Clever drucken, mehr sparen: So reduzieren Sie Ihre Bürokosten nachhaltig

Wussten Sie, dass die Druckkosten in vielen Unternehmen einen erheblichen Teil der laufenden Ausgaben ausmachen? Oftmals werden diese Kosten als unvermeidbar hingenommen, doch hier schlummert ein enormes Sparpotenzial. In vielen Büros machen die Druck- und Kopierkosten bis zu drei Prozent des Umsatzes aus. Bei genauerem Hinsehen wird deutlich: Nicht der Kauf des Druckers selbst, sondern Verbrauchsmaterialien wie Papier und Tinte, sowie Wartung und Stromverbrauch sind die wahren Kostentreiber.

Doch es gibt eine gute Nachricht: Mit einigen cleveren Anpassungen im Büroalltag können Sie Ihre Druckkosten nicht nur spürbar senken, sondern gleichzeitig auch einen wertvollen Beitrag zum Umweltschutz leisten. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie mit einfachen Mitteln Großes bewirken können – für Ihr Budget und für die Umwelt. 

Die Suche nach dem passenden Drucker ist der erste und vielleicht wichtigste Schritt, um langfristig Kosten zu sparen. Günstige Anschaffungspreise können trügerisch sein, denn oft verstecken sich die wahren Kosten in teuren Tintenpatronen oder Tonerkartuschen.

Die Wahl zwischen Laser- und Tintenstrahldrucker hängt stark vom individuellen Druckaufkommen ab.

• Tintenstrahldrucker sind in der Anschaffung oft günstiger und eignen sich besonders gut für hochwertige Farbdrucke und den gelegentlichen Gebrauch. Bei längeren Druckpausen besteht jedoch die Gefahr, dass die Tinte eintrocknet.
  
• Laserdrucker haben zwar meist höhere Anschaffungskosten, punkten aber mit günstigeren Kosten pro Seite und einer höheren Druckgeschwindigkeit, was sie ideal für Büros mit hohem Druckvolumen macht. Tonerkartuschen halten zudem länger als Tintenpatronen.
  Ein Laserdrucker wird laufend auf Betriebstemperatur gehalten. Das frißt viel Strom im StandBy.

Praxis-Tipp: Führen Sie vor dem Kauf einen Druckkosten-Vergleich durch und achten Sie nicht nur auf den Gerätepreis, sondern vor allem auf die Kosten pro gedruckter Seite.

Statt vieler einzelner Geräte für Drucken, Scannen und Kopieren, lohnt sich die Investition in ein modernes Multifunktionsgerät. Diese All-in-One-Lösungen sparen nicht nur Platz, sondern sind in der Regel auch energieeffizienter als mehrere Einzelgeräte. Durch die Zentralisierung der Druckerflotte können Sie zudem den Verwaltungsaufwand reduzieren und die Auslastung der Geräte optimieren.

Neben der Hardware sind es vor allem Tinte, Toner und Papier, die die laufenden Kosten in die Höhe treiben. Doch auch hier gibt es einfache Wege, um zu sparen.

Originalpatronen der Druckerhersteller sind teuer. Eine kostengünstige Alternative sind kompatible Tintenpatronen und Tonerkartuschen von Drittanbietern. Diese sind oft deutlich günstiger und liefern eine vergleichbare Qualität.
Wiederaufbereitete (Refill-) Patronen oder Recycling-Toner sind scheinbar eine umweltfreundliche und preiswerte Option - ein Großteil der Teile kann nicht wiederverwertet werden und wird durch Neue ersetzt.

Praxis-Tipp: Achten Sie beim Kauf von kompatiblen Produkten auf geprüfte Qualität von seriösen Anbietern, um keine Qualitätseinbußen hinnehmen zu müssen.

Der Papierverbrauch ist ein weiterer großer Kostenfaktor.
Gleichzeitig belastet die Herstellung von Frischfaserpapier die Umwelt durch hohen Wasser- und Energieverbrauch.

• Recyclingpapier:
  Greifen Sie zu Papier mit Zertifizierungen wie dem „Blauen Engel“. Modernes Recyclingpapier steht in Sachen Qualität dem Frischfaserpapier in nichts nach, schont aber wertvolle Ressourcen.
  
  
• Grammatur prüfen:
  Für den internen Gebrauch reicht oft eine geringere Papierstärke (z. B. 70 g/m² statt der üblichen 80 g/m²).
  Heikel, läßt sich das Papier auch gut vom Stapel abziehen. Praxistipp: vor dem Einlegen das Papier biegen, so haftet es nicht so stark zusammen.

Die Druckeinstellungen am Computer bieten enormes Sparpotenzial, das oft ungenutzt bleibt. Mit wenigen Klicks können Sie den Verbrauch von Tinte und Papier deutlich reduzieren.

Nicht jedes Dokument benötigt die höchste Druckqualität. Für interne Entwürfe oder einfache Textdokumente reicht der Spar- oder Entwurfsmodus vollkommen aus. Stellen Sie zudem den Schwarz-Weiß-Druck als Standard ein. Farbdrucke sind deutlich teurer und sollten nur dann zum Einsatz kommen, wenn sie wirklich notwendig sind.

Achtung: Ein Druck in Graustufen ist nicht immer günstiger. Bei einigen Geräten werden Grautöne durch das Mischen aller Farben erzeugt, was teurer sein kann als reiner Schwarzdruck.

Der beidseitige Druck (Duplexdruck) ist eine der effektivsten Methoden, um den Papierverbrauch zu halbieren. Viele moderne Drucker verfügen über diese Funktion, die als Standardeinstellung festgelegt werden sollte. Für interne Dokumente oder Präsentationsunterlagen können Sie zudem mehrere Seiten auf einem Blatt drucken, um noch mehr Papier zu sparen.

Wussten Sie, dass auch die Wahl der Schriftart den Tintenverbrauch beeinflusst? Schriftarten wie "Garamond" oder "Century Gothic" sind durch ihr feineres Schriftbild sparsamer im Verbrauch als beispielsweise "Arial".

Die beste Technik nützt wenig, wenn das Bewusstsein für einen sparsamen Umgang mit Ressourcen fehlt.
Daher ist es entscheidend, das gesamte Team mit ins Boot zu holen.

Legen Sie klare Druckrichtlinien für das gesamte Unternehmen fest und schulen Sie Ihre Mitarbeiter für einen umweltfreundlichen Umgang mit Druckern. Oft hilft schon die einfache Frage: „Muss dieses Dokument wirklich ausgedruckt werden?“.

Der konsequenteste Weg, um Druckkosten zu senken, ist, gar nicht erst zu drucken.
Nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten der Digitalisierung:

• Dokumentenmanagement-Systeme (DMS):
  Digitale Archive machen das Ausdrucken und Ablegen von Dokumenten überflüssig und ermöglichen einen schnellen, ortsunabhängigen Zugriff.
  
  
• Digitale Meetings:
  Versenden Sie Meeting-Unterlagen vorab per E-Mail und nutzen Sie digitale Tools für Notizen, anstatt Handouts auszudrucken.
  
  
• Software-Lösungen:
  Spezielle Druckmanagement-Software kann dabei helfen, das Druckverhalten zu analysieren und zu steuern. Mit Funktionen wie "Follow-Me-Printing", bei dem der Druckauftrag erst nach Authentifizierung am Gerät freigegeben wird, lassen sich Fehldrucke vermeiden.
  Mit Follow-Me - kann man den User am Druck nochmal fragen ob es dieses Dokument wirklich (noch) braucht.
  Mit Follow-Me - kann man den User am Gerät nochmal Fragen ob er Farbe/SchwarzWeiss wählen will.
  Mit diesen beiden Maßnahmen lassen sich sowohl Gesamtseiten als auch Farbseiten deutlich reduzieren.

Druckkosten zu senken ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der sich jedoch in vielerlei Hinsicht auszahlt. Durch die Kombination aus der richtigen Hardware, einem bewussten Einkauf, optimierten Einstellungen und einem digitaleren Arbeitsalltag reduzieren Sie nicht nur Ihre Ausgaben erheblich. Sie leisten auch einen wichtigen Beitrag zum Schutz unserer Umwelt, indem Sie wertvolle Ressourcen schonen und Abfall vermeiden. Beginnen Sie noch heute damit, diese Tipps umzusetzen – Ihr Budget und die Natur werden es Ihnen danken.

Ihre Meinung ist gefragt: Welche dieser Maßnahmen haben Sie bereits in Ihrem Büro umgesetzt oder welche halten Sie für besonders wirkungsvoll? Teilen Sie Ihre Erfahrungen in den Kommentaren!

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Mein Name ist Claus Angerhofer - ich bin Experte für Technologie, Einkauf und B2B Preisverhandlungen