Stelle entstehen.

Diese Kosten setzen sich aus direkten und indirekten Faktoren zusammen.

• Direkte Kosten:
  Das sind die offensichtlichen Verluste. Wenn zum Beispiel ein strategischer Einkäufer fehlt, der normalerweise knallharte Preisverhandlungen führt, zahlt das Unternehmen höhere Preise für Material und Dienstleistungen. Auch entgangene Einnahmen zählen dazu.
  
  
• Indirekte Kosten:
  Diese sind oft unsichtbar, aber nicht weniger schädlich. Dazu gehören Produktivitätsverluste im Team, eine höhere Arbeitsbelastung für die Kollegen, Verzögerungen bei wichtigen Projekten und ein potenzieller Imageschaden.
  Und nicht zu vergessen - nur weil jemand neuer am Schreibtisch sitzt bedeutet das noch nicht dass ab Tag 1 alles wieder wie am Schnürchen läuft.

Um die CoV zu berechnen, gibt es verschiedene Formeln. Eine einfache Methode berücksichtigt das Jahresgehalt der Stelle, die Anzahl der Arbeitstage und einen Faktor für die Wichtigkeit der Position.
Je wichtiger die Stelle für den Unternehmenserfolg ist, desto höher sind die täglichen Kosten der Vakanz.

Wenn ein Einkäufer über Monate fehlt, spürt das Unternehmen dies direkt im Geldbeutel.

Der Einkauf ist das Rückgrat vieler Firmen und beeinflusst maßgeblich die Kostenstruktur.

Beispiel: Fehlende Einsparungen 💰

Ein strategischer Einkäufer mit einem Jahresgehalt von 70.000 € erzielt durch geschickte Verhandlungen durchschnittlich 5 % Einsparungen auf sein Einkaufsvolumen von 5 Millionen €.

Jährliche Einsparung: 5.000.000 € 5 % = 250.000 €
Monatliche Einsparung: 250.000 € / 12 = ca. 20.800 €
Verlust nach 6 Monaten: 20.800 € *6 = 124.800 €

In diesem einfachen Beispiel übersteigen die entgangenen Einsparungen nach sechs Monaten das Jahresgehalt der unbesetzten Stelle bei Weitem. Verträge werden nicht neu verhandelt, Rabatte nicht genutzt und günstigere Lieferanten nicht gefunden.

Weitere direkte Kosten:

• Höhere Materialkosten:
  Ohne Fachkraft, die den Markt beobachtet, verpasst das Unternehmen Gelegenheiten für günstigere Einkäufe.
• Verpasste Vertragsabschlüsse:
  Wichtige Rahmenverträge bleiben liegen oder werden zu schlechteren Konditionen verlängert.
• Kosten für externe Hilfe:
  Oft müssen externe Berater oder Freelancer engagiert werden, um die dringendsten Aufgaben zu erledigen.

Die unsichtbaren Kosten sind oft die gefährlichsten, da sie langsam und schleichend wirken.
Sie betreffen das Team, die Prozesse und die gesamte Unternehmenskultur.

Die Aufgaben des fehlenden Kollegen verschwinden nicht einfach. Sie werden auf das restliche Team verteilt.

Das führt unweigerlich zu Überstunden, Stress und einer sinkenden Arbeitsqualität.

• Qualitätsverlust:
  Gestresste Mitarbeiter machen mehr Fehler.
  Bestellungen sind fehlerhaft, Liefertermine werden übersehen oder die Qualität der eingekauften Ware wird nicht ausreichend geprüft.
• Sinkende Moral:
  Die ständige Überlastung führt zu Frustration und Demotivation.
  Langfristig kann dies die Mitarbeiterzufriedenheit senken und die Fluktuation erhöhen – ein Teufelskreis beginnt.
• Fokusverlust:
  Das Team ist so sehr damit beschäftigt, die Lücke zu füllen, dass keine Zeit für strategische Aufgaben bleibt.
  Wichtige Projekte zur Prozessoptimierung oder Lieferantenentwicklung bleiben auf der Strecke.

Der Einkauf ist ein entscheidendes Glied in der Lieferkette (Supply Chain).
Eine Vakanz hier kann weitreichende Konsequenzen haben.

Beispiel: Produktionsausfall

Ein Einkäufer ist für die Beschaffung eines speziellen Bauteils für die Produktion verantwortlich.
Da die Stelle unbesetzt ist, wird der kritisch niedrige Lagerbestand zu spät bemerkt.
Der Lieferant hat aber eine Lieferzeit von vier Wochen.

Die Folge: Die Produktion steht für mehrere Tage still.
Der Schaden – durch Vertragsstrafen, unzufriedene Kunden und Umsatzausfall – kann schnell in die Hunderttausende gehen.
Solche Risiken im Supply-Chain-Management werden durch eine Vakanz massiv erhöht.

Ein erfahrener Einkäufer kennt nicht nur die Märkte, sondern pflegt auch wertvolle Beziehungen zu Lieferanten.
Dieses Wissen und Netzwerk gehen mit der unbesetzten Stelle verloren.
Verhandlungen müssen von Grund auf neu geführt werden, und das Vertrauensverhältnis zu wichtigen Partnern leidet.

Was tun, um die Kosten zu minimieren?

Unternehmen sind dem Problem nicht hilflos ausgeliefert. Aktives Handeln ist der Schlüssel.

1. Effiziente Recruiting-Prozesse:
   Optimieren Sie Ihre Einstellungsprozesse, um die Zeit bis zur Neubesetzung (Time-to-fill) zu verkürzen.
   Nutzen Sie moderne Methoden wie Active Sourcing, um gezielt nach Kandidaten zu suchen.
2. Aktive Personalplanung:
   Planen Sie Nachfolgen frühzeitig und identifizieren Sie Engpässe in Schlüsselpositionen, bevor sie entstehen.
3. Wissensmanagement:
   Sorgen Sie dafür, dass wichtiges Wissen dokumentiert und im Team geteilt wird.
   So können Kollegen im Notfall besser einspringen.
4. Employer Branding stärken:
   Ein attraktiver Arbeitgeber zieht schneller qualifizierte Bewerber an und verkürzt so die Vakanzzeit.

Sechs Monate ohne eine Fachkraft im Einkauf sind weit mehr als eine organisatorische Herausforderung – sie sind ein erhebliches finanzielles Risiko. Die direkten Kosten durch entgangene Einsparungen und die indirekten Kosten durch ein überlastetes Team, gestörte Lieferketten und Qualitätsverluste summieren sich schnell auf Beträge, die den Wert des eingesparten Gehalts um ein Vielfaches übersteigen.

Die "Cost of Vacancy" macht deutlich, wie wichtig eine schnelle und qualitativ hochwertige Wiederbesetzung von Schlüsselpositionen ist. Unternehmen sollten daher in effiziente Recruiting-Strategien und eine gute Personalplanung investieren. Denn der teuerste Mitarbeiter ist oft der, den man nicht hat.

Weiterführende Links

• Cost of Vacancy: Was eine unbesetzte Stelle wirklich kostet
• Die Folgen von unbesetzten Stellen für Mitarbeiter und Unternehmen

Hier geht es zum nächsten spannenden Blogbeitrag:
Einkaufscontrolling ist ein unverzichtbares Führungsinstrument, das Transparenz schafft, Prozesse verbessert und Risiken minimiert. Indem es die Leistung des Einkaufs messbar macht, hilft es, fundierte und datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Unternehmen, die ein effektives Einkaufscontrolling etablieren, können nicht nur ihre Kosten nachhaltig senken, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern.

Mein Name ist Claus Angerhofer - seit 30 Jahren im Dienste der Industrie und des Mittelstands.
Meine Expertise - Technologie & Einkauf - Training, Consulting & Interim Management