Der Allokations-Albtraum: Strategien gegen Lieferengpässe

Stellen Sie sich vor, Sie planen eine große Party. Die Gästeliste steht, die Musik ist ausgewählt, doch dann kommt der Anruf vom Caterer: „Es tut uns leid, aber wir können nur die Hälfte der bestellten Burger-Patties liefern.“ Panik? Frust? Genau das erleben Einkäufer in der Industrie, wenn sie das Wort „Allokation“ hören. Für sie bedeutet es nicht nur eine kleine Planänderung, sondern oft den drohenden Stillstand der gesamten Produktion. 😟

Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Angstbegriff, und wie können Unternehmen dem Albtraum der Lieferengpässe entkommen?

Der Begriff „Allokation“ stammt aus dem Englischen („allocation“) und bedeutet Zuweisung oder Zuteilung. Im Einkauf und in der Lieferkette bezeichnet er eine Situation, in der ein Lieferant nicht genügend Produkte oder Rohstoffe hat, um alle Bestellungen seiner Kunden vollständig zu erfüllen. Die knappen Ressourcen müssen also auf die verschiedenen Abnehmer verteilt – sprich: allokiert – werden.

Stellen Sie es sich wie einen Kuchen vor, der für zehn Personen reichen sollte, aber plötzlich müssen 15 Gäste davon satt werden. Jemand muss entscheiden, wie die Stücke verteilt werden, und es ist klar, dass nicht jeder so viel bekommt, wie er möchte. Diese Zuteilung knapper Güter ist das Kernproblem der Allokation.

Lieferengpässe und die daraus folgende Allokation entstehen selten über Nacht. Meist sind sie das Ergebnis einer Kette von Ereignissen. Die Gründe dafür sind vielfältig:

• Rohstoffknappheit:
  Naturkatastrophen, politische Unruhen in Förderländern oder schlicht eine unerwartet hohe Nachfrage können dazu führen, dass wichtige Grundstoffe wie Stahl, Kunststoffe oder Halbleiter knapp werden.
  
• Produktionsengpässe:
  Manchmal liegt das Problem direkt beim Hersteller. Ein Maschinenausfall, ein Brand im Werk oder Personalmangel können die Produktionskapazität drastisch reduzieren.
  
• Logistikprobleme:
  Ein im Suezkanal festsitzendes Schiff, fehlende LKW-Fahrer oder überlastete Häfen können den Transport von Waren massiv verzögern und so zu künstlicher Knappheit führen.
  
• Globale Krisen:
  Ereignisse wie die COVID-19-Pandemie oder geopolitische Konflikte haben gezeigt, wie schnell globale Lieferketten aus dem Takt geraten können.
  
• Unerwartete Nachfragespitzen:
  Eine plötzlich stark steigende Nachfrage, zum Beispiel nach Elektronikartikeln während eines Lockdowns, kann selbst die besten Planungen über den Haufen werfen und die Hersteller überfordern.

Ein bekanntes Beispiel ist die Halbleiterkrise, die die Automobilindustrie und Elektronikhersteller hart getroffen hat. Eine Kombination aus pandemiebedingten Produktionsausfällen und einer gleichzeitig explodierenden Nachfrage nach Home-Office-Geräten führte dazu, dass nicht genügend Chips für alle da waren.

Wenn ein wichtiges Bauteil fehlt, steht schnell die gesamte Fertigung still. Die Konsequenzen einer Allokation sind für Unternehmen oft verheerend und kostspielig:

• Produktionsstillstand:
  Ohne Material kann nicht produziert werden.
  Das führt zu Umsatzeinbußen und unzufriedenen Kunden, die auf ihre Bestellungen warten.
  
  
• Steigende Kosten:
  Knappe Güter werden teurer.
  Einkäufer müssen oft höhere Preise akzeptieren, um überhaupt noch Ware zu bekommen.
  
  
• Verlust von Kundenvertrauen:
  Wer nicht liefern kann, verliert das Vertrauen seiner Kunden.
  Diese suchen sich im schlimmsten Fall zuverlässigere Anbieter.
  
  
• Hoher Stress für Mitarbeiter:
  Insbesondere die Einkaufsabteilungen stehen unter enormem Druck.
  Sie verbringen ihre Zeit nicht mehr mit strategischer Planung, sondern mit der täglichen Jagd nach fehlenden Teilen.

Die gute Nachricht ist: Unternehmen sind der Allokation nicht hilflos ausgeliefert. Mit den richtigen Strategien können Einkäufer die Risiken minimieren und selbst in Krisenzeiten handlungsfähig bleiben. Man unterscheidet hier zwischen proaktiven (vorbeugenden) und reaktiven (im Notfall) Maßnahmen.

1. Lieferantenbasis diversifizieren (Multi-Sourcing):
   Setzen Sie niemals alles auf eine Karte.
   Wer von nur einem Lieferanten abhängig ist, hat ein Problem, wenn dieser ausfällt.
   Bauen Sie ein Netzwerk aus mehreren Zulieferern für kritische Materialien auf, idealerweise in unterschiedlichen Regionen, um geopolitische Risiken zu streuen.
   
2. Starke Lieferantenbeziehungen aufbauen:
   Eine gute, langfristige Partnerschaft ist in Krisenzeiten Gold wert.
   Lieferanten, mit denen man fair und transparent zusammenarbeitet, sind eher bereit, in einer Allokationsphase zu unterstützen.
   Regelmäßige Kommunikation hilft, frühzeitig von potenziellen Engpässen zu erfahren.
   
3. Risikomanagement etablieren:
   Analysieren Sie Ihre Lieferkette: Welche Teile sind besonders kritisch?
   Wo gibt es nur einen Lieferanten (Single Sourcing)?
   Entwickeln Sie für diese Risiken Notfallpläne.
   Ein gutes Risikomanagement hilft, potenzielle Gefahren frühzeitig zu erkennen.
   
4. Sicherheitsbestände aufbauen:
   Für besonders wichtige Materialien kann ein Pufferlager sinnvoll sein.
   Dies verursacht zwar Kosten, kann aber im Notfall einen Produktionsstillstand verhindern und wertvolle Zeit verschaffen.
   
5. Marktbeobachtung und Datenanalyse:
   Nutzen Sie moderne Software, um Bedarfe genauer vorherzusagen und den globalen Markt im Auge zu behalten.
   Wer Trends frühzeitig erkennt, kann seine Bestellungen anpassen, bevor der große Ansturm beginnt.

1. Transparente Kommunikation:
   Sprechen Sie offen mit Ihrem Lieferanten.
   Fragen Sie nach dem Grund für die Allokation und wie die Verteilungskriterien aussehen.
   Informieren Sie gleichzeitig Ihre eigene Produktion und den Vertrieb über mögliche Verzögerungen.
   
2. Flexibilität in der Produktion:
   Prüfen Sie gemeinsam mit der Technik, ob es alternative Materialien oder Bauteile gibt, die verwendet werden könnten. Manchmal kann eine kleine technische Anpassung ein großes Problem lösen.
   
3. Prioritäten setzen:
   Welche Aufträge sind am wichtigsten?
   Konzentrieren Sie die knappen Ressourcen auf die Produkte, die für Ihr Unternehmen strategisch am bedeutsamsten sind oder bei denen die höchsten Vertragsstrafen drohen.
   
4. Kreative Beschaffungswege suchen:
   Schauen Sie über den Tellerrand hinaus.
   Manchmal finden sich alternative Lieferanten auf sogenannten Spotmärkten oder bei spezialisierten Händlern – oft aber zu höheren Preisen.

Allokation wird für Einkäufer immer eine Herausforderung bleiben.
In einer globalisierten Welt werden unvorhersehbare Ereignisse auch in Zukunft zu Lieferengpässen führen.
Unternehmen, die jedoch proaktiv handeln, ihre Lieferketten resilient aufstellen und auf starke Partnerschaften setzen, können den „Albtraum“ managen.
Statt nur im Krisenmodus zu reagieren, gestalten sie ihre Beschaffung aktiv und sichern so ihre Produktion und Wettbewerbsfähigkeit.
Der Schlüssel liegt darin, Allokation nicht als unabwendbares Schicksal zu betrachten, sondern als ein managebares Risiko.

Ihre Meinung ist gefragt:
Welche Erfahrungen haben Sie mit Lieferengpässen gemacht?
Welche Strategie hat sich in Ihrem Unternehmen als besonders wirksam erwiesen?
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Mein Name ist Claus Angerhofer - ich bin Experte für Technologie, Einkauf und B2B Preisverhandlungen