Einkauf: Wie Cost Avoidance zum entscheidenden Mehrwert wird

Stellen Sie sich vor, Sie könnten in die Zukunft sehen. Sie wüssten genau, wann die Preise für wichtige Rohstoffe durch die Decke gehen oder welcher Lieferant bald in Schwierigkeiten gerät. Klingt nach Superkräften, oder? Tatsächlich ist das die Welt, in der sich professionelle Einkäuferinnen und Einkäufer bewegen – und ihr Zauberwort lautet "Cost Avoidance" oder zu Deutsch: Kostenvermeidung.

Aber was genau ist das? Und ist es wirklich ein messbarer Erfolg für ein Unternehmen oder nur eine schön verpackte Ausrede, wenn die handfesten Einsparungen ausbleiben? 🤔 In diesem Artikel tauchen wir tief in das Thema ein, erklären den Unterschied zu den berühmten "Cost Savings" und klären, ob Cost Avoidance der heimliche Held im Einkauf ist.

Cost Avoidance, also Kostenvermeidung, umfasst alle Maßnahmen, die verhindern, dass in Zukunft höhere Kosten entstehen.

Es ist eine aktive und vorausschauende Strategie. Anstatt also einen bereits bestehenden Preis zu senken, sorgt der Einkauf dafür, dass eine drohende Preiserhöhung gar nicht erst eintritt.

Stellen Sie es sich wie bei Ihrer Gesundheit vor:

• Cost Savings (Kostenersparnis):
  Sie sind krank, gehen zum Arzt und bekommen ein günstigeres Medikament als das ursprünglich vorgeschlagene.
  Sie haben Geld gespart.
• Cost Avoidance (Kostenvermeidung):
  Sie ernähren sich gesund und treiben regelmäßig Sport, um gar nicht erst krank zu werden.
  Sie haben die Kosten für den Arztbesuch und Medikamente komplett vermieden.

Im Einkauf bedeutet das, aktiv zu werden, bevor Kosten entstehen oder ansteigen.

Für viele klingt beides ähnlich, doch im Finanz- und Einkaufscontrolling sind es zwei verschiedene Welten.

Der Hauptunterschied liegt im Timing und in der Messbarkeit.

Cost Savings (Kostenersparnis) sind "harte Fakten". Sie sind eine reale, messbare Reduzierung von aktuellen Ausgaben. Wenn Sie einen Vertrag für ein Bauteil neu verhandeln und statt 10 Euro nur noch 9 Euro pro Stück zahlen, dann haben Sie 1 Euro gespart. Diese Ersparnis taucht direkt in der Gewinn- und Verlustrechnung auf und verbessert das Budget. Sie sind vergangenheits- und gegenwartsbezogen.

Cost Avoidance (Kostenvermeidung) ist zukunftsorientiert und oft "weicher" und schwieriger zu messen.

Hier geht es um hypothetische Kosten – also Geld, das Sie hätten ausgeben müssen, wenn der Einkauf nicht gehandelt hätte.
Diese vermiedenen Kosten stehen in keiner Bilanz, weil das Geld nie ausgegeben wurde.

Ein einfaches Beispiel zur Verdeutlichung:

Ein Lieferant kündigt an, den Preis für ein wichtiges Material aufgrund gestiegener Rohstoffkosten um 15 % zu erhöhen.

• Szenario A (Ohne Reaktion): Das Unternehmen akzeptiert die Erhöhung und zahlt künftig mehr.
• Szenario B (Cost Avoidance): Der Einkauf verhandelt geschickt und überzeugt den Lieferanten, die Preiserhöhung auf 5 % zu reduzieren oder ganz darauf zu verzichten. Die Differenz von 10 % (oder 15 %) ist die "Cost Avoidance". Hätte der Einkauf nichts getan, wären diese Kosten real geworden. 

"There is no glory in prevention"
Der Knackpunkt ist die Messbarkeit. Während Cost Savings schwarz auf weiß nachweisbar sind, basiert Cost Avoidance auf Annahmen und Prognosen. Kritiker argumentieren oft: "Woher wollen wir wissen, dass die Preiserhöhung wirklich in dieser Höhe gekommen wäre?"

Diese Skepsis führt dazu, dass Cost Avoidance in vielen Unternehmen nicht den gleichen Stellenwert wie Cost Savings genießt. Sie wird oft als "Soft Saving" (weiche Einsparung) abgetan, während die "Hard Savings" (harte Einsparungen) gefeiert werden.

Dennoch ist Cost Avoidance ein entscheidendes Instrument für ein nachhaltiges Kostenmanagement. Unternehmen, die nur auf kurzfristige Einsparungen schauen, riskieren langfristig höhere Kosten durch Qualitätsmängel oder instabile Lieferketten.

Kostenvermeidung ist keine graue Theorie. Hier sind einige typische Methoden, die Einkäufer anwenden:

• Langfristige Verträge abschließen:
  Durch das Aushandeln von Verträgen mit festen Preisen über einen längeren Zeitraum kann sich ein Unternehmen gegen zukünftige Preisschwankungen am Markt absichern.
  Stellt ein Einkäufer fest, dass die Preise für einen Rohstoff bald steigen, kann er den aktuellen, günstigeren Preis für die nächsten zwei Jahre "einfrieren".
  
• Cleveres Lieferantenmanagement:
  Statt sich von einem einzigen Lieferanten abhängig zu machen, baut der Einkauf strategisch mehrere Lieferanten auf (Dual Sourcing). Das schafft Wettbewerb und reduziert das Risiko von Preiserhöhungen, falls ein Lieferant ausfällt.
  
• Frühzeitige Einbindung in Projekte:
  Wenn der Einkauf bereits in der Entwicklungsphase eines neuen Produkts dabei ist, kann er teure Materialien oder schwer verfügbare Komponenten durch günstigere und besser verfügbare Alternativen ersetzen lassen.
  Das vermeidet hohe Produktionskosten in der Zukunft.
  
• Vermeidung von Nachbesserungen und Zusatzkosten:
  Durch die Wahl eines qualitativ hochwertigeren, wenn auch anfangs teureren Produkts können zukünftige Reparatur- oder Wartungskosten vermieden werden. Ein Beispiel ist der Kauf einer energieeffizienteren Maschine, die langfristig Stromkosten spart.

• Abwehr von Preiserhöhungen:
  Das klassische Beispiel – eine angekündigte Preiserhöhung wird durch Verhandlungen ganz oder teilweise abgewendet.

Auch wenn es schwierig ist, ist es nicht unmöglich, Cost Avoidance einen Wert zuzuordnen. Der Schlüssel liegt in einer sauberen Dokumentation und einer klaren Methodik, die idealerweise mit der Finanzabteilung abgestimmt ist.

Praktische Tipps zur Messung:

1. Baseline definieren:
   Legen Sie einen klaren Ausgangspunkt fest.
   Das kann der aktuelle Preis, ein Marktindex oder eine schriftlich angekündigte Preiserhöhung des Lieferanten sein.
   
   
2. Maßnahmen dokumentieren:
   Halten Sie genau fest, was getan wurde.
   Gab es Verhandlungen? Wurde ein neuer Lieferant gesucht? Wurde der Vertrag geändert?
   
   
3. Ergebnis berechnen:
   Die Berechnung lautet oft: (Prognostizierte Kosten ohne Eingriff - Tatsächliche Kosten nach Eingriff) = Vermiedene Kosten.
   
   
4. Reporting etablieren:
   Entwickeln Sie einen standardisierten Bericht, um die Erfolge der Cost Avoidance regelmäßig und verständlich zu kommunizieren.

Cost Avoidance ist definitiv mehr als nur heiße Luft. Sie ist eine strategische und vorausschauende Disziplin, die einen enormen, wenn auch oft unsichtbaren, Wert für ein Unternehmen schafft. Während Cost Savings das Ergebnis kurzfristig verbessern, sichert Cost Avoidance die finanzielle Stabilität und Wettbewerbsfähigkeit auf lange Sicht.

Ein moderner Einkauf sollte beides beherrschen: das reaktive Erzielen von Einsparungen und das proaktive Vermeiden von Kosten. Der wahre Mehrwert liegt in der ausgewogenen Kombination beider Strategien. Die Herausforderung für den Einkauf besteht darin, seine Erfolge im Bereich der Kostenvermeidung transparent und nachvollziehbar zu machen, um die verdiente Anerkennung zu erhalten.

Was ist Ihre Meinung? Wie wird Cost Avoidance in Ihrem Unternehmen bewertet?
Wird sie als echter Mehrwert anerkannt oder eher stiefmütterlich behandelt?
Teilen Sie Ihre Erfahrungen in den Kommentaren!

Weiterführende Links

• Cost Avoidance: Definition, Methoden und KPIs im Einkauf - Tacto
• Cost Avoidance vs. Cost Savings - Was ist der Unterschied? - Tropic

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Mein Name ist Claus Angerhofer - ich bin Experte für Technologie, Einkauf und B2B Preisverhandlungen