Einkäufer als Schutzschild: Techniker vor voreiligen Kaufsignalen bewahren

Stellen Sie sich folgende Situation vor:
Ein Techniker Ihres Unternehmens ist beim Lieferanten vor Ort, um eine technische Abnahme durchzuführen.
Im Gespräch erwähnt der Lieferant eine neue, verbesserte Komponente. Der Techniker, begeistert von den technischen Möglichkeiten, sagt: „Das klingt super, das müssen wir unbedingt für unser nächstes Projekt haben!“
Was wie ein harmloser, enthusiastischer Kommentar klingt, kann von einem geschulten Vertriebsmitarbeiter schnell als verbindliches Kaufsignal interpretiert werden. 😲

Solche Situationen sind keine Seltenheit und können zu erheblichen Problemen führen:
von ungewollten Bestellungen über Missverständnisse bei Preisen bis hin zur Umgehung etablierter Beschaffungsprozesse.
Man spricht hier auch vom sogenannten „Maverick Buying“. Das ist, wenn Mitarbeiter eigenmächtig Bestellungen tätigen, ohne den Einkauf einzubeziehen.
Dies führt nicht nur zu höheren Kosten, sondern auch zu einem Verlust an Kontrolle und Transparenz im Beschaffungsprozess.

In diesem Artikel beleuchten wir, warum gerade Techniker zu voreiligen Kaufsignalen neigen und wie der Einkauf als schützender Partner agieren kann, um dies zu verhindern.

Techniker, Ingenieure und Entwickler sind das technische Rückgrat eines jeden Unternehmens.
Ihre Expertise ist entscheidend für Innovation und Qualität.
Sie denken in Lösungen, Optimierungen und technischen Spezifikationen.
Ihre Begeisterung für neue Technologien ist authentisch und wertvoll.

Genau hier liegt aber auch die Herausforderung.
Im direkten Gespräch mit Lieferanten treffen zwei Welten aufeinander:

• Der Techniker:
  Fokussiert auf die technische Machbarkeit, die Qualität und die Funktionalität.
  Er ist oft nicht in die kaufmännischen Details wie Preisverhandlungen, Lieferbedingungen oder Rahmenverträge involviert.
• Der Vertriebler des Lieferanten:
  Ist darauf geschult, Kaufsignale zu erkennen und zu nutzen.
  Jede positive Äußerung, jede interessierte Nachfrage wird als potenzieller Schritt zum Abschluss gewertet.

Ein typisches Beispiel:
Ein Servicetechniker ist für eine dringende Reparatur auf ein Ersatzteil angewiesen. Um einen Stillstand der Produktion zu vermeiden, bestellt er es beim nächstgelegenen Anbieter, anstatt den etablierten und vertraglich gebundenen Lieferanten zu nutzen. Aus technischer Sicht eine pragmatische Lösung, aus kaufmännischer Sicht ein klassischer Fall von Maverick Buying, der zu überhöhten Preisen und vertraglichen Problemen führen kann.

Die Gründe, warum Techniker oft unbewusst falsche Signale senden, sind vielfältig und meist nicht böswillig:

• Begeisterung für Technik:
  Eine spontane, positive Reaktion auf eine technische Neuerung wird schnell als Kaufinteresse missverstanden.
  
• Informationsdurst:
  Detaillierte Nachfragen zu Preisen, Lieferzeiten oder Verfügbarkeiten, die nur der technischen Evaluierung dienen, können wie konkrete Kaufabsichten wirken.
  
• Unwissenheit über Prozesse:
  Oft sind die genauen Beschaffungsrichtlinien im Unternehmen nicht allen Mitarbeitern bekannt.
  Manchmal wird sogar geglaubt, man würde den Einkauf entlasten, wenn man Dinge selbst in die Hand nimmt.
  
• Lösungsorientierung:
  Techniker wollen Probleme schnell lösen.
  Wenn ein Lieferant eine passende Lösung anbietet, ist die Zusage schnell gemacht – ohne an die kaufmännischen Konsequenzen zu denken.

Hier kommt der Einkauf ins Spiel – nicht als Kontrollinstanz, sondern als strategischer Partner und Schutzschild für die technischen Abteilungen.
Die Rolle des Einkaufs hat sich stark gewandelt.
Es geht längst nicht mehr nur um das Abwickeln von Bestellungen, sondern um die langfristige und strategische Steuerung der gesamten Beschaffung.

Die Aufgabe des Einkaufs ist es, die Kommunikation mit Lieferanten zu kanalisieren und sicherzustellen, dass alle Beschaffungsaktivitäten im Einklang mit den Unternehmenszielen stehen.
Er agiert als zentraler Ansprechpartner für alle kommerziellen Themen.

Um Techniker vor den Fallstricken der Lieferantenkommunikation zu bewahren, bedarf es einer engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Technik.

Der erste und wichtigste Schritt ist die Schaffung von Transparenz.
Jeder Mitarbeiter muss wissen, wer wofür zuständig ist.

• Rollenverteilung:
  Definieren Sie klar, dass die technische Abteilung für die Spezifikation und technische Bewertung zuständig ist, während der Einkauf die kommerzielle Abwicklung, Verhandlung und Beauftragung übernimmt.
• Kommunikationsleitfaden:
  Erstellen Sie einen einfachen Leitfaden für Mitarbeiter, die Kontakt zu Lieferanten haben.
  Darin sollte klar formuliert sein, welche Aussagen vermieden werden sollten.

Beispiel: Statt zu sagen „Das Teil bestellen wir!“, könnte ein Techniker sagen: „Das klingt technisch sehr interessant.
Ich werde diese Information an unsere Einkaufsabteilung weitergeben, damit diese das prüfen und gegebenenfalls auf Sie zukommen kann.“

Kein Techniker sollte unvorbereitet in ein wichtiges Gespräch mit einem Lieferanten gehen.
Eine gemeinsame Vorbereitung mit dem Einkauf ist Gold wert.

• Zielsetzung:
  Was soll in dem Gespräch erreicht werden?
  Geht es um eine reine Informationssammlung, eine technische Klärung oder die Vorbereitung einer Verhandlung?
  
  
• Agenda-Abstimmung:
  Legen Sie gemeinsam fest, welche Punkte besprochen werden und wer welche Rolle im Gespräch einnimmt.
  Der Einkäufer kann beispielsweise das Gespräch moderieren und bei kommerziellen Themen sofort eingreifen.

Oftmals fehlt Technikern schlicht das Bewusstsein für die Tragweite ihrer Äußerungen.
Hier können gezielte, praxisnahe Schulungen Wunder wirken.

• Verkaufstricks erkennen:
  Schulen Sie Ihre Techniker darin, typische Verkaufsstrategien und Fragetechniken zu erkennen.
  
• Bewusstsein schaffen:
  Erklären Sie die negativen Folgen von Maverick Buying, wie höhere Kosten, mangelnde Vergleichbarkeit und rechtliche Risiken.
  
• Rollenspiele:
  Üben Sie in Rollenspielen typische Gesprächssituationen, um den Technikern Sicherheit im Umgang mit Lieferanten zu geben.

Etablieren Sie den Einkauf als den zentralen Kanal für die kommerzielle Lieferantenkommunikation.

• Anfragen bündeln:
  Alle Anfragen zu Preisen, Angeboten oder Lieferbedingungen sollten über den Einkauf laufen.
  Das sichert nicht nur bessere Konditionen durch die Bündelung von Bedarfen, sondern sorgt auch für einen professionellen und einheitlichen Auftritt nach außen.
  
  
• Nachverfolgung:
  Der Einkauf behält den Überblick über alle laufenden Anfragen und Verhandlungen und kann so Synergien nutzen und Doppelarbeit vermeiden.

• Visitenkarten-Trick:
  Geben Sie Technikern Visitenkarten von zuständigen Einkäufern mit.
  Bei kommerziellen Fragen können sie diese einfach überreichen mit dem Hinweis: „Für alle kaufmännischen Themen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen/meine Kollegin im Einkauf.“
  
• Einfache Melde-Wege:
  Schaffen Sie unkomplizierte Wege, wie Techniker interessante Informationen von Lieferanten an den Einkauf weiterleiten können, z.B. über ein einfaches Formular im Intranet oder einen direkten E-Mail-Verteiler.
  
• Regelmäßiger Austausch:
  Fördern Sie Jour-Fixe-Termine zwischen Einkauf und Technik, um aktuelle Projekte, Bedarfe und Lieferanten-Themen zu besprechen. Das stärkt das gegenseitige Verständnis und die Zusammenarbeit.

Die enge und partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Technik ist kein „Kann“, sondern ein „Muss“ für den Unternehmenserfolg. Indem der Einkauf die Techniker für die kaufmännischen Aspekte der Lieferantenkommunikation sensibilisiert und klare Prozesse etabliert, schützt er sie vor dem Senden unbeabsichtigter Kaufsignale.

Der Einkäufer wird so vom reinen Besteller zum strategischen Partner, der den Technikern den Rücken freihält, damit diese sich auf ihre Kernkompetenz konzentrieren können: die Entwicklung exzellenter technischer Lösungen.
Dieses Zusammenspiel optimiert nicht nur die Kosten, sondern stärkt auch die Verhandlungsposition des Unternehmens und minimiert Risiken. 🤝

Weiterführende Links

• Haufe: Transformation des Einkaufs: Darauf kommt es zukünftig an
• Beschaffung aktuell: Wie Maverick Buying verhindert werden kann
• Modul Training: Verkaufstrainings für Technikerinnen

Mein Name ist Claus Angerhofer - ich bin Experte für Technologie, Einkauf und B2B Preisverhandlungen