Benchmarking als Schlüssel im B2B Einkauf

Stell dir vor, du fährst ein Autorennen, aber ohne die Rundenzeiten der anderen Fahrer zu kennen.

Du gibst dein Bestes, aber weißt du wirklich, wie gut du im Vergleich zur Konkurrenz bist?

Genau vor dieser Herausforderung stehen viele Unternehmen im Business-to-Business (B2B) Einkauf. Sie verhandeln Preise und managen Lieferanten, aber ohne einen klaren Maßstab tappen sie oft im Dunkeln. Benchmarking ist hier die Lösung der Wahl – ein mächtiges Werkzeug, das Licht ins Dunkel bringt und den Weg zu mehr Effizienz und erheblichen Einsparungen weist. 🎯

Ganz einfach ausgedrückt ist Benchmarking ein systematischer Vergleich. Unternehmen schauen sich dabei an, wie sie im Vergleich zu anderen abschneiden. Dieser Vergleich kann sich auf verschiedene Bereiche beziehen:

• Preise:
  Zahle ich für ein bestimmtes Bauteil mehr als meine Wettbewerber?
• Prozesse:
  Wie lange dauert unser Bestellprozess im Vergleich zum Branchendurchschnitt?
• Lieferantenleistung:
  Wie zuverlässig sind meine Lieferanten im Gegensatz zu den Top-Performern am Markt?
• Organisation:
  Wie ist unsere Einkaufsabteilung im Vergleich zu anderen aufgestellt?

Das Ziel ist es, von den "Besten" zu lernen, um die eigene Leistung zu verbessern. Es geht nicht darum, blind zu kopieren, sondern darum, zu verstehen, was andere besser machen, und diese Erkenntnisse auf das eigene Unternehmen zu übertragen.

Der Einkauf ist in vielen Unternehmen ein riesiger Kostenblock. Oft macht er mehr als die Hälfte des gesamten Umsatzes aus.

Das bedeutet: Schon kleine Verbesserungen hier können einen gewaltigen Einfluss auf den Gewinn haben.

Benchmarking hilft dabei, genau diese Verbesserungspotenziale aufzudecken.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Kostensenkung:
  Durch den Vergleich von Preisen und Konditionen lassen sich oft direkt Einsparungen realisieren.
  Konsequentes Benchmarking kann nachhaltige Einsparungen von 10 % bis 20 % ermöglichen.
  
• Effizientere Prozesse:
  Der Vergleich von Abläufen zeigt, wo es hakt.
  Lange Genehmigungswege oder komplizierte Bestellprozesse können so identifiziert und verschlankt werden.
  
• Bessere Verhandlungsposition:
  Wer die marktüblichen Preise kennt, kann gegenüber Lieferanten selbstbewusster auftreten und bessere Konditionen aushandeln.
  
• Strategische Entscheidungen:
  Benchmarking liefert harte Fakten und Zahlen.
  Das hilft dem Management, fundierte Entscheidungen zu treffen und realistische Ziele zu setzen.

Es gibt nicht nur die eine Art des Benchmarkings. Je nach Zielsetzung kann man verschiedene Ansätze wählen:

• Internes Benchmarking:
  Hier vergleicht man verschiedene Abteilungen oder Standorte innerhalb des eigenen Unternehmens.
  Das ist oft der einfachste Start, da die Daten leicht verfügbar sind.
  
  
• Wettbewerbs-Benchmarking:
  Der klassische Vergleich mit direkten Konkurrenten. Hier ist die Vergleichbarkeit am höchsten, aber die Datenbeschaffung kann schwierig sein, da Unternehmen ihre Erfolgsgeheimnisse nur ungern teilen.
  
  
• Funktionales Benchmarking:
  Hier schaut man über den Tellerrand der eigenen Branche hinaus. Ein Maschinenbauer könnte zum Beispiel seine Logistikprozesse mit denen eines führenden Online-Händlers vergleichen.
  Der Vorteil: Man kann von den Besten lernen, egal aus welcher Branche sie kommen.

Ein Benchmarking-Projekt läuft typischerweise in mehreren Phasen ab.
Dieser strukturierte Prozess stellt sicher, dass man am Ende auch wirklich aussagekräftige Ergebnisse erhält.

Zuerst muss klar sein, was genau unter die Lupe genommen werden soll.

Geht es um die Kosten für eine bestimmte Materialgruppe?

Oder um die Effizienz des gesamten Bestellprozesses?

Wichtig ist, sich auf strategisch relevante Bereiche zu konzentrieren, in denen ein hohes Verbesserungspotenzial vermutet wird.

Beispiel:
Ein Automobilzulieferer stellt fest, dass seine Ausgaben für indirektes Material (z.B. Büromaterial, Werkzeuge) sehr hoch sind.
Das Ziel ist, die Prozesskosten pro Bestellung zu senken.

Im nächsten Schritt geht es darum, die richtigen Vergleichspartner zu finden.
Das können Wettbewerber, Branchenführer oder auch Unternehmen aus ganz anderen Bereichen sein, die für ihre exzellenten Prozesse bekannt sind.

Das ist oft der kniffligste Teil. Wie kommt man an die Vergleichsdaten? Möglichkeiten sind:

• Öffentlich zugängliche Berichte und Studien
• Spezialisierte Beratungsunternehmen und Datenanbieter
• Netzwerke und Branchenverbände
• Direkter Austausch mit den Benchmarking-Partnern (sofern diese dazu bereit sind)

Wichtig ist, dass die Daten vergleichbar sind. Man muss also Äpfel mit Äpfeln vergleichen und nicht mit Birnen. 🍎
ACHTUNG beim Teilen von Daten - Geheimhaltungsvereinbarungen, DSGVO und sonstige Vorgaben einhalten.

Jetzt werden die eigenen Daten mit den Vergleichswerten (den Benchmarks) verglichen.
Wo gibt es Abweichungen? Und – ganz wichtig – warum gibt es diese Unterschiede?
Eine reine Zahlendifferenz hilft noch nicht weiter. Man muss die dahinterliegenden Prozesse und Methoden verstehen.

Beispiel:
Die Analyse zeigt, dass die Prozesskosten pro Bestellung beim Automobilzulieferer bei 80 Euro liegen, der Branchen-Benchmark aber bei 50 Euro. Der Grund: Ein komplizierter, papierbasierter Freigabeprozess mit mehreren Schleifen.

Die gewonnenen Erkenntnisse müssen nun in konkrete Maßnahmen übersetzt werden. Es werden neue Ziele definiert und ein Plan zur Umsetzung erstellt. Benchmarking ist dabei kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Die Erfolge müssen regelmäßig überprüft und die Prozesse weiter angepasst werden.

Beispiel:
Der Automobilzulieferer führt ein digitales Bestellsystem (E-Procurement) ein, das den Freigabeprozess automatisiert.
Nach sechs Monaten wird erneut gemessen: Die Prozesskosten sind auf 55 Euro gesunken.

Dass sich der Aufwand lohnt, belegen auch Studien.
Eine Untersuchung des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) zur Leistungsfähigkeit von Einkaufsabteilungen hat gezeigt, welches Potenzial in der Prozessoptimierung steckt. Während die besten Unternehmen ihre Bestellkosten pro Vorgang auf rund 50 Euro senken konnten, liegt der bundesweite Durchschnitt bei etwa 100 Euro. Bei mittelständischen Unternehmen ohne optimierte Prozesse können die Kosten sogar bei bis zu 300 Euro pro Bestellung liegen. Rechnet man das auf mehrere tausend Bestellungen pro Jahr hoch, ergibt sich ein Einsparpotenzial von hunderttausenden oder sogar Millionen von Euro – allein durch effizientere Prozesse.

Um vergleichbar zu sein, braucht man messbare Größen.

Diese sogenannten Key Performance Indicators (KPIs) sind das Herzstück jedes Benchmarkings.

Hier einige wichtige Beispiele:

• Einkaufspreisvarianz:
  Die Abweichung vom Standard- oder Marktpreis.
• Prozesskosten pro Bestellung:
  Alle Kosten, die von der Bedarfsanforderung bis zur Bezahlung der Rechnung anfallen.
• Lieferantenzuverlässigkeit:
  Misst, wie oft ein Lieferant pünktlich und in der richtigen Qualität liefert (z.B. in Prozent).
• Maverick Buying Quote:
  Der Anteil der Einkäufe, die an der Einkaufsabteilung "vorbeigeschmuggelt" werden.
  Eine hohe Quote deutet auf ineffiziente Prozesse hin.
• Einkaufsvolumen pro Einkäufer:
  Zeigt die Effizienz der Einkaufsabteilung an.

Benchmarking im B2B-Einkauf ist weit mehr als nur ein Zahlenvergleich.

Es ist ein strategisches Instrument, das Unternehmen hilft, ihre Position im Wettbewerb realistisch einzuschätzen, Schwachstellen aufzudecken und von den Besten zu lernen. In einer Welt mit steigendem Kostendruck und globalen Lieferketten ist es unverzichtbar, die eigene Leistung kontinuierlich zu hinterfragen und zu optimieren.

Unternehmen, die Benchmarking als festen Bestandteil ihrer Kultur etablieren, sichern sich nicht nur Kostenvorteile, sondern steigern auch ihre Effizienz und werden insgesamt wettbewerbsfähiger.

Der erste Schritt ist oft der schwerste, aber wer im Rennen um die besten Konditionen und Prozesse die Nase vorn haben will, kommt am Blick auf die "Rundenzeiten" der anderen nicht vorbei.

Weiterführende Links

• Haufe: Benchmarking-Kennzahlen
• Controlling-Portal: Benchmarking - Ziele, Prozess und Instrumente

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