Die entscheidenden KPIs im Einkauf: Fokus auf Relevanz

Stell dir vor, du fährst ein Auto ohne Tacho, Tank- oder Temperaturanzeige. Du wüsstest nie, wie schnell du bist, wann der Sprit ausgeht oder ob der Motor überhitzt. Ziemlich riskant, oder? Genau so fühlt es sich an, einen professionellen Einkauf ohne die richtigen Kennzahlen zu steuern. Im Geschäftsleben nennen wir diese Anzeigen "Key Performance Indicators" oder kurz KPIs. Sie sind das Cockpit für jeden Einkäufer und Manager.

Doch in der Flut an Daten ist es leicht, den Überblick zu verlieren.

Welche Zahlen sind wirklich wichtig und welche nur "nice to have"? In diesem Artikel bringen wir Licht ins Dunkel und zeigen dir, welche KPIs im professionellen Einkauf den Unterschied machen. Wir erklären einfach und verständlich, was hinter den Begriffen steckt und wie sie helfen, den Einkauf besser, schneller und günstiger zu machen.

Bevor wir tief in die Zahlen eintauchen, klären wir kurz den Unterschied zwischen einfachen Kennzahlen und echten KPIs. Eine Kennzahl ist im Grunde jeder messbare Wert, zum Beispiel die Anzahl der Bestellungen pro Monat.

Ein KPI (Schlüsselleistungsindikator) ist hingegen direkt mit einem strategischen Unternehmensziel verknüpft. Er zeigt an, wie erfolgreich du bei der Erreichung dieses Ziels bist.

Beispiel:

• Kennzahl: Anzahl der Lieferanten.
• KPI: Anteil des Einkaufsvolumens bei den Top 10 Lieferanten.

Das Ziel dahinter könnte sein, die Lieferantenbasis zu konsolidieren, um bessere Preise auszuhandeln und die Verwaltung zu vereinfachen. Der KPI misst also den Fortschritt auf dem Weg zu diesem Ziel. KPIs sind entscheidend, weil sie datengestützte Entscheidungen ermöglichen, Schwachstellen aufdecken und den Wertbeitrag des Einkaufs im Unternehmen sichtbar machen.

Im Einkauf dreht sich naturgemäß vieles ums Geld. Kosten zu senken ist eine der Hauptaufgaben.

Aber es geht nicht nur darum, den billigsten Preis zu finden.

Dies ist der Klassiker unter den Einkaufs-KPIs. Er misst, wie viel Geld der Einkauf durch geschickte Verhandlungen, die Bündelung von Bedarfen oder die Suche nach alternativen Lieferanten gespart hat.

Warum ist das wichtig?

Diese Zahl belegt direkt den finanziellen Beitrag des Einkaufs zum Unternehmenserfolg.

Beispiel: Ein Bauteil hat bisher 10 € gekostet. Durch eine Neuverhandlung mit dem Lieferanten kostet es jetzt nur noch 9,50 €. Bei einem Jahresbedarf von 100.000 Stück beträgt die Einsparung 50.000 €.

Der TCO-Ansatz betrachtet nicht nur den reinen Kaufpreis, sondern alle Kosten, die ein Produkt über seinen gesamten Lebenszyklus verursacht. Dazu gehören Anschaffungs-, Betriebs-, Wartungs- und Entsorgungskosten.

Warum ist das wichtig?

Das billigste Angebot ist nicht immer das wirtschaftlichste. Ein günstiger Drucker kann durch extrem teure Tintenpatronen zur Kostenfalle werden. TCO hilft, solche Fallen zu vermeiden.

Beispiel: Maschine A kostet 10.000 €, verbraucht aber viel Strom und muss oft gewartet werden. Maschine B kostet 12.000 €, ist aber energieeffizienter und robuster. Über drei Jahre gerechnet, könnte Maschine B durch die geringeren Betriebskosten die deutlich günstigere Wahl sein.

Diese Kennzahl misst, wie hoch der durchschnittliche administrative Aufwand für die Abwicklung einer einzelnen Bestellung ist – von der Anforderung bis zur Rechnungsprüfung.

Warum ist das wichtig?

Hohe Prozesskosten können Einsparungen zunichtemachen. Besonders bei günstigen C-Teilen (z.B. Schrauben, Büromaterial) können die Bestellkosten den Warenwert übersteigen. Ziel ist es, diesen Prozess so schlank und automatisiert wie möglich zu gestalten.

Ein guter Einkauf braucht zuverlässige Partner.

Die Leistung der Lieferanten hat direkten Einfluss auf die eigene Produktion und die Zufriedenheit der Endkunden.

Diese Kennzahl misst, wie pünktlich die Lieferanten liefern.

Oft wird sie als "OTIF" (On-Time, In-Full) erfasst, was bedeutet: Wurde die richtige Menge zur richtigen Zeit am richtigen Ort geliefert?

Warum ist das wichtig? Unpünktliche Lieferungen können die eigene Produktion lahmlegen und zu Lieferverzögerungen bei den eigenen Kunden führen.

Beispiel: Ein Fahrradhersteller wartet auf eine Lieferung von 500 Sätteln, die für den 10. Mai angekündigt war. Kommen die Sättel erst am 15. Mai, steht die Produktion der Fahrräder still.

Dieser KPI gibt an, wie viel Prozent der gelieferten Ware fehlerhaft war und reklamiert werden musste.

Warum ist das wichtig?

Eine hohe Fehlerquote verursacht enorme Kosten durch Nacharbeit, Produktionsausfälle und die Abwicklung der Reklamation. Sie ist ein klares Indiz für mangelnde Qualität beim Lieferanten.

Beispiel: Ein Smartphone-Produzent erhält 10.000 Akkus. Bei der Qualitätskontrolle stellt sich heraus, dass 200 davon defekt sind. Das entspricht einer Fehlerquote von 2 %.

Die Lieferzeit misst die Dauer von der Bestellung einer Ware bis zu ihrem Eintreffen im Lager.

Warum ist das wichtig?

Lange und vor allem schwankende Lieferzeiten machen die Planung schwierig und erfordern höhere Sicherheitsbestände im Lager, was wiederum Kapital bindet. Kürzere und verlässliche Lieferzeiten erhöhen die Flexibilität.

Nicht nur externe Partner, auch die internen Abläufe müssen reibungslos funktionieren.

Prozess-KPIs helfen dabei, Engpässe und Ineffizienzen zu identifizieren.

Diese Zeitspanne reicht von der Bedarfsanforderung (ein Mitarbeiter meldet, dass er etwas braucht) bis zum Abschluss der Bestellung.

Warum ist das wichtig?

Ein langer Zyklus bedeutet, dass das Unternehmen langsam und unflexibel ist. Mitarbeiter warten lange auf benötigtes Material, was die Produktivität bremst.

Beispiel: Ein Ingenieur benötigt ein spezielles Messgerät. Vom Ausfüllen des Antrags über die Genehmigung durch den Vorgesetzten, die Anfrage beim Einkauf bis zur finalen Bestellung vergehen drei Wochen. Das ist eine lange Beschaffungszykluszeit.

Diese Kennzahl misst den Anteil der Einkäufe, die an den offiziellen Einkaufsprozessen und -abteilungen vorbeigeschleust werden. Mitarbeiter bestellen also auf eigene Faust.

Warum ist das wichtig?

"Wilder Einkauf" verhindert, dass das Unternehmen Mengen bündeln und gute Konditionen aushandeln kann. Zudem gehen die Kontrolle über die Ausgaben und die Einhaltung von Standards (z.B. bei Qualität oder Nachhaltigkeit) verloren.

Beispiel: Die Marketingabteilung bestellt Werbematerial direkt bei einem Online-Druckshop, anstatt den vom Einkauf verhandelten Rahmenvertrag mit einem festen Partner zu nutzen. Dadurch ist der Preis pro Flyer am Ende 10 Cent höher.

Moderner Einkauf ist mehr als nur Kosten sparen. Er managt Risiken und übernimmt ökologische sowie soziale Verantwortung.

Hier wird gemessen, wie nachhaltig der Einkauf agiert. Beispiele sind der Anteil des Einkaufsvolumens bei Lieferanten mit Nachhaltigkeitszertifikat oder die CO₂-Bilanz der eingekauften Waren.

Warum ist das wichtig?

Kunden, Investoren und der Gesetzgeber fordern zunehmend nachhaltige Lieferketten.

Der Einkauf spielt eine Schlüsselrolle bei der Umsetzung dieser Anforderungen.

Diese Kennzahlen bewerten das Risiko in der Lieferkette. Ein Beispiel ist der Anteil des Einkaufsvolumens, der von einem einzigen Lieferanten abhängt ("Single Sourcing").

Warum ist das wichtig?

Fällt ein Hauptlieferant aus (z.B. durch Insolvenz, Naturkatastrophen oder politische Krisen), kann dies die gesamte Produktion gefährden. Eine Risikobewertung hilft, rechtzeitig Alternativen aufzubauen.

Die Welt der Einkaufs-KPIs ist riesig. Der Schlüssel zum Erfolg liegt jedoch nicht darin, Dutzende von Kennzahlen zu erheben, sondern die wenigen auszuwählen, die wirklich zu den strategischen Zielen deines Unternehmens passen. Fange klein an, definiere klare Ziele und nutze die gewonnenen Daten, um fundierte Entscheidungen zu treffen und deine Prozesse kontinuierlich zu verbessern. KPIs sind kein Selbstzweck, sondern ein mächtiges Werkzeug, um den Einkauf vom reinen "Bestellbüro" zum strategischen Wertschöpfer im Unternehmen zu entwickeln.

Und nun zu dir:
Welche Kennzahl hältst du in deinem Bereich für absolut unverzichtbar und warum? Teile deine Gedanken in den Kommentaren!

Weiterführende Links

• Die Top 10 der Kennzahlen und KPIs im Einkauf - Beschaffung aktuell
• Die wichtigsten KPIs für den Einkauf - Haufe X360
• Beschaffung Kennzahlen: Die wichtigsten Kennzahlen und KPIs im Einkauf - simple system

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Mein Name ist Claus Angerhofer - seit 30 Jahren im Dienste der Industrie als Experte für Technologie und Einkauf