Zahlungsmoral: Der unterschätzte Erfolgsfaktor für Ihren Einkauf

Stellen Sie sich vor, Sie leihen einem Freund Geld. Sagen wir, 50 Euro für ein neues Videospiel. Ihr Freund verspricht Ihnen, das Geld nächste Woche zurückzuzahlen. Die Woche vergeht – und nichts passiert. Erst nach dreimaligem Nachfragen und vier Wochen Verspätung haben Sie Ihr Geld wieder.

Würden Sie diesem Freund noch einmal Geld leihen? Oder ihm helfen, wenn er mal wieder in der Klemme steckt?

Wahrscheinlich eher nicht. 🤝

Genau das Gleiche passiert täglich in der Wirtschaft. Wenn Unternehmen bei ihren Lieferanten Waren bestellen, bezahlen sie diese oft erst sehr spät. Dieses Verhalten nennt man Zahlungsmoral.

Eine schlechte Zahlungsmoral bedeutet, dass Rechnungen absichtlich oder unabsichtlich verschleppt werden.

Eine gute Zahlungsmoral bedeutet: Wer schnell und zuverlässig zahlt, hält sein Versprechen.

Lange Zeit dachte man, die Zahlungsmoral sei nur ein Thema für die Buchhaltung. Doch das ist ein großer Irrtum!

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, warum eine pünktliche Bezahlung die absolute Geheimwaffe für Ihren Einkauf ist und wie Sie damit bessere Preise, stärkere Partner und stabilere Lieferketten aufbauen.

Im geschäftlichen Alltag (B2B – Business-to-Business) wird selten sofort an der Kasse bezahlt. Wenn eine Fabrik zum Beispiel Stahl kauft, liefert der Stahllieferant zuerst die Ware. Er legt eine Rechnung dazu. Auf dieser Rechnung steht ein Zahlungsziel – zum Beispiel "zahlbar innerhalb von 30 Tagen".

• Gute Zahlungsmoral: Das einkaufende Unternehmen überweist das Geld pünktlich vor Ablauf der 30 Tage.
• Schlechte Zahlungsmoral: Das Unternehmen lässt sich 45, 60 oder noch mehr Tage Zeit – manchmal sogar ohne Vorwarnung.

Für den Lieferanten ist das ein riesiges Problem. Er hat schließlich bereits Geld für Rohstoffe, Maschinen und seine Mitarbeiter ausgegeben. Wenn er nun wochenlang auf sein Geld warten muss, fehlt ihm dieses Geld, um selbst seine Rechnungen zu bezahlen. Er rutscht in einen finanziellen Engpass.

In vielen Unternehmen arbeitet der Einkauf in einer eigenen Blase. Das Ziel des Einkaufs ist es traditionell, möglichst billig einzukaufen und extrem lange Zahlungsziele auszuhandeln. Der Gedanke dahinter: "Je später wir bezahlen, desto länger bleibt das Geld auf unserem Konto und bringt dort Zinsen."

Das klingt im ersten Moment schlau, ist aber oft sehr kurzsichtig gedacht. Denn diese Strategie zerstört das Vertrauen.

Der Lieferant merkt sich genau, wer ihn fair behandelt und wer ihn als "kostenlose Bank" missbraucht. Wenn der Einkauf nur auf den Preis schaut und die Zahlungsmoral vernachlässigt, zahlt das Unternehmen am Ende oft einen viel höheren, unsichtbaren Preis.

Wer pünktlich zahlt, baut sich einen echten Wettbewerbsvorteil auf.

Hier sind die drei wichtigsten Gründe, warum eine hohe Zahlungsmoral das beste Werkzeug für Ihren Einkauf ist.

Das wohl bekannteste und einfachste Sparwerkzeug ist das sogenannte Skonto. Das ist ein Rabatt, den ein Lieferant gewährt, wenn die Rechnung besonders schnell bezahlt wird.

Ein einfaches Beispiel: Auf einer Rechnung über 10.000 Euro steht: "Zahlbar innerhalb von 30 Tagen netto, oder innerhalb von 10 Tagen mit 2 % Skonto." - * Wer die Rechnung innerhalb von 10 Tagen bezahlt, darf 200 Euro abziehen und überweist nur 9.800 Euro.

Für den Einkauf ist das leicht verdientes Geld. Auf das ganze Jahr hochgerechnet, können durch konsequentes Nutzen von Skonto enorme Summen gespart werden – oft weitaus mehr, als man durch harte Preisverhandlungen herausholen könnte.

Stellen Sie sich vor, es herrscht Rohstoffmangel – wie wir es in den letzten Jahren oft bei Computerchips oder Holz erlebt haben. Ein Lieferant hat nur noch Material für einen einzigen Kunden übrig, aber zwei Kunden wollen es haben.

Wen wird der Lieferant zuerst bedienen?

• Kunde A, der immer um jeden Cent feilscht und Rechnungen erst nach der zweiten Mahnung zahlt?
• Kunde B, bei dem das Geld immer am fünften Tag verlässlich auf dem Konto ist?

Die Antwort ist klar: Kunde B bekommt die Ware. In Krisenzeiten sichert eine gute Zahlungsmoral das Überleben Ihres eigenen Unternehmens, weil Ihre Lieferketten stabil bleiben. Sie werden zum "Lieblingskunden".

Wenn Sie für Ihre Zuverlässigkeit bekannt sind, haben Sie bei Verhandlungen ein starkes Argument in der Hand. Sie können dem Lieferanten Sicherheit bieten. Lieferanten hassen Risiko. Ein Partner, der sicher zahlt, ist Gold wert. Im Gegenzug für diese Sicherheit sind Lieferanten viel eher bereit, Ihnen bei Mindestabnahmemengen entgegenzukommen, exklusive Produkte anzubieten oder Sie bei Neuentwicklungen bevorzugt einzubinden.

Dass eine schlechte Zahlungsmoral kein Kavaliersdelikt ist, zeigen auch weltweite Wirtschaftsdaten.

Lieferanten leiden massiv unter verzögerten Zahlungen, was die Relevanz von verlässlichen Einkäufern untermauert.

Laut dem renommierten Atradius Zahlungsbarometer (Atradius, 2023) gaben rund 51 % der befragten Unternehmen in Westeuropa an, dass verspätete Zahlungen ihrer B2B-Kunden erhebliche negative Auswirkungen auf ihre eigene Liquidität (also die Verfügbarkeit von Bargeld) haben.

Viele dieser Unternehmen müssen dadurch selbst Kredite aufnehmen oder Investitionen verschieben.

Diese Zahl macht deutlich:

Wer als Einkäufer zu den verlässlichen Partnern gehört, die pünktlich zahlen, hebt sich von der Masse ab und schützt aktiv die Existenz seiner eigenen Lieferanten.

Wie schafft es ein Einkauf nun konkret, die Zahlungsmoral als strategisches Werkzeug einzusetzen? Hier sind vier praktische Tipps:

Oft liegt eine schlechte Zahlungsmoral gar nicht an böser Absicht, sondern an Zettelwirtschaft. Rechnungen liegen tagelang auf Schreibtischen herum, weil jemand im Urlaub ist oder die Freigabe vergisst. Führen Sie digitale Freigabeprozesse ein. Eine Rechnung sollte automatisch gescannt, geprüft und freigegeben werden. Nur so können Sie Skonto-Fristen überhaupt einhalten.

Einkauf und Finanzbuchhaltung müssen miteinander reden. Der Einkauf verhandelt die Verträge, aber die Buchhaltung zahlt das Geld aus. Wenn der Einkauf 3 % Skonto verhandelt, die Buchhaltung aber standardmäßig erst nach 30 Tagen überweist, verpufft der Vorteil. Beide Abteilungen müssen an einem Strang ziehen.

Wenn es doch einmal zu einer Verzögerung kommt (weil beispielsweise eine Lieferung fehlerhaft war), sprechen Sie sofort mit dem Lieferanten. Sagen Sie ihm Bescheid, warum die Zahlung ein paar Tage länger dauert. Das schafft Vertrauen und verhindert, dass der Lieferant sauer wird oder direkt Mahngebühren erhebt.

Dynamic Discounting ist eine moderne Methode, bei der Sie dem Lieferanten anbieten: "Je schneller wir zahlen, desto mehr Rabatt bekommen wir." Wenn Sie also am ersten Tag zahlen, gibt es vielleicht 3 % Rabatt, am zehnten Tag noch 2 % und am zwanzigsten Tag noch 1 %. Das ist eine Win-Win-Situation für beide Seiten: Der Lieferant bekommt sofort sein Geld und Sie sparen bares Geld.

Eine gute Zahlungsmoral ist weit mehr als nur ein netter Zug der Buchhaltung.

Sie ist ein hochgradig strategisches Werkzeug für den modernen Einkauf.

Wer seine Lieferanten pünktlich und fair bezahlt, sichert sich nicht nur sofortige Rabatte (Skonto), sondern baut auch eine tiefe Vertrauensbasis auf. In einer globalisierten Welt, in der Lieferketten immer anfälliger für Krisen werden, ist dieses Vertrauen unbezahlbar. Pünktliche Zahler erhalten ihre Ware auch dann noch, wenn andere leer ausgehen.

Kurz gesagt: Wer gut zahlt, kauft besser ein. Es ist an der Zeit, Zahlungsmoral nicht als Kostenfaktor, sondern als Renditebringer und Erfolgsgarant zu sehen. 🚀

Weiterführende Links

• BME e.V.: Tipps für ein besseres Lieferantenmanagement
• Creditreform: Studien und Analysen zum Zahlungsverhalten in Deutschland
• PwC: Supplier Collaboration and Procurement Strategies for the Future

Jetzt noch einen Fachbeitrag lesen der Ihnen hilft in Zukunft nicht mehr in eine Falle zu treten:

Wenn ein Einkäufer oder ein Team sehr viel Zeit, Energie und Herzblut in die Entwicklung einer neuen Lieferantenbeziehung oder eines internen Beschaffungsprojekts gesteckt hat, entsteht eine emotionale Bindung. 
Diese Bindung macht betriebsblind. Man übersieht Fehler, ignoriert günstigere Angebote oder hält an veralteten Verträgen fest. Eine KI hat keine Gefühle, keinen Stolz und keine Zeit in ein Projekt investiert.
Sie ist die perfekte Instanz, um den Ikea-Effekt zu neutralisieren.

Mein Name ist Claus Angerhofer - seit 30 Jahren im Dienste der Industrie als Experte für Technologie und Einkauf