Warum der hybride Weg Ihre Beschaffung stärkt

Die Welt der Industrie verändert sich rasant. Mit der Digitalisierung, oft als Industrie 4.0 bezeichnet, werden Fabriken intelligenter und Prozesse vernetzter. Doch was bedeutet das für den Einkauf – das Herzstück jedes Industrieunternehmens, das für die pünktliche und kostengünstige Bereitstellung aller notwendigen Materialien verantwortlich ist?
Die Antwort liegt nicht in einem "Entweder-oder", sondern in einem intelligenten "Sowohl-als-auch".
Herzlich willkommen beim hybriden Einkauf, dem Zukunftsmodell für strategisch kluge Beschaffung.

Stellen Sie sich vor, Sie könnten die Geschwindigkeit und Effizienz von digitalen Bestellplattformen mit der Tiefe und Verlässlichkeit persönlicher Lieferantenbeziehungen kombinieren.
Genau das ist der Kern des hybriden Einkaufs: Er verbindet das Beste aus zwei Welten. 🤖🤝

Im Kern ist der hybride Einkauf eine Strategie, die digitale Werkzeuge und persönliche, menschliche Interaktion gezielt miteinander verknüpft. Es geht darum, für jede Aufgabe das richtige Instrument zu wählen.

• Die digitale Seite:
  Hier sprechen wir von E-Procurement-Plattformen, automatisierten Bestellprozessen, digitalen Katalogen und der Analyse großer Datenmengen (Big Data).
  Diese Werkzeuge sind perfekt für standardisierte, wiederkehrende Bestellungen.
  
• Die menschliche Seite: Das sind die klassischen Stärken des Einkäufers:
  strategische Verhandlungen, der Aufbau langfristiger Partnerschaften, gemeinsame Innovationsentwicklung mit Lieferanten und das Lösen komplexer Probleme.

Ein hybrider Ansatz bedeutet also nicht, alles zu digitalisieren.
Er bedeutet, operative Routineaufgaben zu automatisieren, damit Einkäufer mehr Zeit für strategisch wichtige Aufgaben haben.

Früher basierte der Einkauf stark auf persönlichen Kontakten, Telefonanrufen und Papierkatalogen. Diese Methode hat über Jahre gut funktioniert und starke Partnerschaften geschaffen. Doch in der heutigen schnelllebigen Welt stößt sie an ihre Grenzen:

• Ineffizienz:
  Manuelle Prozesse sind zeitaufwendig und fehleranfällig.
• Mangelnde Transparenz:
  Es ist schwer, alle Ausgaben und Bestellungen zentral im Blick zu behalten.
• Langsame Reaktion:
  Auf plötzliche Marktveränderungen oder Lieferengpässe kann nur langsam reagiert werden.

Die Digitalisierung bietet hierfür Lösungen, doch ein rein digitaler Ansatz hat ebenfalls Schwächen.
Bei komplexen Bauteilen oder strategischen Partnerschaften kann keine Software eine vertrauensvolle, menschliche Beziehung ersetzen.

Durch die Kombination von digitalen Prozessen und menschlicher Expertise können Industrieeinkäufer ihre Abteilung zu einem echten Wertschöpfungszentrum im Unternehmen machen.

Jedes Industrieunternehmen benötigt eine Vielzahl von sogenannten C-Teilen: Schrauben, Dichtungen, Büromaterial oder Schutzausrüstung. Der Wert pro Teil ist gering, aber der administrative Aufwand für die Beschaffung ist oft riesig.

Beispiel aus der Praxis:

Ein mittelständischer Maschinenbauer nutzt für seine C-Teile eine E-Procurement-Plattform. Mitarbeiter können benötigte Materialien direkt aus freigegebenen digitalen Katalogen bestellen. Der Genehmigungsprozess läuft automatisch, und die Bestellung wird digital an den Lieferanten übermittelt.

Ergebnis: Der Bestellaufwand sinkt um bis zu 70 %. Einkäufer müssen sich nicht mehr um hunderte Kleinstbestellungen kümmern und gewinnen Zeit. Die Fehlerquote sinkt, und das Unternehmen hat volle Transparenz über die Ausgaben.

Ganz anders sieht es bei A-Teilen aus. Das sind hochkomplexe, teure oder strategisch entscheidende Komponenten, wie ein speziell entwickelter Mikrochip für einen Automobilhersteller oder eine maßgefertigte Turbine für ein Kraftwerk.

Beispiel aus der Praxis:

Ein Automobilzulieferer entwickelt gemeinsam mit einem strategischen Partner eine neue Generation von Sensoren. Hier sind digitale Kataloge nutzlos. Stattdessen finden regelmäßige Treffen zwischen den Ingenieuren und Einkäufern beider Unternehmen statt. Man verhandelt nicht nur über den Preis, sondern auch über gemeinsame Entwicklungsziele, Qualitätsstandards und langfristige Liefergarantien. In der Automobilindustrie werden bis zu 75 % der Komponenten von Zulieferern entwickelt und produziert, was die Bedeutung dieser Partnerschaften unterstreicht.

Ergebnis: Durch die enge, persönliche Zusammenarbeit sichert sich das Unternehmen Innovationsvorsprung, höchste Qualität und eine stabile Lieferkette für seine wichtigsten Produkte.

Digitale Tools sammeln bei jeder Transaktion wertvolle Daten. Eine intelligente Analyse dieser Daten hilft dem strategischen Einkauf, bessere Entscheidungen zu treffen.

• Bessere Verhandlungen:
  Wer seine gesamten Bedarfe und Markpreise kennt, verhandelt stärker.
  
  
• Früherkennung von Risiken:
  Datenanalysen können aufzeigen, wenn ein Lieferant unzuverlässig wird oder wenn sich Preisspitzen anbahnen.
  
  
• Optimierte Lagerhaltung:
  Durch die Analyse von Bestelldaten können Lagerbestände reduziert und gleichzeitig Engpässe vermieden werden.

Die Umstellung auf ein hybrides Modell ist ein Prozess, der schrittweise erfolgen kann.

1. Analysieren Sie Ihre Einkäufe:
   Teilen Sie Ihre Beschaffungsgüter klar in Kategorien ein (z. B. A-, B-, C-Teile).
   Wo lohnen sich digitale Prozesse, wo ist persönliche Betreuung unerlässlich?
   
   
2. Starten Sie klein:
   Führen Sie eine E-Procurement-Lösung zunächst nur für einen Bereich ein, zum Beispiel für Büromaterial oder standardisierte Werkzeuge.
   Sammeln Sie Erfahrungen und erweitern Sie das System schrittweise.
   
   
3. Binden Sie Ihr Team ein:
   Die Digitalisierung verändert die Aufgaben im Einkauf.
   Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und zeigen Sie ihnen, wie sie von der Automatisierung profitieren, um sich auf wertvollere, strategische Tätigkeiten zu konzentrieren.
   
   
4. Pflegen Sie Ihre Partnerschaften:
   Kommunizieren Sie offen mit Ihren strategischen Lieferanten. Erklären Sie, warum Sie auf digitale Prozesse für Standardbestellungen setzen und wie Sie die gewonnene Zeit für die Vertiefung der Partnerschaft nutzen möchten.

Der hybride Einkauf ist kein kurzfristiger Trend, sondern die logische Weiterentwicklung der Beschaffung im Zeitalter von Industrie 4.0. Er löst den scheinbaren Widerspruch zwischen Digitalisierung und menschlicher Beziehung auf und nutzt die Stärken beider Welten.

Unternehmen, die diesen Weg einschlagen, machen ihren Einkauf nicht nur schneller und kostengünstiger, sondern auch strategischer und widerstandsfähiger. Sie befreien ihre besten Köpfe von Routineaufgaben und geben ihnen die Freiheit, das zu tun, was sie am besten können: verhandeln, Partnerschaften gestalten und Innovationen vorantreiben. So wird der Einkauf vom reinen Kostenfaktor zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Weiterführende Links

• d-velop: Einkauf 4.0 – Wie die Digitalisierung den Einkauf verändert
• simple system: Beschaffung 4.0: Die Digitalisierung in Einkauf und Industrie
• KOINNO: Grundlagen des Einkaufs (PDF)

Kapazitätskontrolle ist weit mehr als nur eine Methode zur Risikominimierung. Sie ist eine strategische Aufgabe des Einkaufs, die die Lieferfähigkeit sichert, Kosten stabilisiert, die Agilität erhöht und Ihr Unternehmen insgesamt wettbewerbsfähiger macht. Unternehmen, die heute in den Aufbau einer proaktiven Kapazitätssteuerung investieren, sichern sich die Stabilität und Zukunftsfähigkeit ihrer Lieferketten und damit einen entscheidenden Vorteil in den Märkten von morgen.
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Mein Name ist Claus Angerhofer - ich bin Experte für Technologie, Einkauf und B2B Preisverhandlungen