Die Erfolgsliste - zeigen Sie Ihren Wertbeitrag als Einkäufer

Stellen Sie sich vor, Sie haben wochenlang hart verhandelt, Lieferketten gerettet und dem Unternehmen Tausende von Euro gespart. Am Ende des Jahres fragt der Chef jedoch nur: „Warum sind unsere Einkaufskosten eigentlich so hoch?“

Das ist der Alltag vieler Einkäufer. Sie leisten im Hintergrund Großartiges, doch ihre Erfolge bleiben oft unsichtbar.

In der Chefetage wird der Einkauf häufig immer noch als reine „Bestellabteilung“ oder reiner Kostenfaktor wahrgenommen.

Damit ist jetzt Schluss. Es gibt ein einfaches, aber extrem wirkungsvolles Werkzeug, mit dem Sie Ihre Leistung glasklar sichtbar machen: die Erfolgsliste.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie dieses Tool funktioniert, warum es Ihre Karriere verändern kann und wie Sie es ganz einfach in Ihren Arbeitsalltag integrieren.

Eine Erfolgsliste ist im Grunde ein digitales Tagebuch für Ihre beruflichen Siege. Anstatt nur darauf zu warten, dass jemand Ihre gute Arbeit bemerkt, schreiben Sie Ihre Erfolge dort systematisch auf.

Viele Menschen denken beim Einkauf nur an das Feilschen um Preise. Aber moderner Einkauf ist viel mehr. Sie lösen Probleme, sichern die Produktion und bringen neue Ideen ins Unternehmen. Eine Erfolgsliste hält all diese Aktivitäten fest.

Das Prinzip ist einfach:

Jedes Mal, wenn Sie ein Problem gelöst, Geld gespart oder einen Prozess verbessert haben, tragen Sie dies in Ihre Liste ein.

So entsteht im Laufe eines Jahres eine beeindruckende Sammlung von Argumenten für Ihr nächstes Mitarbeitergespräch.

Der Einkauf hat ein Imageproblem. Wenn alles glattläuft, merkt es niemand. Wenn aber ein Bauteil fehlt und die Produktion stillsteht, schaut jeder auf den Einkauf. Das ist ungerecht, aber Realität.

Zudem hat sich die Rolle des Einkäufers stark verändert. Früher ging es nur darum, den billigsten Preis zu finden.

Heute geht es um Sicherheit, Nachhaltigkeit und Innovation. Diese modernen Leistungen lassen sich jedoch schwerer in einer einfachen Excel-Tabelle für „Einsparungen“ (den sogenannten Savings) darstellen.

Eine wissenschaftliche Untersuchung untermauert diese Herausforderung:

Laut der „Global Chief Procurement Officer Survey 2023“ des Beratungsunternehmens Deloitte geben 73 % der Einkaufsleiter an, dass die Wertschöpfung über reine Kosteneinsparungen hinaus für sie oberste Priorität hat. Dennoch fällt es vielen schwer, diesen Wert intern verständlich zu kommunizieren (Quelle: Deloitte).

Genau hier schließt die Erfolgsliste die Lücke. Sie zeigt schwarz auf weiß, welchen echten Wertbeitrag Sie für das gesamte Unternehmen leisten.

Eine gute Erfolgsliste unterscheidet zwischen verschiedenen Arten von Erfolgen. Es geht nämlich nicht nur um das gesparte Geld auf der Rechnung (die sogenannten „harten Einsparungen“).

Hier sind die vier wichtigsten Kategorien, die in Ihre Erfolgsliste gehören, erklärt an einfachen Beispielen:

Das sind die klassischen Erfolge, die man direkt im Budget sieht.

Sie haben einen Preis gesenkt oder bessere Zahlungsbedingungen ausgehandelt.

Beispiel: Sie haben die Preise für Verpackungsmaterial neu verhandelt. Statt 1,20 Euro pro Karton zahlen Sie jetzt nur noch 0,95 Euro. Bei 100.000 Kartons im Jahr spart das Unternehmen dadurch direkt 25.000 Euro.

Hier geht es um vermiedene Kosten oder gesparte Zeit. Diese Punkte tauchen nicht direkt auf der Gewinn- und Verlustrechnung auf, sind für das Unternehmen aber extrem wertvoll.

Beispiel: Ein Lieferant wollte die Preise um 15 % erhöhen. Durch geschickte Verhandlungen konnten Sie die Erhöhung auf 3 % begrenzen. Die restlichen 12 % sind „vermiedene Kosten“ (Cost Avoidance). Sie haben verhindert, dass das Unternehmen mehr Geld ausgeben muss.

Einkäufer sind wie Schutzschilde für das Unternehmen. Sie sorgen dafür, dass die Produktion niemals stillsteht. Wenn Sie ein Risiko abwenden, ist das ein riesiger Erfolg.

Beispiel: Ein wichtiger Lieferant für Halbleiter droht auszufallen. Sie haben schnell reagiert und einen alternativen Lieferanten in Europa qualifiziert. Als der erste Lieferant tatsächlich ausfiel, konnte der neue sofort einspringen. Die Produktion lief lückenlos weiter. Schaden abgewendet: unbezahlbar!

Sie machen die Arbeit im Unternehmen einfacher, schneller oder umweltfreundlicher.

Beispiel: Sie haben ein neues Online-Portal für die Bestellung von Büromaterial eingeführt. Früher musste jede Abteilung mühsam Zettel ausfüllen. Jetzt läuft alles automatisch. Das spart der Verwaltung fünf Arbeitsstunden pro Woche.

Es ist gar nicht schwer, mit der Erfolgsliste zu starten. Sie müssen dafür kein neues, kompliziertes Computerprogramm lernen.

Eine einfache Excel-Tabelle oder ein Word-Dokument reicht völlig aus.

Erstellen Sie eine Tabelle mit folgenden Spalten:

1. Datum: Wann wurde der Erfolg erzielt?
2. Projekt/Thema: Worum ging es? (z. B. „Verhandlung Verpackungen“)
3. Herausforderung: Was war das Problem?
4. Ihre Aktion: Was haben Sie konkret getan?
5. Das Ergebnis: Welchen messbaren Nutzen hat das Unternehmen davon?

Formulieren Sie Ihre Einträge kurz und knackig nach der STAR-Methode:

• Situation (Ausgangslage): „Die Preise für Stahl sind weltweit gestiegen.“
• Task (Aufgabe): „Wir mussten unsere Einkaufspreise stabil halten.“
• Action (Aktion): „Ich habe einen langfristigen Vertrag mit Mengen-Garantie verhandelt.“
• Result (Ergebnis): „Preiserhöhung komplett abgewendet, 15.000 Euro Budget gesichert.“

Der größte Fehler ist es, die Liste nur einmal im Jahr vor dem Mitarbeitergespräch auszufüllen.

Glauben Sie mir: Sie werden die Hälfte Ihrer Erfolge vergessen haben!

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, jeden Freitagnachmittag für 10 Minuten Ihre Erfolge der Woche einzutragen. 📅

• Sprechen Sie die Sprache des Chefs:
  Geschäftsführer interessieren sich selten für die Details einer Verhandlung.
  Sie wollen wissen: Was bringt uns das? Drücken Sie Ihre Erfolge daher immer in Zahlen, Zeit oder Sicherheit aus.
  
• Teilen Sie Ihre Erfolge aktiv:
  Warten Sie nicht auf das Jahresgespräch. Wenn Sie einen großen Erfolg erzielt haben, schreiben Sie eine kurze, sachliche E-Mail an Ihren Vorgesetzten: „Kurzes Update: Durch die Neuverhandlung des Logistikvertrags konnten wir die Transportkosten für das nächste Quartal um 8 % senken.“
  
• Bleiben Sie teamfähig:
  Auch wenn es Ihre Erfolgsliste ist: Erwähnen Sie, wenn Kollegen aus anderen Abteilungen (z. B. der Technik oder der Logistik) geholfen haben. Das zeigt, dass Sie ein professioneller Teamplayer sind (loben, loben, loben!)

Die Erfolgsliste ist weit mehr als nur eine einfache Liste – sie ist Ihr persönlicher Gamechanger. Sie hilft Ihnen, aus der defensiven Rolle des „Kosten-Erklärers“ herauszukommen und aktiv Ihren echten Wertbeitrag für das Unternehmen zu demonstrieren.

Wenn Sie Ihre Leistungen regelmäßig aufschreiben, werden Sie selbst selbstbewusster in Verhandlungen und Mitarbeitergesprächen auftreten. Sie wechseln die Perspektive: Sie zeigen nicht mehr nur, was Sie kosten, sondern was Sie dem Unternehmen bringen.

Fangen Sie am besten noch heute an. Ihr zukünftiges Ich (und Ihr Kontostand bei der nächsten Gehaltsverhandlung) wird es Ihnen danken!

Weiterführende Links

• Beschaffung Aktuell - Fachportal für Einkauf und Logistik
• Deloitte - Global Chief Procurement Officer Survey

Jetzt noch in ein anderes Blogthema eintauchen:

Im harten B2B-Wettbewerb, in dem Produkte und Dienstleistungen immer ähnlicher und austauschbarer werden, ist der menschliche Faktor oft das Zünglein an der Waage. Wertschätzung baut das Vertrauen auf, das für langfristige Geschäftsbeziehungen notwendig ist, mindert die Risikoangst der Einkäufer und rechtfertigt oft sogar einen höheren Preis.

Wer seinen Kunden auf Augenhöhe begegnet, ihnen aktiv zuhört und ihre Zeit respektiert, macht aus Einmalkäufern loyale Partner fürs Leben.

Mein Name ist Claus Angerhofer - seit 30 Jahren im Dienste der Industrie als Experte für Technologie und Einkauf