Peer Reviews: Wie der Blick von aussen die Einkaufsstrategie zukunftssicher macht

Stell dir vor, du möchtest dir ein neues, teures Mountainbike kaufen. Du hast wochenlang im Internet recherchiert, Testberichte gelesen und bist dir absolut sicher, welches Modell das beste für dich ist. Kurz vor dem Kauf triffst du einen guten Freund, der seit Jahren leidenschaftlich Mountainbike fährt. Du zeigst ihm deine Auswahl. Er blickt kurz darauf und sagt: „Das Rad ist super, aber für die Strecken, die du fahren willst, sind die Reifen viel zu dünn. Und der Sattel wird dir nach einer Stunde wehtun.“

Plötzlich merkst du:

Du warst so tief in deiner eigenen Recherche gefangen, dass du den Blick für das Wesentliche verloren hast.

Genau diese Hilfe zur Selbsthilfe ist der Kern eines sogenannten Peer Reviews.

Was bei privaten Einkäufen im Kleinen funktioniert, ist für große Unternehmen im Großen überlebenswichtig.

In diesem Artikel erklären wir dir ganz einfach, wie ein Peer Review der Einkaufsstrategie funktioniert, warum es Unternehmen vor teuren Fehlern schützt und wie man es erfolgreich durchführt. 🎯

Bevor wir uns den „Blick von außen“ anschauen, müssen wir kurz klären, was der Einkauf in einem Unternehmen überhaupt macht. Der Einkauf ist nicht einfach nur dafür da, Kugelschreiber oder Druckerpapier zu bestellen. In modernen Unternehmen ist der Einkauf ein echter Zukunftsgestalter.

Die Einkaufsstrategie legt fest:

• Woher das Unternehmen seine Rohstoffe, Bauteile oder Dienstleistungen bekommt (z.B. aus der Region oder weltweit).
• Wie Risiken (wie Lieferengpässe oder Krisen) vermieden werden.
• Wie viel Geld ausgegeben werden darf, um trotzdem gewinnbringend zu arbeiten.
• Wie nachhaltig die eingekauften Produkte sind (Stichwort: Umweltschutz und faire Arbeitsbedingungen).

Wenn diese Strategie Fehler hat, kann das im schlimmsten Fall dazu führen, dass die Produktion stillsteht oder das Unternehmen viel zu viel Geld ausgibt.

Das Wort „Peer“ kommt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie „Gleichgestellter“ oder „Kollege“.

Ein „Review“ ist eine Überprüfung oder Bewertung.

Ein Peer Review ist also eine Methode, bei der Experten aus der gleichen Branche oder aus anderen Abteilungen die Strategie des Einkaufs genau unter die Lupe nehmen.

Das Wichtigste dabei: Es ist keine harte Prüfung oder Kontrolle durch einen strengen Chef (das wäre ein Audit).

Es ist vielmehr ein freundschaftliches, aber professionelles Feedbackgespräch unter Experten auf Augenhöhe.

Die Prüfer (die „Peers“) wollen dem Einkaufsteam nicht schaden. Sie wollen helfen, blinde Flecken zu entdecken.

Denn wer monatelang an einer Strategie arbeitet, wird irgendwann „betriebsblind“.

Man sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr.

Die Welt dreht sich heute schneller als je zuvor. Lieferketten brechen durch Krisen zusammen, Rohstoffpreise schwanken stark und neue Gesetze fordern immer mehr Nachhaltigkeit im Einkauf. Eine Einkaufsstrategie, die vor drei Jahren noch perfekt war, kann heute schon völlig veraltet sein.

Dazu passt eine konkrete Zahl aus der Praxis: Laut der bekannten Studie Deloitte Global Chief Procurement Officer Survey 2023 gaben 73 % der befragten Einkaufsleiter an, dass die Bewältigung von Lieferketten-Risiken und die Erhöhung der Widerstandsfähigkeit (Resilienz) ihre absolute Top-Priorität ist. Gleichzeitig fühlen sich jedoch viele unsicher, ob ihre aktuellen Strategien dafür ausreichen (Quelle: Deloitte).

Genau hier setzt das Peer Review an. Es prüft, ob die Strategie den modernen Anforderungen standhalten kann.

Ein Peer Review ist kein spontanes Kaffeetrinken, sondern folgt einem klaren, strukturierten Ablauf.

So sieht der Prozess in der Praxis aus:

Bevor die externen Experten kommen, muss das Einkaufsteam alle wichtigen Unterlagen zusammenstellen. Dazu gehören die aktuelle Einkaufsstrategie, Verträge mit den wichtigsten Lieferanten, Daten zu den Kosten und die Ziele für die nächsten Jahre.

Wer soll die Strategie bewerten? Das können erfahrene Einkäufer aus anderen Abteilungen des eigenen Unternehmens sein.

Noch besser sind jedoch externe Experten – zum Beispiel Einkaufsleiter aus anderen, nicht direkt konkurrierenden Branchen oder spezialisierte Berater. Sie bringen frischen Wind und neue Ideen mit.

In einem meist zweitägigen Workshop stellt das Einkaufsteam seine Strategie vor.

Die Peers hören zu, stellen kritische Fragen und suchen nach Schwachstellen.

Frage der Peers:
„Ihr bezieht 90 % eures Stahls von einem einzigen Lieferanten in Asien. Was passiert, wenn dort der Hafen gesperrt wird?“

Ziel: Es geht nicht darum, Schuldige zu finden, sondern Risiken aufzudecken.

Am Ende schreiben die Peers einen Bericht.

Darin loben sie, was bereits gut läuft, und zeigen konkrete Verbesserungsvorschläge auf.

Das Einkaufsteam nutzt diesen Bericht, um die Strategie anzupassen und zukunftssicher zu machen.

Um das Ganze greifbarer zu machen, schauen wir uns ein fiktives, aber sehr realistisches Beispiel an.

Die Müller Maschinenbau GmbH baut große Erntemaschinen. Der Einkauf des Unternehmens hat eine neue Strategie entwickelt: Um Kosten zu sparen, wollen sie alle elektronischen Bauteile nur noch bei einem extrem günstigen Anbieter in Osteuropa bestellen. Das klingt auf dem Papier nach einer super Sparmaßnahme.

Bei einem Peer Review schaut sich ein erfahrener Einkaufsleiter eines Automobilherstellers (der Peer) diese Strategie an.

Er gibt folgenden Hinweis:

 „Der Anbieter ist zwar günstig, aber er nutzt veraltete Technologien. In zwei Jahren werdet ihr eure Maschinen digitalisieren müssen. Dieser Lieferant wird euch die passenden Teile dafür nicht liefern können. Ihr spart jetzt kurzfristig Geld, blockiert aber eure Zukunft.“

Dank dieses Hinweises ändert die Müller GmbH ihre Strategie. Sie sucht sich stattdessen einen Partner, der zwar minimal teurer ist, aber bereits an der Technologie von morgen arbeitet. Das Peer Review hat das Unternehmen vor einer strategischen Sackgasse gerettet!

Warum sollten Unternehmen diesen Aufwand betreiben? Die Vorteile sind riesig:

• Vermeidung von Betriebsblindheit:
  Neue Perspektiven bringen neue Ideen.
  
  
• Risiko-Minimierung:
  Schwachstellen in den Lieferketten werden entdeckt, bevor ein Schaden entsteht.
  
  
• Lernen von den Besten:
  Die Peers bringen Best-Practice-Methoden (also bewährte Erfolgsrezepte) aus anderen Branchen mit.
  
  
• Höhere Akzeptanz:
  Wenn eine Strategie von unabhängigen Experten geprüft und für gut befunden wurde, lässt sie sich intern viel leichter gegenüber der Geschäftsführung durchsetzen.

Wenn ein Unternehmen ein Peer Review durchführen möchte, sollten folgende Punkte beachtet werden:

1. Offenheit statt Verteidigung:
   Das Einkaufsteam darf Kritik nicht als persönlichen Angriff werten. Nur wer Fehler zugibt, kann sich verbessern.
   
   
2. Keine Angst vor Geheimnissen:
   Natürlich müssen sensible Daten geschützt werden. Dafür gibt es Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs).
   Aber innerhalb dieses Rahmens muss absolute Ehrlichkeit herrschen.
   
   
3. Regelmäßigkeit:
   Ein Peer Review ist keine einmalige Sache. Es sollte idealerweise alle zwei bis drei Jahre durchgeführt werden, um die Strategie immer wieder an die sich verändernde Welt anzupassen.

Ein Peer Review der Einkaufsstrategie ist wie ein regelmäßiger Fitness-Check für das Unternehmen. Es sorgt dafür, dass der Einkauf nicht nur im Hier und Jetzt funktioniert, sondern auch für die Herausforderungen von morgen gerüstet ist. Der Blick von außen hilft dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen, Kosten klug zu senken und neue, innovative Wege zu gehen. Wer den Mut hat, sich dem Urteil von Kollegen und Experten zu stellen, wird am Ende mit einer krisenfesten und zukunftssicheren Strategie belohnt.

Weiterführende Links

• McKinsey & Company – Next-generation procurement insights

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