Der perfekte B2B Messebesuch: Ihre Checkliste für Planung und Erfolg

Messen sind im B2B-Bereich auch im digitalen Zeitalter ein zentrales Instrument, um neue Lieferanten zu finden, bestehende Kontakte zu pflegen und sich über die neuesten Branchentrends zu informieren. Doch ein Messebesuch ohne sorgfältige Planung ist oft wie eine Reise ohne Landkarte: Man kommt vielleicht irgendwo an, aber selten am gewünschten Ziel.

Für B2B-Einkäufer ist Zeit Geld. Deshalb ist eine strukturierte Vorbereitung das A und O, um den Messebesuch so effizient und gewinnbringend wie möglich zu gestalten. Dieser Artikel dient Ihnen als detaillierter Leitfaden und Checkliste, um Ihren nächsten Messebesuch von der Planung bis zur Nachbereitung zum vollen Erfolg zu führen.

Eine gute Vorbereitung beginnt nicht erst eine Woche vor der Messe, sondern oft schon Monate im Voraus.

Je früher Sie mit der Planung starten, desto stressfreier und zielgerichteter wird Ihr Besuch.

Bevor Sie auch nur ein Ticket buchen, sollten Sie sich klarmachen, was Sie mit dem Messebesuch bezwecken.

Ohne klare Ziele laufen Sie Gefahr, sich in den riesigen Messehallen zu verlieren.

Mögliche Ziele für einen B2B-Einkäufer könnten sein:

• Marktüberblick gewinnen:
  Welche neuen Technologien und Trends gibt es?
  
• Neue Lieferanten finden:
  Gezielt nach Partnern für ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung suchen.
  
• Bestehende Kontakte pflegen:
  Persönliche Gespräche mit aktuellen Lieferanten führen, um die Partnerschaft zu stärken.
  
• Preise und Konditionen vergleichen:
  Angebote für ein konkretes Projekt einholen.
  
• Wettbewerbsanalyse:
  Sehen, was die Konkurrenz macht und welche neuen Produkte sie anbietet.

Tipp: Formulieren Sie Ihre Ziele so konkret wie möglich. Statt "neue Lieferanten treffen" lieber "mindestens drei potenzielle Lieferanten für Produkt X identifizieren und erste Konditionen anfragen".

Nicht jede Messe ist für jeden Einkäufer relevant.

Prüfen Sie genau, welche Veranstaltung am besten zu Ihren Zielen und Ihrer Branche passt.

Achten Sie dabei auf:

• Ausstellerverzeichnis:
  Sind die für Sie wichtigen Unternehmen vertreten?
  
  
• Themenschwerpunkte:
  Passen die Fokusthemen der Messe zu Ihrem Informationsbedarf?
  
  
• Besucherstruktur:
  Entspricht das Publikum Ihrer Zielgruppe für Networking?
  
  
• Rahmenprogramm:
  Gibt es interessante Vorträge, Workshops oder Podiumsdiskussionen?

Sobald die Entscheidung für eine Messe gefallen ist, geht es an die konkrete Planung:

1. Termine vereinbaren:
   Vereinbaren Sie bereits Wochen im Voraus feste Gesprächstermine mit den für Sie relevanten Ausstellern.
   Professionelle Messebesucher haben oft einen vollgepackten Kalender.
   Spontane Besuche an wichtigen Ständen enden oft in langen Wartezeiten.
   
2. Reise und Unterkunft buchen:
   Frühzeitiges Buchen von Hotel und Anreise spart nicht nur Geld, sondern auch Nerven.
   
3. Routenplanung auf dem Messegelände:
   Laden Sie sich den Hallenplan herunter und markieren Sie die Stände Ihrer Termine.
   Planen Sie eine logische Route, um unnötige Wege zu vermeiden.

Eine Studie des AUMA (Verband der deutschen Messewirtschaft) belegt die Wichtigkeit der Vorbereitung:

Für 83 % der ausstellenden deutschen Unternehmen sind Messen im Marketing-Mix essenziell, da der persönliche Kontakt eine entscheidende Rolle spielt. Gut vorbereitete Besucher tragen maßgeblich zu diesem Erfolg bei.

Der Messetag selbst ist oft hektisch und anstrengend.

Mit der richtigen Strategie behalten Sie den Überblick und nutzen Ihre Zeit optimal.
Mein Profitipp: Genug Wasser trinken und leichtes Essen konsumieren.

Halten Sie sich an Ihren Terminplan, aber bleiben Sie offen für neue Entdeckungen.

Manchmal sind es die unerwarteten Gespräche, die die wertvollsten Impulse liefern.

Planen Sie Pufferzeiten zwischen Ihren Terminen ein, um spontan interessante Stände besuchen oder ein Gespräch vertiefen zu können.

Im Gespräch mit potenziellen Lieferanten geht es darum, schnell die relevanten Informationen zu erhalten.

Seien Sie vorbereitet:

• Stellen Sie gezielte Fragen:
  Was unterscheidet Ihr Produkt von der Konkurrenz? Welche Referenzkunden haben Sie?
  Wie sehen Ihre Lieferzeiten und Kapazitäten aus?
  Ich habe keine Scheu mich von KI Systemen zu Fragen unterstützen zu lassen.
  
• Dokumentieren Sie alles:
  Machen Sie sich Notizen zu jedem Gespräch. Eine gute Methode ist die Nutzung von Visitenkarten, auf denen Sie die wichtigsten Punkte und nächsten Schritte notieren.
  Digitale Tools und Apps zur Leaderfassung können hier ebenfalls eine große Hilfe sein.
  
• Visitenkarten austauschen:
  Der Klassiker ist immer noch unverzichtbar. Achten Sie darauf, genügend eigene Karten dabeizuhaben.

Tipp:
Tragen Sie bequemes Schuhwerk! Ein Messetag bedeutet oft viele Kilometer zu Fuß.
Es ist meistens warm und Sie haben einiges zu tragen - brauchen Sie Sakko und Krawatte?
Eine Powerbank für das Smartphone ist Gold wert.

Die Arbeit endet nicht mit dem Schließen der Messetore.

Tatsächlich ist die Nachbereitung der entscheidende Schritt, um den Messebesuch in einen messbaren Erfolg zu verwandeln.

Viele Potenziale gehen verloren, weil diese Phase vernachlässigt wird.

Kontaktieren Sie Ihre wichtigsten Gesprächspartner innerhalb von 48 Stunden nach dem Gespräch.

Eine persönliche E-Mail, in der Sie sich für das Gespräch bedanken und auf die besprochenen Punkte Bezug nehmen,
zeigt Professionalität und ernsthaftes Interesse.

Gehen Sie Ihre Notizen und die gesammelten Visitenkarten systematisch durch:

1. Kontakte kategorisieren:
   Teilen Sie die geknüpften Kontakte nach Priorität ein (z. B. A, B, C). A-Kontakte sind am wichtigsten und sollten sofort weiterverfolgt werden.
   
2. Informationen weiterleiten:
   Leiten Sie relevante Informationen und Broschüren an die zuständigen Kollegen in Ihrem Unternehmen weiter.
   
3. Vereinbarungen einhalten:
   Versenden Sie angefragte Informationen, Angebote oder Unterlagen so schnell wie möglich.
   Verbindlichkeit schafft Vertrauen.

Studien zeigen, dass der durchschnittliche Return on Investment (ROI) bei B2B-Messen bei 5:1 liegen kann (Quelle: Markletic). Dieser Wert wird jedoch nur erreicht, wenn die gewonnenen Leads durch eine konsequente Nachbereitung auch zu Geschäftsabschlüssen führen.

Nicht jeder Kontakt führt sofort zu einem Auftrag. Pflegen Sie die geknüpften Beziehungen langfristig.

Nehmen Sie interessante Kontakte in Ihr Netzwerk auf (z. B. auf LinkedIn) und bleiben Sie in Kontakt, indem Sie relevante Informationen teilen.

Ein professionell geplanter Messebesuch ist eine lohnende Investition für jeden B2B-Einkäufer. Durch eine klare Zielsetzung, eine strukturierte Vorbereitung, ein effizientes Vorgehen vor Ort und eine konsequente Nachbereitung maximieren Sie Ihren Erfolg. Sie sparen nicht nur wertvolle Zeit, sondern legen auch den Grundstein für neue, langfristige und erfolgreiche Geschäftsbeziehungen. Sehen Sie eine Messe nicht als Pflichttermin, sondern als strategische Chance, Ihr Lieferantennetzwerk zu optimieren und Ihr Unternehmen voranzubringen.

Weiterführende Links

• AUMA - Verband der deutschen Messewirtschaft
• messen.de - Das Messeportal für Deutschland

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