Die Concession Matrix: Das strategische Werkzeug für B2B-Einkäufer

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie sitzen in einem wichtigen Verhandlungsgespräch.

Ihr Gegenüber – ein wichtiger Lieferant – schüttelt den Kopf und sagt: „Beim Preis können wir Ihnen nicht weiter entgegenkommen. Das ist unser absolutes Limit.“ 🚧

Für viele Einkäufer ist an dieser Stelle die Verhandlung blockiert. Man dreht sich im Kreis, die Stimmung wird schlechter, und am Ende geht man vielleicht ohne Ergebnis auseinander. Doch professionelle Einkäufer im B2B-Bereich (Business-to-Business, also dem Handel zwischen Unternehmen) wissen: Der Preis ist nur ein einziges Rädchen in einem großen Getriebe.

Es gibt noch viele andere Dinge, über die man verhandeln kann.

Um hier den Überblick zu behalten und das Beste für das eigene Unternehmen herauszuholen, gibt es ein genial einfaches und extrem wirkungsvolles Werkzeug: die Concession Matrix (auf Deutsch: Zugeständnis-Matrix).

In diesem Artikel erklären wir Ihnen ganz einfach und ohne kompliziertes Fachchinesisch, was dieses Werkzeug ist, wie es funktioniert und wie Sie es in Ihrer nächsten Verhandlung sofort erfolgreich einsetzen können.

Das Wort Concession kommt aus dem Englischen und bedeutet „Zugeständnis“ oder „Geben“.

Eine Matrix ist im Grunde nichts anderes als eine Tabelle oder ein Raster, das hilft, Dinge zu sortieren.

In einer Verhandlung geht es immer um ein Geben und Nehmen. Wenn Sie vom Lieferanten etwas haben möchten (z. B. eine schnellere Lieferung), müssen Sie ihm oft an anderer Stelle entgegenkommen (z. B. durch eine schnellere Bezahlung).

Die Concession Matrix hilft Ihnen dabei, alle diese potenziellen Zugeständnisse vor der Verhandlung aufzuschreiben und nach zwei einfachen Fragen zu sortieren:

1. Wie viel kostet uns dieses Zugeständnis? (Kosten für uns: hoch oder niedrig?)
2. Wie viel Wert hat dieses Zugeständnis für den Lieferanten? (Wert für den Partner: hoch oder niedrig?)

Um das Prinzip zu verstehen, stellen Sie sich vor, Sie planen eine Party mit einem Freund. Sie möchten unbedingt, dass er die Musik organisiert (hoher Wert für Sie). Ihr Freund hasst es jedoch, Playlists zu erstellen (hohe Kosten/Mühe für ihn). Als Gegenleistung bieten Sie an, die Pizzen zu bestellen und zu bezahlen. Da Sie einen Gutschein haben, kostet Sie das fast nichts (niedrige Kosten für Sie), aber Ihr Freund spart viel Geld und freut sich riesig (hoher Wert für ihn).

Genau so funktioniert die Concession Matrix im Einkauf – nur eben auf geschäftlicher Ebene.

Wenn Sie die Kosten für sich selbst und den Wert für Ihren Verhandlungspartner gegenüberstellen, entsteht eine Tabelle mit vier Feldern (den sogenannten Quadranten). Jedes Feld zeigt Ihnen sofort, wie Sie mit einem bestimmten Zugeständnis umgehen sollten.

Das sind Ihre wertvollsten Werkzeuge in der Verhandlung.

Diese Zugeständnisse kosten Ihr Unternehmen fast nichts, sind für den Lieferanten aber extrem attraktiv.

Beispiel:

Sie garantieren dem Lieferanten, dass Sie die Rechnung immer innerhalb von 5 Tagen bezahlen (statt der üblichen 30 Tage). Wenn Ihr Unternehmen eine hohe Liquidität (genügend Geld auf dem Konto) hat, kostet Sie das nichts. Für den Lieferanten, der vielleicht gerade dringend Bargeld braucht, ist das jedoch ein riesiger Vorteil.

Diese Zugeständnisse tun Ihnen weh, sind aber auch für den Lieferanten sehr wichtig.

Sie sollten diese Punkte niemals einfach so verschenken.

Beispiel:

Eine Erhöhung der Abnahmemenge. Das bindet viel Kapital in Ihrem Lager (hohe Kosten und Risiko für Sie), gibt dem Lieferanten aber Planungssicherheit (hoher Wert für ihn). Nutzen Sie diese Punkte nur im Tausch gegen ein gleichwertiges, großes Zugeständnis der Gegenseite.

Diese Punkte sind nett zu haben, bewegen die Verhandlung aber meistens nicht entscheidend vorwärts.

Beispiel:

Die Erlaubnis, dass der Lieferant Ihr Firmenlogo in ganz klein auf seiner Website als Referenz zeigen darf.

Tipp:

Nutzen Sie diese Punkte am Ende einer Verhandlung, um letzte kleine Lücken zu schließen oder eine positive Stimmung zu erzeugen („Schauen Sie, dieses kleine Detail geben wir Ihnen noch obendrauf“).

Diese Zugeständnisse sollten Sie unter allen Umständen vermeiden.

Sie kosten Sie viel Geld oder Mühe, bringen dem Lieferanten aber kaum einen Nutzen.

Beispiel:

Eine extrem aufwendige, maßgeschneiderte Verpackung, die Ihre Logistikabteilung tagelang beschäftigt, dem Kunden aber eigentlich völlig egal ist, weil er die Ware sowieso sofort auspackt.

Schauen wir uns an, wie ein Einkäufer eine Concession Matrix für den Kauf von 200 neuen ergonomischen Bürostühlen vorbereitet.

Vor dem Treffen setzt sich der Einkäufer hin und überlegt, welche Stellschrauben es neben dem reinen Preis pro Stuhl gibt.

Er erstellt folgende Liste:

In der Verhandlung nutzt der Einkäufer dieses Wissen nun strategisch:

Wenn der Lieferant beim Preis blockiert, sagt der Einkäufer nicht: „Schade, dann gehen wir.“

Er sagt stattdessen:

 „Ich verstehe, dass Sie beim Preis an Ihrer Grenze sind. Lassen Sie uns über etwas anderes sprechen. Wenn wir Ihnen anbieten, dass wir die Stühle in einem flexiblen Zeitraum im Oktober annehmen – was Ihren Logistikaufwand erheblich senkt –, können Sie uns dann bei den Garantiezeiten von 2 auf 5 Jahre entgegenkommen?“ 💡

Da das flexible Lieferfenster für den Einkäufer kaum Kosten verursacht (Trumpf), er im Gegenzug aber eine wertvolle längere Garantie erhält, hat er ein fantastisches Ergebnis erzielt.

Viele Verhandlungen scheitern schlicht an mangelnder Vorbereitung. Man verlässt sich auf sein Bauchgefühl.

Dass sich eine systematische Vorbereitung im Einkauf jedoch finanziell und zeitlich massiv auszahlt, belegen auch wissenschaftliche Untersuchungen.

Eine Studie zur Performance im globalen Einkauf zeigt deutlich, dass Unternehmen, die strukturierte Verhandlungstools wie die Concession Matrix nutzen, ihre Verhandlungsergebnisse um bis zu 28 % verbessern und gleichzeitig die gesamte Verhandlungsdauer um rund 30 % verkürzen können (Quelle: PwC Global Procurement Survey 2022).

Die Zahlen machen klar: Wer sich die Zeit nimmt, seine Optionen vorab visuell zu ordnen, verhandelt nicht nur billiger, sondern auch viel schneller und effizienter.

Damit Sie das Werkzeug in Ihrer täglichen Praxis optimal nutzen können, hier vier einfache Empfehlungen:

1. Versetzen Sie sich in die Lage des anderen:
   Eine Matrix funktioniert nur, wenn Sie ehrlich einschätzen, was dem Lieferanten wichtig ist.
   Fragen Sie sich: Vor welchen Problemen steht mein Lieferant gerade? Hat er zu viel Lagerbestand?
   Braucht er dringend Umsatz im laufenden Quartal?
   
   
2. Schreiben Sie die "Wenn-Dann"-Formel auf:
   Nutzen Sie im Gespräch immer die Struktur: „Wenn Sie X tun, dann sind wir bereit, Y zu tun.“
   Geben Sie niemals ein Zugeständnis ab, ohne sofort eine Gegenleistung zu fordern.
   
   
3. Halten Sie Ihre Matrix geheim:
   Die Concession Matrix ist Ihr persönlicher Spickzettel.
   Der Lieferant sollte niemals sehen, welche Punkte für Sie "günstig" sind, da er sonst den Wert dieser Punkte herunterspielen könnte.
   
   
4. Erstellen Sie auch eine "Forderungs-Matrix":
   Sie können das gleiche Prinzip auch umgekehrt anwenden: Welche Forderungen haben Sie an den Lieferanten, die für ihn leicht zu erfüllen sind (Low Cost für ihn), aber einen riesigen Wert für Sie haben (High Value für Sie)?

Die Concession Matrix verwandelt eine oft stressige Verhandlungssituation in ein strategisches und faires Spiel.

Statt wie auf einem Basar stur um jeden Cent zu feilschen, werden Sie zum Gestalter einer Partnerschaft.

Indem Sie Zugeständnisse geschickt miteinander verknüpfen, schaffen Sie oft eine klassische Win-Win-Situation:

Der Lieferant bekommt das, was ihm besonders wichtig ist, und Sie sichern sich wertvolle Vorteile für Ihr Unternehmen – und das oft völlig ohne zusätzliche Kosten.

Probieren Sie es bei Ihrer nächsten Verhandlung einfach aus. Setzen Sie sich 15 Minuten vor dem Termin mit einem Blatt Papier hin, zeichnen Sie die vier Quadranten auf und gehen Sie perfekt vorbereitet und selbstbewusst in das Gespräch! 🚀

Weiterführende Links

• Beschaffung Aktuell: Trends und Strategien im Einkauf
• McKinsey & Company: Operations & Procurement Insights

Heute noch ein spannendes Fachthema erkunden:
Wenn Kunden Zeit und Energie investieren, um Produkte an ihre Bedürfnisse anzupassen, steigt nicht nur die Wertschätzung gegenüber dem Produkt, sondern auch die Loyalität gegenüber dem Anbieter.
Am Ende des Tages kaufen Menschen nicht nur ein Produkt, sondern das Gefühl, die richtige Entscheidung durch eigene Arbeit und Kompetenz selbst mitgestaltet zu haben.

Mein Name ist Claus Angerhofer - seit 30 Jahren im Dienste der Industrie als Experte für Technologie und Einkauf