Fractional Procurement: Strategischer Einkauf, flexibel und effizient

Stell dir vor, dein Unternehmen wächst. Die Aufträge werden mehr, die Projekte komplexer und plötzlich wird der Einkauf von Materialien und Dienstleistungen zu einer echten Herausforderung.

Du merkst, dass du professionelle Unterstützung brauchst, um die besten Preise und Konditionen zu verhandeln und die Lieferketten im Griff zu haben.

Eine eigene Einkaufsabteilung mit einem Vollzeit-Chef ist aber noch zu teuer und eigentlich auch gar nicht rund um die Uhr nötig. Genau hier kommt ein cleveres Modell ins Spiel: Fractional Procurement. 💡

Die Idee ist ganz einfach. "Fractional" bedeutet "in Teilen" oder "anteilig".
Fractional Procurement heißt also, dass sich ein Unternehmen die Expertise eines Einkaufs-Profis für einen Bruchteil der Zeit sichert, anstatt ihn in Vollzeit einzustellen.

Man bucht quasi einen Einkaufs-Profi auf Zeit oder für ein bestimmtes Projekt.

Dieser externe Experte, oft als Fractional Chief Procurement Officer (CPO) bezeichnet, übernimmt dann alle wichtigen Aufgaben des strategischen Einkaufs. Dazu gehören zum Beispiel:

• Entwicklung einer Einkaufsstrategie:
  Wo kaufen wir was am besten ein?
• Lieferanten-Management:
  Die richtigen Partner finden und gute Beziehungen pflegen.
• Vertragsverhandlungen:
  Die besten Preise und Bedingungen aushandeln.
• Prozessoptimierung:
  Den gesamten Beschaffungsprozess effizienter gestalten.
• Risikomanagement:
  Mögliche Probleme in der Lieferkette frühzeitig erkennen und vermeiden.

Der Fractional CPO arbeitet dabei typischerweise nur an ein bis drei Tagen pro Woche oder für eine bestimmte Anzahl an Stunden im Monat für das Unternehmen. Das macht das Modell unglaublich flexibel.

Dieses Modell ist besonders für bestimmte Unternehmensgrößen und -phasen attraktiv:

• Start-ups und kleine bis mittelständische Unternehmen (KMU):
  Sie brauchen oft das Wissen eines Profis, können oder wollen sich aber keine teure Vollzeitstelle leisten.
  Fractional Procurement gibt ihnen Zugang zu Top-Experten zu einem Bruchteil der Kosten.
  
• Wachsende Unternehmen:
  Firmen, die schnell wachsen, stehen oft vor neuen Herausforderungen im Einkauf.
  Ein externer Experte kann helfen, professionelle Strukturen aufzubauen, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen.
  
• Unternehmen in Umbruchphasen:
  Bei Umstrukturierungen oder wenn eine Führungskraft vorübergehend ausfällt, kann ein Fractional CPO die Lücke füllen.
  
• Firmen mit speziellen Projekten:
  Steht eine große, einmalige Anschaffung oder eine komplexe Ausschreibung an, kann man sich gezielt für dieses Projekt die nötige Expertise ins Haus holen.

Die Entscheidung für Fractional Procurement bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich, die es zu einer strategisch klugen Wahl machen.

• Kostenersparnis:
  Der offensichtlichste Vorteil: Man bezahlt nur für die Leistung, die man wirklich braucht, und spart sich die hohen Kosten für Gehalt, Sozialabgaben und Boni einer Vollzeit-Führungskraft.
  
  
• Zugang zu Top-Experten:
  Kleine und mittlere Unternehmen erhalten Zugang zu erfahrenen Einkaufs-Managern, die sie sich sonst nicht leisten könnten. Diese bringen oft Wissen aus verschiedenen Branchen mit.
  
  
• Flexibilität & Skalierbarkeit:
  Der Einsatz kann je nach Bedarf schnell hoch- oder heruntergefahren werden. Wächst das Unternehmen, kann die Unterstützung mitwachsen – ohne langwierige Einstellungsprozesse.
  
  
• Schnelle Ergebnisse:
  Externe Profis sind schnell startklar, bringen bewährte Methoden mit und müssen nicht lange eingearbeitet werden. Sie konzentrieren sich auf das Wesentliche und erzielen oft in kurzer Zeit messbare Erfolge, wie Kosteneinsparungen oder bessere Verträge.
  
  
• Fokus auf das Kerngeschäft:
  Das eigene Team wird entlastet und kann sich voll auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren, während der Einkauf in den Händen eines Experten liegt. 
  
  
• Objektiver Blick von außen:
  Ein externer Experte bringt eine frische Perspektive mit und kann festgefahrene Prozesse oder "Betriebsblindheit" aufdecken und verbessern.

Um das Ganze greifbarer zu machen, hier ein paar Beispiele aus der Praxis:

Beispiel 1: Das schnell wachsende Tech-Start-up

Ein junges Software-Unternehmen wächst rasant. Plötzlich müssen Laptops für 50 neue Mitarbeiter, teure Software-Lizenzen und Büromöbel beschafft werden. Die Gründer haben davon wenig Ahnung. Sie engagieren einen Fractional Procurement Experten für zwei Tage die Woche. Dieser bündelt die Bedarfe, verhandelt knallharte Rabatte mit den Anbietern und führt einen einfachen digitalen Bestellprozess ein. Ergebnis: Tausende Euro gespart und die Mitarbeiter sind pünktlich startklar.

Beispiel 2: Der mittelständische Maschinenbauer

Ein Maschinenbauer möchte seine Produktionskosten senken. Ein Fractional CPO wird für ein sechsmonatiges Projekt engagiert. Er analysiert die Ausgaben, identifiziert die teuersten Bauteile und sucht weltweit nach günstigeren, aber qualitativ gleichwertigen Lieferanten. Er führt Ausschreibungen durch und verhandelt neue Rahmenverträge. Ergebnis: Die Materialkosten sinken um 15 %, was die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens deutlich steigert.

Beispiel 3: Die Marketing-Agentur

Eine Agentur gibt viel Geld für externe Dienstleister aus – von Freelance-Textern über Druckereien bis hin zu Event-Locations. Die Verträge sind unübersichtlich und oft zu teuer. Eine Fractional-Einkaufsexpertin wird für 10 Stunden im Monat gebucht. Sie schafft eine zentrale Vertragsdatenbank, standardisiert die Verträge und handelt mit den wichtigsten Partnern bessere Konditionen aus. Ergebnis: Mehr Transparenz, weniger Risiko und spürbar niedrigere Ausgaben.

Die Zusammenarbeit mit einem Fractional-Experten ist meist unkompliziert.

Am Anfang steht eine genaue Analyse: Wo drückt der Schuh? Was sind die Ziele? Gemeinsam werden dann die Aufgaben und der zeitliche Umfang festgelegt.

Der Experte wird Teil des Teams, aber eben nur auf Zeit. Er arbeitet eng mit der Geschäftsführung und den relevanten Abteilungen zusammen. Die Kommunikation läuft über die üblichen Wege – Meetings, Telefonate, E-Mails. Wichtig ist, dem externen Profi das nötige Vertrauen und die Informationen zu geben, die er für seine Arbeit braucht.

Natürlich gibt es auch ein paar Dinge, die man bedenken sollte. Ein externer Experte ist nicht immer sofort verfügbar und kennt die Unternehmenskultur nicht von Anfang an im Detail. Daher ist eine gute Einarbeitung und klare Kommunikation entscheidend für den Erfolg.

Es gibt aber auch viel Raum für Diskussionen:

• Abgrenzung:
  Was ist Interim Management, Consulting, Teilzeitanstellung, Personalleasing und Fractional Procurement?
  
  
• Flexibilität:
  Wenn jemand Montag und Dienstag für Firma x arbeitet - muß er dann in der restlichen Zeit erreichbar sein (obwohl er für jemand anderen arbeitet). Wenn er Montag und Dienstag nicht voll ausgelastet wird, ist er dennoch zu bezahlen?
  
  
• Kosten:
  Während die Auftraggeber von einem zeitlichen Prozentsatz einer Festanstellung ausgehen, denken die Fractionalen Manager an Stundensätze wie im Consulting.

Fractional Procurement ist mehr als nur ein Trend. Es ist eine intelligente und flexible Lösung für Unternehmen, die ihren Einkauf professionalisieren wollen, ohne sich langfristig zu binden und hohe Fixkosten zu erzeugen. Es ermöglicht den Zugang zu wertvollem Expertenwissen genau dann, wenn es gebraucht wird. Für Start-ups, KMU und wachsende Firmen kann dieser strategische Schachzug ein entscheidender Vorteil im Wettbewerb sein, der Effizienz steigert und bares Geld spart.

Was denkst du über dieses Modell? Könnte Fractional Procurement auch für dein Unternehmen oder dein Arbeitsumfeld eine interessante Option sein?

Schreib deine Meinung in die Kommentare!

Weiterführende Links

• Was ist ein Fractional CPO? (Englisch)
• Procurement as a Service – Auslagerung von Einkaufsprozessen (Deutsch)
• Teilzeitführungskraft

Sie sind immer noch nicht restlos überzeugt, dass Profi's im Einkauf was bringen.
Dann rechnen Sie mal was es kostet keinen zu haben.
Mehr dazu in folgendem Blogbeitrag

Mein Name ist Claus Angerhofer - seit 30 Jahren im Dienste der Industrie als Experte für Technologie und Einkauf