Quereinsteiger im Einkauf: Dein Fahrplan zum Erfolg

Du spielst mit dem Gedanken, beruflich neue Wege zu gehen und in den Einkauf zu wechseln? Eine ausgezeichnete Wahl!

Der Einkauf ist ein spannendes und dynamisches Feld, das weit mehr zu bieten hat als nur das Bestellen von Waren.

Als Einkäuferin oder Einkäufer bist du eine Schlüsselfigur für den Erfolg eines Unternehmens. Du handelst die besten Preise aus, sicherst die Versorgung und hast direkten Einfluss auf die Gewinnspanne.

Der Quereinstieg in diesen Bereich ist dabei keine Seltenheit und mit der richtigen Vorbereitung absolut machbar.

Dieser Artikel ist dein persönlicher Fahrplan. Er zeigt dir Schritt für Schritt, wie du dich als Quereinsteiger optimal auf eine Position im Einkauf vorbereitest, welche Fähigkeiten du benötigst und wie du deine bisherigen Erfahrungen gewinnbringend einsetzen kannst.

Bevor wir in die Details der Vorbereitung eintauchen, lass uns kurz klären, was dich im Einkauf erwartet.

Die Aufgaben sind vielfältig und lassen sich grob in zwei Hauptbereiche unterteilen: den strategischen und den operativen Einkauf.

Der strategische Einkauf ist langfristig und planend ausgerichtet. Hier geht es darum, die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen. Zu den Aufgaben gehören:

• Marktanalyse:
  Du beobachtest und analysierst Beschaffungsmärkte, um Trends und Risiken frühzeitig zu erkennen.
• Lieferantenmanagement:
  Du suchst, bewertest und wählst neue Lieferanten aus und baust langfristige Partnerschaften auf.
• Vertragsverhandlungen:
  Du verhandelst Rahmenverträge und Konditionen, um die bestmöglichen Bedingungen für dein Unternehmen zu sichern.
• Strategieentwicklung:
  Du entwickelst Einkaufsstrategien, um Kosten zu senken und die Versorgungssicherheit zu gewährleisten.

Der operative Einkauf ist für das Tagesgeschäft zuständig und sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft. Typische Aufgaben sind:

• Bedarfsermittlung:
  Du stellst fest, welche Waren oder Dienstleistungen in welchen Mengen benötigt werden.
• Bestellabwicklung:
  Du holst Angebote ein, löst Bestellungen aus und überwachst die Liefertermine.
• Warenprüfung:
  Du kontrollierst die gelieferte Ware auf Qualität und Vollständigkeit.
• Rechnungsprüfung und Reklamation:
  Du prüfst Rechnungen und kümmerst dich um die Abwicklung von Reklamationen.

In kleineren Unternehmen sind diese beiden Bereiche oft nicht streng getrennt und du übernimmst Aufgaben aus beiden Welten.

Ein Quereinstieg will gut geplant sein. Die folgenden Schritte helfen dir, dich systematisch auf deine neue Rolle vorzubereiten.

Auch wenn es keine klassische Ausbildung zum Einkäufer gibt, ist ein solides Fundament an Fachwissen unerlässlich. Glücklicherweise gibt es zahlreiche Möglichkeiten, sich dieses Wissen anzueignen:

• Online-Kurse und Seminare:
  Viele Anbieter, wie die IHK oder die Haufe Akademie, bieten spezielle Kurse für Neu- und Quereinsteiger im Einkauf an. Diese vermitteln dir die Grundlagen – von der Beschaffungsmarktforschung über Verhandlungstechniken bis hin zum Vertragsrecht.
• Fachliteratur und Blogs:
  Lies Bücher und Fachartikel zum Thema Beschaffung, Supply Chain Management und Logistik. Oder einen Blog wie diesen.
  Das hilft dir, die Fachsprache zu lernen und aktuelle Trends zu verstehen.
• Zertifizierungen:
  Ein anerkannter Abschluss, beispielsweise zum "Fachwirt für Einkauf (IHK)", kann deine Chancen auf dem Arbeitsmarkt erheblich verbessern und dein Engagement unterstreichen.

Tipp: Viele Weiterbildungen werden mittlerweile online angeboten, was dir maximale Flexibilität ermöglicht. ... oder Du wendest Dich an Deinen Einkaufsleiter um einen Trainer ins Haus einzuladen (... meine Daten findet Ihr auf der Kontaktseite)

Im Einkauf kommt es auf eine Mischung aus "Hard Skills" (fachliche Kompetenzen) und "Soft Skills" (persönliche Eigenschaften) an.

Wichtige Hard Skills:

• Betriebswirtschaftliches Verständnis:
  Du solltest betriebswirtschaftliche Grundlagen verstehen, um Kosten analysieren und Budgets planen zu können.
• Analytische Fähigkeiten:
  Die Fähigkeit, Daten zu analysieren (z. B. Angebote zu vergleichen oder Marktdaten auszuwerten), ist entscheidend.
• MS-Office-Kenntnisse:
  Ein sicherer Umgang mit Programmen wie Excel ist für Auswertungen und Analysen unerlässlich.
• ERP-Systeme:
  Kenntnisse in gängigen Warenwirtschaftssystemen (z. B. SAP) sind ein großes Plus.
  Viele Softwareanbieter (zB Microsoft) haben kostenlose Online Kurse für Ihre Anwendung verfügbar.
• Juristische Grundkenntnisse:
  Ein Basiswissen im Vertragsrecht hilft dir, Verträge zu verstehen und Risiken zu minimieren.

Unverzichtbare Soft Skills:

• Verhandlungsgeschick:
  Dies ist eine der Kernkompetenzen im Einkauf.
  Du musst in der Lage sein, Preise und Konditionen selbstbewusst und fair zu verhandeln.
• Kommunikationsstärke:
  Du sprichst täglich mit Lieferanten, Kollegen aus anderen Abteilungen und der Geschäftsführung.
  Eine klare und überzeugende Kommunikation ist daher das A und O.
• Durchsetzungsvermögen:
  Manchmal musst du auch bei harten Verhandlungen einen kühlen Kopf bewahren und die Interessen deines Unternehmens durchsetzen.
• Organisationstalent:
  Du jonglierst mit vielen Bestellungen, Lieferterminen und Verträgen.
  Eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise ist daher unabdingbar.

Beispiel: Stell dir vor, du kommst aus dem Vertrieb. Dein Verhandlungsgeschick und deine Kommunikationsstärke sind direkt auf den Einkauf übertragbar. Du kennst die "andere Seite" des Tisches und kannst dieses Wissen nutzen, um bessere Deals auszuhandeln.

Ein Quereinstieg bedeutet nicht, bei null anzufangen. Viele Fähigkeiten aus anderen Berufen sind im Einkauf Gold wert.

• Kaufmännische Berufe:
  Erfahrungen aus dem Einzel- oder Großhandel sind eine hervorragende Basis, da du bereits mit Waren, Lieferanten und Kalkulationen zu tun hattest.
• Technische Berufe:
  Als Techniker oder Ingenieur bringst du ein tiefes Produktverständnis mit, was besonders im technischen Einkauf von großem Vorteil ist.
• Interne Wechsler:
  Wenn du bereits in einem Unternehmen arbeitest und in den Einkauf wechseln möchtest, hast du einen riesigen Vorteil:
  Du kennst die Produkte, Prozesse und Ansprechpartner bereits.

Analysiere deinen Lebenslauf und überlege genau, welche deiner bisherigen Tätigkeiten und Erfolge für eine Position im Einkauf relevant sind. Präsentiere diese gezielt in deiner Bewerbung.

Theorie ist gut, Praxis ist besser. Versuche, schon vor dem endgültigen Wechsel praktische Einblicke zu gewinnen:

• Praktika oder Werkstudententätigkeiten:
  Wenn es deine Situation erlaubt, ist dies der direkteste Weg, um den Arbeitsalltag im Einkauf kennenzulernen und erste Kontakte zu knüpfen.
• Projekte im aktuellen Job:
  Vielleicht kannst du in deinem jetzigen Unternehmen Projekte mit Einkaufsbezug übernehmen? Frage aktiv danach, ob du bei einer Lieferantenauswahl oder einer Ausschreibung unterstützen kannst.

Der Weg in den Einkauf ist für Quereinsteiger absolut realistisch. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer gezielten und strukturierten Vorbereitung. Beginne damit, dir das notwendige Fachwissen anzueignen, arbeite gezielt an den geforderten Fähigkeiten und lerne, deine bisherigen Erfahrungen selbstbewusst zu präsentieren. Der Einkauf ist eine tragende Säule für den Unternehmenserfolg und bietet dir ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabenfeld mit hervorragenden Karrierechancen.

Weiterführende Links

• Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) – Eine zentrale Anlaufstelle für Fachinformationen, Weiterbildungen und Networking.
• IHK-Weiterbildungsportal – Hier findest du eine breite Auswahl an Kursen und Zertifizierungen im Bereich Einkauf und Logistik.
• Absolventa: Berufsfeld Einkauf & Beschaffung – Ein guter Überblick über Berufsbilder, Anforderungen und Jobmöglichkeiten.

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Mein Name ist Claus Angerhofer - seit 30 Jahren im Dienste der Industrie als Experte für Technologie und Einkauf