Effizient SaaS kaufen: Ihr Leitfaden für smarte Investitionen

Software-as-a-Service (SaaS) – was wie ein komplizierter technischer Begriff klingt, ist eigentlich ganz einfach. Stell dir vor, du mietest eine Software, anstatt sie zu kaufen. Du zahlst eine monatliche oder jährliche Gebühr und kannst das Programm über das Internet nutzen. Genau das ist SaaS. Unternehmen lieben dieses Modell, weil es flexibel ist und man nicht auf einen Schlag viel Geld für Lizenzen ausgeben muss.

Doch bei der großen Auswahl an Anbietern für fast jeden Zweck – von Projektmanagement bis Kundenbetreuung – kann man schnell den Überblick verlieren. Einen neuen Dienst einfach mal so „aus dem Bauch heraus“ zu buchen, kann teuer werden und zu Problemen führen. Deshalb ist ein planvoller Einkauf, auch "SaaS Procurement" genannt, extrem wichtig.

Dieser Leitfaden zeigt dir Schritt für Schritt, wie du die richtige Software für dein Unternehmen findest, teure Fehler vermeidest und am Ende eine smarte Entscheidung triffst.

Bevor du dich auf die Suche nach einer Software machst, musst du genau wissen, was sie können soll. Das ist der wichtigste Schritt von allen. Stell es dir vor wie beim Einkaufen im Supermarkt: Ohne Einkaufszettel vergisst man die Hälfte und kauft Dinge, die man gar nicht braucht.

So gehst du vor:

• Sammle die Wünsche deines Teams:
  Sprich mit den Leuten, die die Software später nutzen sollen.
  Was sind ihre täglichen Aufgaben?
  Wo hakt es im Arbeitsablauf?
  Welche Funktionen würden ihre Arbeit erleichtern?
  
  
• Erstelle eine "Muss-haben" und "Schön-wäre-es" Liste:
  Unterscheide zwischen Funktionen, die absolut unverzichtbar sind, und solchen, die praktisch wären, aber nicht zwingend notwendig.
  Das hilft dir später, Angebote besser zu vergleichen.
  
  
• Denke an die Technik:
  Muss die neue Software mit anderen Programmen zusammenarbeiten, die ihr bereits nutzt?
  Gibt es bestimmte technische Voraussetzungen, zum Beispiel bei der Datensicherheit?

Beispiel: Ein Team für Kundenbetreuung sucht eine neue Software.

* Muss-haben: E-Mails verwalten, Kundenanfragen als "Tickets" anlegen, eine Wissensdatenbank für häufige Fragen.

* Schön-wäre-es: Eine Chat-Funktion für die Webseite, automatische Antworten auf einfache Anfragen.

Jetzt, wo du deine Einkaufsliste hast, beginnt die Recherche. Ziel ist es, eine kleine Auswahl an Anbietern zu finden, die gut zu deinen Anforderungen passen.

Tipps für die Recherche:

• Nutze Vergleichsportale:
  Webseiten wie Capterra, G2 oder OMR Reviews bieten detaillierte Vergleiche und Nutzerbewertungen.
  
  
• Frage nach Empfehlungen:
  Erkundige dich bei Kollegen in anderen Unternehmen, welche Tools sie nutzen und welche Erfahrungen sie gemacht haben.
  
  
• Fordere Demos an:
  Fast jeder Anbieter bietet eine kostenlose Testversion oder eine persönliche Vorführung an.
  Nutze diese Chance, um die Software selbst auszuprobieren und Fragen zu stellen.

Erstelle eine übersichtliche Tabelle, in der du die Anbieter anhand deiner Kriterien vergleichst. Berücksichtige dabei nicht nur die Funktionen, sondern auch den Preis, die Benutzerfreundlichkeit und den Kundenservice.

Wenn du Unternehmensdaten in einer Cloud-Software speicherst, ist Sicherheit das A und O. Ein Datenleck kann nicht nur teuer werden, sondern auch das Vertrauen deiner Kunden zerstören. Daher ist eine sorgfältige Prüfung unerlässlich.

Wichtige Fragen zur Sicherheit:

• Wo werden die Daten gespeichert?
  Werden die Daten innerhalb der EU gespeichert?
  Das ist wichtig wegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
  
  
• Welche Sicherheitszertifikate hat der Anbieter?
  Achte auf anerkannte Standards wie ISO 27001.
  
  
• Wie sind die Daten verschlüsselt?
  Sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung sollten die Daten geschützt sein.
  
  
• Wer hat Zugriff auf die Daten?
  Kläre genau, welche Zugriffsrechte es gibt und wie diese verwaltet werden.

Eine detaillierte Sicherheitscheckliste hilft dabei, die Spreu vom Weizen zu trennen und sicherzustellen, dass deine Daten in guten Händen sind.

Du hast deinen Favoriten gefunden? Super! Jetzt geht es an die Vertragsverhandlungen. Lass dich nicht unter Druck setzen und lies das Kleingedruckte genau.

Worauf du bei Verhandlungen achten solltest:

• Preismodelle verstehen:
  Viele Anbieter haben flexible Preise, die von der Nutzerzahl oder dem Funktionsumfang abhängen.
  Wähle das Modell, das am besten zu deinem Wachstum passt.
  
  
• Versteckte Kosten aufdecken:
  Frage gezielt nach zusätzlichen Kosten für die Einrichtung, Schulungen, Speicherplatz oder Support.
  
  
• Service Level Agreements (SLAs):
  Hier wird festgelegt, welche Leistung der Anbieter garantiert, zum Beispiel wie schnell das System bei einem Ausfall wieder verfügbar ist.
  
  
• Preisanpassungen bei Verlängerung: 
  Verhandle eine Obergrenze für Preiserhöhungen bei zukünftigen Vertragsverlängerungen, um böse Überraschungen zu vermeiden.
  
  
• Ausstiegsklauseln (Exit-Strategie):
  Was passiert mit deinen Daten, wenn du den Vertrag kündigst? Stelle sicher, dass du deine Daten einfach und ohne zusätzliche Kosten exportieren kannst.

Gute Verhandlungen sparen nicht nur Geld, sondern sorgen auch für eine faire und langfristige Partnerschaft.

Die beste Software nützt nichts, wenn niemand sie richtig bedienen kann.

Eine gute Planung der Einführung (Implementierung) ist entscheidend für den Erfolg.

Schritte für eine erfolgreiche Einführung:

1. Stelle ein Projektteam zusammen:
   Benenne klare Verantwortliche für die Einführung.
   
   
2. Erstelle einen Zeitplan:
   Lege fest, welche Schritte bis wann erledigt sein müssen.
   Das reicht von der Datenübertragung aus alten Systemen bis zur Schulung der Mitarbeiter.
   
   
3. Schule dein Team:
   Sorge dafür, dass alle Nutzer gut geschult werden.
   Biete Workshops an und stelle Anleitungen zur Verfügung.
   
   
4. Kommuniziere offen:
   Erkläre deinem Team die Vorteile der neuen Software und beantworte alle Fragen.
   Das schafft Akzeptanz und Motivation.

Eine gut geplante Einführung sorgt dafür, dass die neue Software schnell zu einem wertvollen Werkzeug im Arbeitsalltag wird.

Der Einkauf von SaaS ist mehr als nur ein schneller Online-Kauf. Es ist eine strategische Entscheidung, die gut überlegt sein will. 
Indem du einen strukturierten Prozess befolgst – von der Bedarfsanalyse über die Marktrecherche und Sicherheitsprüfung bis hin zu Vertragsverhandlungen und einer sauberen Implementierung 
– stellst du sicher, dass du eine smarte Investition tätigst. Du sparst nicht nur Geld und vermeidest Risiken, sondern findest auch eine Lösung, die dein Unternehmen wirklich voranbringt.

Welche Erfahrungen habt ihr beim Einkauf von Software gemacht? Worauf achtet ihr besonders? Schreibt es uns in die Kommentare!

Weiterführende Links:

Checkliste SaaS Implementierung (ClickUp)

Mein Name ist Claus Angerhofer - ich bin Experte für Technologie, Einkauf und B2B Preisverhandlungen