Augmented Procurement: Effizienz neu gedacht im Einkauf

Stell dir vor, dein Einkaufsteam müsste sich nicht mehr stundenlang durch Tabellen wühlen, manuelle Bestellungen auslösen oder repetitive Anfragen bearbeiten. Stattdessen konzentrieren sich deine Fachexperten auf das, was sie am besten können: strategisch verhandeln, Lieferantenbeziehungen pflegen und innovative Lösungen für das Unternehmen finden.

Klingt nach Zukunftsmusik? Willkommen in der Welt des Augmented Procurement, in der Künstliche Intelligenz (KI) den Einkauf nicht ersetzt, sondern ihm Superkräfte verleiht. 🦸‍♂️

Der Begriff klingt vielleicht kompliziert, die Idee dahinter ist aber ganz einfach. "Augmented" bedeutet "erweitert" oder "verstärkt". Augmented Procurement ist also kein vollautomatisierter Einkauf, bei dem der Mensch überflüssig wird.

Im Gegenteil: Es geht darum, menschliche Fähigkeiten mit den Stärken von KI zu kombinieren.

Denk an einen erfahrenen Einkäufer. Er hat ein super Bauchgefühl, kennt den Markt und ist ein Profi in Verhandlungen.

Dieses menschliche Talent bleibt das Herzstück. Die KI kommt als intelligenter Assistent hinzu, der die mühsamen, zeitaufwendigen und datenintensiven Aufgaben übernimmt. Sie analysiert riesige Datenmengen in Sekunden, erkennt Muster und gibt Empfehlungen. Der Mensch trifft am Ende die finale, strategische Entscheidung – aber eben auf einer viel besseren Informationsgrundlage.

Kurz gesagt: Mensch + KI = ein unschlagbares Team im Einkauf.

Die Welt wird immer komplexer, und der Einkauf spürt das deutlich. Lieferketten sind global und fragil, die Märkte verändern sich rasant und der Druck, Kosten zu sparen und gleichzeitig nachhaltig zu handeln, wächst.

Menschliche Teams allein können diese Flut an Informationen und Anforderungen kaum noch bewältigen.

Typische Probleme im traditionellen Einkauf sind:

• Zeitfressende Routineaufgaben:
  Manuelle Dateneingabe, das Bearbeiten von Bestellungen oder das Vergleichen von Angeboten binden wertvolle Zeit.
  
• Fehlende Transparenz:
  Ausgaben sind oft über verschiedene Systeme verteilt, was einen Gesamtüberblick erschwert und Einsparpotenziale verbirgt.
  
• Reaktives statt aktives Handeln:
  Risiken in der Lieferkette werden oft erst erkannt, wenn es schon zu spät ist.
  Für strategische Marktanalysen fehlt schlicht die Zeit.
  
• Entscheidungen aus dem Bauch heraus:
  Ohne eine solide Datenbasis basieren viele Entscheidungen auf Erfahrungen, die in einem sich schnell wandelnden Markt nicht immer verlässlich sind.

Genau hier setzt Augmented Procurement an und verwandelt diese Schwachstellen in Stärken.

Die Anwendungsfelder von KI im Einkauf sind vielfältig und reichen von einfachen Automatisierungen bis hin zu komplexen strategischen Analysen.
Hier sind einige greifbare Beispiele, die zeigen, wie die "Erweiterung" des Einkaufs funktioniert:

Statt wochenlanger manueller Auswertungen kann eine KI alle Ausgabendaten des Unternehmens in Echtzeit analysieren.
Sie erkennt automatisch, wo zu viel für die gleichen Produkte bezahlt wird (Maverick Buying), schlägt vor, bei welchen Lieferanten man durch Bündelung bessere Preise erzielen könnte und identifiziert versteckte Einsparpotenziale.

Beispiel:
Eine KI stellt fest, dass drei verschiedene Abteilungen Büromaterial beim selben Anbieter zu unterschiedlichen Preisen kaufen.
Sie schlägt vor, die Bestellungen zu bündeln und einen Rahmenvertrag mit besseren Konditionen auszuhandeln.

Die Suche, Bewertung und das Onboarding neuer Lieferanten sind oft langwierige Prozesse. KI-Systeme können automatisch den Markt nach passenden Anbietern durchsuchen und diese anhand vordefinierter Kriterien (z.B. Preis, Lieferzuverlässigkeit, Nachhaltigkeitszertifikate) bewerten. Sie überwachen auch kontinuierlich die Leistung bestehender Lieferanten und warnen aktiv bei Risiken, etwa bei drohender Insolvenz oder negativen Nachrichten.

Beispiel:
Ein wichtiger Lieferant gerät in finanzielle Schwierigkeiten. Die KI analysiert Nachrichtenquellen und Finanzdaten und schlägt dem Einkäufer sofort Alarm, sodass dieser rechtzeitig alternative Lieferanten suchen kann.

Besonders bei standardisierten Gütern oder Dienstleistungen (dem sogenannten "Tail Spend") kann KI den gesamten Prozess von der Bestellanforderung bis zur Bezahlung automatisieren. Mitarbeiter können ihre Bedarfe über einen einfachen Chatbot anmelden, der die Anfrage versteht und im Hintergrund die Bestellung auslöst. Der Einkäufer muss nur noch bei Ausnahmen eingreifen.

Beispiel:
Ein Mitarbeiter schreibt in einen Chat: "Ich brauche 10 neue Bürostühle für mein Team." Der KI-Assistent prüft den internen Katalog, findet das passende Modell, holt die Genehmigung ein und löst die Bestellung beim freigegebenen Lieferanten aus.

Generative KI kann komplexe Verhandlungsszenarien simulieren und datenbasierte Argumente für Preisverhandlungen liefern.

Sie analysiert Marktdaten, historische Preise und die Abhängigkeit von einem Lieferanten, um dem Einkäufer die bestmögliche Verhandlungsposition zu verschaffen.

Beispiel:

Vor einer wichtigen Vertragsverhandlung liefert die KI dem Einkäufer eine Übersicht über die aktuellen Rohstoffpreise, die Preisentwicklung der letzten Jahre und die Preise, die Wettbewerber zahlen. So geht der Einkäufer perfekt vorbereitet ins Gespräch.

Die "Erweiterung" des Einkaufs durch KI bringt handfeste Vorteile mit sich, die weit über reine Zeitersparnis hinausgehen.

• Massive Effizienzsteigerung:
  Routineaufgaben werden automatisiert, wodurch sich die Mitarbeiter auf strategische Tätigkeiten konzentrieren können.
  
  
• Erhebliche Kosteneinsparungen:
  Durch bessere Transparenz, optimierte Verhandlungen und die Bündelung von Bedarfen werden Kosten gesenkt.
  
  
• Bessere, datenbasierte Entscheidungen:
  Strategische Weichenstellungen basieren nicht mehr nur auf Bauchgefühl, sondern auf fundierten Analysen.
  
  
• Minimierung von Risiken:
  Potenzielle Störungen in der Lieferkette werden frühzeitig erkannt, was die Versorgungssicherheit erhöht.
  
  
• Mehr Mitarbeiterzufriedenheit:
  Indem lästige und repetitive Aufgaben wegfallen, wird die Arbeit im Einkauf strategischer, anspruchsvoller und damit auch interessanter.

Eine Studie des IBM Institute for Business Value unterstreicht diese Potenziale mit beeindruckenden Zahlen.

Unternehmen, die KI im Einkauf einsetzen, berichten von Prozess-Kostensenkungen zwischen 40 % und 70 % innerhalb von sechs Monaten. Zudem konnte die Zeit für die Einarbeitung neuer Lieferanten um das Zehnfache beschleunigt und der Zeitaufwand für Preisananalysen von zwei Tagen auf nur zehn Minuten reduziert werden (Quelle: IBM Institute for Business Value, "Smart procurement made smarter").

Die Einführung von Augmented Procurement muss kein riesiges, unüberschaubares Projekt sein. Ein schrittweises Vorgehen ist oft der beste Weg zum Erfolg:

1. Klein anfangen:
   Starten Sie mit einem klar definierten Problembereich. Gut geeignet sind Prozesse, die sehr repetitiv sind oder bei denen viele Daten anfallen, z.B. die Analyse von Ausgaben oder die Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
   
   
2. Datenqualität sicherstellen:
   KI ist nur so gut wie die Daten, mit denen sie arbeitet. Sorgen Sie für eine saubere und zugängliche Datenbasis.
   
   
3. Mitarbeiter mitnehmen:
   Der Erfolg von KI hängt entscheidend von der Akzeptanz im Team ab. Kommunizieren Sie klar, dass die Technologie die Mitarbeiter unterstützen und nicht ersetzen soll. Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit den neuen Werkzeugen.
   
   
4. Die richtige Technologie wählen:
   Es muss nicht immer die große Komplettlösung sein. Oft gibt es bereits in bestehenden Systemen (wie SAP) integrierte KI-Funktionen, oder es lassen sich spezialisierte Tools für einzelne Aufgaben andocken.

Augmented Procurement ist keine ferne Vision, sondern bereits heute eine reale Möglichkeit, den Einkauf auf ein neues Level zu heben. Es geht nicht darum, den Menschen abzuschaffen, sondern ihn von administrativen Lasten zu befreien und ihm die Werkzeuge an die Hand zu geben, um intelligentere, schnellere und strategischere Entscheidungen zu treffen.

Unternehmen, die diesen Wandel aktiv gestalten, sichern sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Sie schaffen nicht nur effizientere Prozesse und sparen Kosten, sondern positionieren ihren Einkauf als strategischen Partner, der aktiv zum Unternehmenserfolg beiträgt. Die Zukunft gehört dem Einkäufer, der die Power von Daten und KI zu seinem Vorteil zu nutzen weiß.

Weiterführende Links

• KI im Einkauf, SCM und Logistik: Eine gute Übersichtsseite des BME zum Thema.
• KI im Einkauf: Ein umfassender Leitfaden: Ein detaillierter Artikel von SAP, der verschiedene Aspekte und Anwendungsfälle von KI in der Beschaffung beleuchtet.
• KI im Einkauf erfolgreich nutzen – Ihr Leitfaden zum Einstieg: Ein praxisorientierter Blogbeitrag, der konkrete Schritte für die Implementierung von KI im Einkauf aufzeigt.

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