IT-Einkauf für Quereinsteiger

IT-Procurement ist ein spannendes und zukunftssicheres Berufsfeld. Du denkst, dafür braucht man zwingend ein IT-Studium oder jahrelange Erfahrung im Einkauf? Falsch gedacht!
Immer mehr Unternehmen erkennen den Wert von Quereinsteigern, die frische Perspektiven und vielfältige Fähigkeiten mitbringen. Wenn du also eine neue berufliche Herausforderung suchst und dich für Technik begeisterst, könnte der IT-Einkauf genau das Richtige für dich sein.

Doch wie gelingt der Einstieg? In diesem Artikel zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du dich als Quereinsteiger optimal auf einen Job im Technologieeinkauf vorbereitest. 🚀

Stell dir vor, ein Unternehmen möchte eine neue Software für alle Mitarbeiter einführen, Hunderte neue Laptops kaufen oder einen externen Dienstleister für die Wartung der Server beauftragen. Hier kommt der Technologieeinkauf ins Spiel.

Die Hauptaufgabe besteht darin, IT-Produkte und -Dienstleistungen zu beschaffen. Das klingt erstmal einfach, ist aber viel mehr als nur "bestellen". Zu den Kernaufgaben gehören:

• Bedarf verstehen:
  Was genau braucht das Unternehmen?
  Du sprichst mit den Fachabteilungen, um die Anforderungen zu verstehen.
• Markt analysieren:
  Welche Anbieter gibt es? Was kosten die Produkte?
  Welche neuen Technologien sind auf dem Vormarsch?
• Angebote einholen und vergleichen:
  Du holst Angebote von verschiedenen Lieferanten ein und bewertest sie nach Preis, Qualität und Service.
• Verhandlungen führen:
  Dein Ziel ist es, die besten Konditionen auszuhandeln.
  Das betrifft nicht nur den Preis, sondern auch Lieferzeiten, Garantien und Serviceleistungen.
• Verträge gestalten:
  Gemeinsam mit der Rechtsabteilung sorgst du dafür, dass alle Absprachen rechtssicher in Verträgen festgehalten werden.
• Lieferanten managen:
  Du pflegst die Beziehung zu den Lieferanten und stellst sicher, dass sie ihre Versprechen halten.

Der IT-Einkauf ist also eine wichtige Schnittstelle zwischen den internen Abteilungen (wie der IT oder dem Finanzbereich) und externen Partnern. Dein Können hat direkten Einfluss auf den Erfolg und die Kostenstruktur des Unternehmens.

Das Tolle am Quereinstieg ist: Du bringst bereits wertvolle Erfahrungen aus deinem bisherigen Berufsleben mit.
Es geht darum, diese geschickt mit neuem Wissen zu kombinieren.
Folgende Fähigkeiten sind im Tech-Einkauf besonders gefragt:

Viele deiner bisherigen Fähigkeiten lassen sich direkt auf den Einkauf übertragen.
Dazu gehören vor allem:

• Kommunikationsstärke:
  Du musst klar und überzeugend mit Kollegen und Lieferanten sprechen können.
  
  
• Verhandlungsgeschick:
  Egal ob du vorher im Vertrieb, im Projektmanagement oder in einem ganz anderen Bereich gearbeitet hast – Verhandeln ist eine Fähigkeit, die man fast überall braucht und die hier Gold wert ist.
  
  
• Organisationstalent:
  Du jonglierst mehrere Projekte, Deadlines und Ansprechpartner gleichzeitig.
  Eine strukturierte Arbeitsweise ist daher unerlässlich.
  
  
• Analytisches Denken:
  Du musst in der Lage sein, Angebote zu vergleichen, Marktdaten zu analysieren und strategische Entscheidungen zu treffen.

Du musst kein Programmierer sein, aber ein grundlegendes Verständnis für IT-Themen ist entscheidend.
Du solltest die Unterschiede zwischen Hardware, Software und IT-Dienstleistungen kennen und verstehen, was Begriffe wie "Cloud Computing", "SaaS (Software as a Service)" oder "Cybersicherheit" bedeuten.

Praktischer Tipp:
Nutze Online-Kurse auf Plattformen wie Coursera, Udemy oder edX. Dort gibt es viele Einsteigerkurse zu Themen wie "IT-Grundlagen für Nicht-Techniker" oder "Cloud Computing Basics".
Auch Fachblogs und YouTube-Kanäle sind eine super Quelle, um sich Wissen anzueignen.
KI wie ChatGPT oder Gemini helfen Dir Informationen leicht verständlich aufzubereiten - es hilft, wenn Du weißt was Du fragen mußt.

Neben dem technischen Verständnis brauchst du auch Know-how in der Beschaffung. Wichtige Themen sind:

• Beschaffungsprozesse:
  Wie läuft ein Einkaufsprozess von der Bedarfsanalyse bis zur Bezahlung ab?
• Strategischer vs. Operativer Einkauf:
  Der operative Einkauf kümmert sich um das Tagesgeschäft (Bestellungen auslösen), während der strategische Einkauf die langfristige Ausrichtung plant (Lieferantenentwicklung, Marktanalyse).
• Vertragsrechtliche Grundlagen:
  Du musst kein Jurist sein, aber Grundkenntnisse im Vertragsrecht sind sehr hilfreich, um Risiken zu minimieren.
• ERP-Systeme:
  Viele Unternehmen nutzen Software wie SAP oder MS Dynamics zur Abwicklung von Bestellungen.
  Grundkenntnisse in solchen Systemen sind ein großer Pluspunkt.
• IT Verträge:
  Was ist an einem IT Vertrag anders als an einer Ersatzteibestellung?
  Welche Inhalte in der Spezifikation der Leistung sind wesentlich?

Praktischer Tipp:
Es gibt spezielle Weiterbildungen und Zertifikate im Bereich Einkauf. Organisationen wie der BME (Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.) in Deutschland bieten Kurse an, die dir das nötige Rüstzeug vermitteln.

Okay, die Theorie ist klar. Aber wie gehst du die Vorbereitung praktisch an?
Hier ist ein Fahrplan:

• Fähigkeiten-Check:
  Mache eine Liste deiner aktuellen Fähigkeiten.
  Welche davon sind auf den Tech-Einkauf übertragbar? Wo hast du noch Lücken?
  
  
• Interessen-Check:
  Welche Bereiche der Technologie findest du besonders spannend? Software? Hardware? Cloud-Dienste?
  Eine Spezialisierung kann später ein Vorteil sein.

• Online-Kurse:
  Belege 1-2 grundlegende Kurse zu IT und Einkauf.
  
  
• Fachliteratur & Blogs:
  Lies Bücher und Artikel zum Thema strategischer Einkauf und IT-Beschaffung.
  Das hilft dir, die Fachsprache zu lernen.
  
  
• Netzwerken:
  Besuche (virtuelle) Messen oder Branchenveranstaltungen.
  Sprich mit Menschen, die bereits im Einkauf arbeiten.

• Interne Projekte:
  Gibt es in deinem aktuellen Job die Möglichkeit, bei einer Beschaffung mitzuhelfen?
  Vielleicht kannst du dein Team bei der Auswahl einer neuen Software unterstützen oder Angebote für Büromaterial einholen. Jeder kleine Schritt zählt!
  
  
• Private Projekte:
  Selbst die Recherche und der Kauf eines neuen Laptops für dich selbst ist ein kleiner Beschaffungsprozess.
  Dokumentiere deine Schritte: Was waren deine Anforderungen? Welche Modelle hast du verglichen?
  Warum hast du dich für ein bestimmtes entschieden?

• Lebenslauf:
  Hebe deine übertragbaren Fähigkeiten hervor. Formuliere deine bisherigen Aufgaben so, dass der Bezug zum Einkauf klar wird.
  Statt "Kunden betreut" könntest du schreiben: "Kundenanforderungen analysiert und passende Lösungen verhandelt."
  
  
• Anschreiben:
  Erkläre deine Motivation für den Quereinstieg.
  Zeige, dass du dich mit dem Thema auseinandergesetzt hast und bereit bist, schnell zu lernen.
  Betone, welchen Mehrwert du als Quereinsteiger mitbringst.

Der Quereinstieg in den Technologieeinkauf ist eine realistische und lohnende Option. Es ist ein dynamisches Feld, das strategisches Denken, Kommunikationsgeschick und eine Affinität für Technik vereint. Unternehmen suchen nach motivierten Leuten, die bereit sind, sich einzuarbeiten und neue Perspektiven einzubringen.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer guten Vorbereitung. Eigne dir gezielt das nötige Grundlagenwissen an, erkenne und betone deine übertragbaren Fähigkeiten und zeige im Bewerbungsprozess deine Lernbereitschaft. Mit der richtigen Strategie steht deinem Start in die Welt des Tech-Einkaufs nichts mehr im Wege!

Und schlußendlich - jedes Einkaufsgebiet das ich in den letzen 30 Jahren übernommen habe war ein Quereinstieg. Manchmal ganz eindeutig, dann wieder nur für mich erkennbar. Es gibt keine 2 gleichen Firmen, es gibt immer wieder einen Schritt tiefer in die Technologie der Überraschungen birgt.

Jetzt bist du dran:
Welchen Ratschlag würdest du anderen Quereinsteigern geben, die den Sprung in ein neues Berufsfeld wagen möchten?
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Dann solltest Du als nächstes wissen, was der Unterschied zwischen "Cost Saving" und "Cost Avoidance" ist:

Mein Name ist Claus Angerhofer - ich bin Experte für Technologie, Einkauf und B2B Preisverhandlungen